تربط Job Duck بين المتخصصين والوظائف عن بُعد بدوام كامل لدعم الشركات التي تتخذ من الولايات المتحدة مقرًا لها. وتشمل فرصها المساعدة القانونية والتسويق والدعم التنفيذي وإدارة القضايا، لخدمة العملاء والفرق في مجالات الاستشارات والتسويق والعمل القانوني. وتركّز الشركة على مساعدة المتخصصين العاملين عن بُعد على بناء مسيرات مهنية مستدامة من المنزل من خلال الدعم المستمر وموارد التطور المهني.
منسق استقبال في مكتب محاماة (عن بُعد من البرازيل)
دور عن بُعد لاستقبال العملاء القانونيين ودعم مكاتب المحاماة الأمريكية في ضم العملاء، والجدولة، والتواصل، وإدارة المستندات، والمدفوعات، والاتفاقيات، وإدارة القضايا.
الوصف
- متابعة العملاء المحتملين باستمرار وتسجيل جميع الاتصالات والخطوات التالية
- رفع مستندات العملاء وتنظيمها وإدارتها في الأنظمة المحددة
- إرسال رسائل ترحيبية وشرح المستندات التي يجب على العملاء تقديمها
- تنسيق استقبال العملاء المحتملين وإرشادهم خلال إجراءات الانضمام
- جدولة الاستشارات والمواعيد والاجتماعات وتواريخ المحاكم بدقة
- مراقبة رسائل البريد الصوتي وضمان متابعة كل رسالة في الوقت المناسب
- إجراء مكالمات صادرة والإجابة عن أسئلة العملاء بتعاطف ومهنية
- التواصل مع العملاء المحتملين والحاليين عبر الهاتف والبريد الإلكتروني
- إدارة تقويم المحامي وتحديد تعارضات الجدولة المحتملة
- استخدام نظام المحكمة الخاص بالمكتب لدعم الجدولة وتنسيق مواعيد المحاكم
- إدارة مكالمات العملاء ورسائل البريد الصوتي عبر RingCentral
- الحفاظ على دقة وتحديث سجلات العملاء والاستشارات والملفات
- الحفاظ على بيانات العملاء والعملاء المحتملين في MyCase
- معالجة مدفوعات الاستشارات والحفاظ على دقة سجلات الدفع
- مراقبة اتفاقيات الأتعاب غير الموقعة والمتابعة للحصول على النسخ المكتملة
- إعداد اتفاقيات الأتعاب وإرسالها للتوقيع
- تقديم دعم إداري موثوق يحافظ على تنظيم خدمة العملاء واستجابتها لدى الفريق القانوني
- حماية المعلومات السرية الخاصة بالعملاء والمكتب
- إنجاز الأعمال الإدارية باستخدام Microsoft Word وExcel وAdobe وغيرها من الأدوات المعتمدة
- المساعدة في تنفيذ إجراءات التشغيل القياسية والحفاظ عليها
المتطلبات
- خبرة من ثلاث إلى خمس سنوات كمساعد أو أخصائي استقبال أو موظف استقبال قانوني أو في وظيفة مماثلة لدعم مكاتب المحاماة
- خبرة سابقة في استقبال العملاء وضمهم وتنسيق التقويمات وجمع المستندات وإجراءات المتابعة
- إجادة قوية للغة الإنجليزية تحدثًا وكتابةً
- مهارات ممتازة في خدمة العملاء والتواصل المهني
- تُعد الخبرة في العمل وفق إجراءات التشغيل القياسية ميزة مهمة
- تُعد الخبرة في استخدام MyCase ميزة مهمة
- إتقان Microsoft Office، بما في ذلك Word وExcel
- الإلمام ببرنامج Adobe لمراجعة المستندات وإدارتها
- خبرة في RingCentral أو منصة هاتف أعمال مماثلة
- القدرة على تعلم نظام المحكمة الخاص بالمكتب واستخدامه
- التوفر للعمل من الساعة 9:00 صباحًا حتى 6:00 مساءً بالتوقيت المركزي
المزايا
- العمل عن بُعد من البرازيل
- ثقافة عمل حاصلة على تقدير من خلال شهادة Great Place to Work