运营管理员－远程（美国）
在 YA Group 这家国际法证咨询与工程机构远程工作，支持项目管理、开票准备、运营系统及工程团队。
描述
- 负责从项目接收和设置到维护及结项支持的项目管理工作
- 核实项目设置请求，协助进行利益冲突检查，并执行客户、开票、费率、预算、参考资料及文档要求
- 在 NetSuite 及其他公司系统中创建和维护项目、客户、联系人、开票及相关记录
- 在 Egnyte 中建立标准化项目文件夹，并协助工程师解决文件管理问题
- 审核、批准、驳回和监控工时记录及费用报销提交，并跟进缺失信息
- 开展开票准备检查，处理可能延误开票、报告或项目进展的行政问题
- 维护跟踪表、定期控制流程、项目记录及支持性文档，研究历史数据并纠正差异
- 通过电子邮件、Microsoft Teams、电话及屏幕共享，作为工程师的主要行政和运营联系人
- 为 NetSuite、Concur、Egnyte、Microsoft 应用程序、XactAnalysis、Claims Connect 及相关工作流程提供一线支持，并在需要时升级技术问题
- 接收并转交来自客户、保险公司、律师及其他外部联系人的项目接收问题
- 与工程、开票、财务、人力资源、技术支持及其他团队合作，解决运营和项目问题
- 审核项目详情、系统记录及文档的准确性、完整性和合规性
- 独立处理日常事务，并将异常、不确定、高风险、有争议或涉及政策的问题提交管理层
- 按要求检查报告及其他项目文档的格式
- 培训新工程师和运营管理员，内容包括工时记录、项目管理、费用报销、文件管理、系统及公司流程
- 分享有效做法，开展同事交叉培训，检查工作质量并提供持续指导
- 维护和改进模板、OneNote 资源、培训材料、知识库及流程文档
- 协助推行新流程、系统、工作流、客户项目、费率变更及其他运营计划
- 发现提升效率、质量和一致性的机会
- 在灾害响应期间提供行政协助，并在业务需要时加班
- 完成分配的其他职责和特别项目
任职要求
- 必须具备高中毕业证书或同等学历；大专或更高学历优先
- 至少三年行政支持、前台接待、设施协调、项目管理、开票支持、理赔管理或相关领域经验
- 强烈优先考虑具有工程咨询、保险、理赔管理、法律支持或专业服务经验者
- 优先熟悉被保险人、保险公司、独立理算师、保险理赔、证言取证和证词等保险及法律服务术语
- 熟练使用 Microsoft Office 和 Adobe Acrobat
- 具备 NetSuite、Concur、Egnyte、XactAnalysis、Claims Connect、Monday.com、OneNote 或 Power BI 使用经验者优先
- 具备出色的组织和时间管理能力，能够在快节奏环境中确定多个请求的优先级、应对突发任务并按时完成工作
- 极其注重细节，始终关注数据准确性、质量控制和流程执行
- 以客户为中心，具备优秀的书面、口头、电话及虚拟沟通能力
- 具备批判性思维、解决问题和研究能力，包括解读不完整信息及核对差异
- 具备灵活应变能力和良好判断力，能够识别不确定性或风险并适当升级处理
- 具备技术悟性，能够学习、操作和排查多个业务系统及不断变化的工作流程
- 适应能力强，并在支持组织、系统或流程变化时具备持续改进意识
福利待遇
- 以员工为中心的工作文化
- 高度重视工作与生活平衡
- 远程工作安排
- 灵活休假和带薪节假日
- 带薪家庭照护假和病假
- 育儿假
- 医疗、牙科、视力及其他保险保障
- 公司配比的 401(k) 计划
- 职业发展机会
- 具有竞争力的薪酬
