YA Group je globalno tehnično svetovalno podjetje, ki opravlja storitve za naročnike iz gradbeništva, zavarovalništva, prava in javnega sektorja ter za podjetja pri zapletenih in pomembnih zadevah. Njegovi multidisciplinarni strokovnjaki zagotavljajo storitve na področjih forenzičnega inženirstva, rekonstrukcije nesreč, biomehanike, okoljskih preiskav, gradbenega svetovanja, popisov in ocenjevanja količin, forenzičnega računovodstva, podpore pri sodnih sporih, dela izvedencev, vodenja projektov in programov, zastopanja lastnikov, testiranja in laboratorijskih storitev ter svetovanja pri zavarovalniških zahtevkih. Podjetje, ustanovljeno leta 1997, združuje odzivnost na lokalni ravni z mednarodno mrežo strokovnjakov ter ima več kot 25 let izkušenj s tehničnimi preiskavami, podporo pri sporih, analizo tveganj in izvedbo projektov.
Administrator operacij – delo na daljavo (Združene države Amerike)
Podpirajte administracijo projektov, pripravljenost na obračunavanje, operativne sisteme in inženirske ekipe na daljavo po Združenih državah Amerike v podjetju YA Group, mednarodni organizaciji za forenzično svetovanje in inženiring.
Opis
- Nadzirati administracijo projektov od prejema in vzpostavitve do vzdrževanja ter podpore pri zaključevanju
- Preverjati zahteve za vzpostavitev projektov, podpirati preverjanja konfliktov interesov ter uporabljati zahteve glede strank, obračunavanja, tarif, proračunov, referenc in dokumentacije
- Ustvarjati in vzdrževati projektne, strankine, kontaktne, obračunske in povezane zapise v sistemu NetSuite ter drugih poslovnih sistemih
- Ustvarjati standardizirane projektne mape v sistemu Egnyte in pomagati inženirjem pri reševanju vprašanj glede upravljanja datotek
- Pregledovati, odobravati, zavračati in spremljati evidence delovnega časa ter predložene stroške in pridobivati manjkajoče informacije
- Izvajati preverjanja pripravljenosti na obračunavanje ter reševati administrativne težave, ki lahko zamaknejo izdajanje računov, poročanje ali napredek projekta
- Vzdrževati sledilnike, redne kontrole, projektne zapise in podporno dokumentacijo, raziskovati pretekle podatke ter popravljati neskladja
- Delovati kot primarni administrativni in operativni stik za inženirje po e-pošti, Microsoft Teamsu, telefonu in prek skupne rabe zaslona
- Zagotavljati podporo prve ravni za NetSuite, Concur, Egnyte, Microsoftove aplikacije, XactAnalysis, Claims Connect in povezane delovne tokove ter po potrebi stopnjevati tehnične težave
- Prejemati in usmerjati vprašanja glede začetka projektov od strank, zavarovalnic, odvetnikov in drugih zunanjih stikov
- Sodelovati z inženirskimi, obračunskimi, finančnimi, kadrovskimi, tehničnimi in drugimi ekipami pri reševanju operativnih in projektnih težav
- Revidirati projektne podrobnosti, sistemske zapise in dokumentacijo glede točnosti, popolnosti in skladnosti
- Rutinske zadeve obravnavati samostojno, nenavadna, negotova, zelo tvegana, sporna ali s pravilniki povezana vprašanja pa predložiti vodstvu
- Na zahtevo pregledovati oblikovanje poročil in drugih projektnih dokumentov
- Usposabljati nove inženirje in administratorje operacij o evidentiranju delovnega časa, administraciji projektov, povračilih stroškov, upravljanju datotek, sistemih in postopkih podjetja
- Deliti učinkovite prakse, navzkrižno usposabljati sodelavce, preverjati kakovost dela in zagotavljati stalno usmerjanje
- Vzdrževati in izboljševati predloge, vire OneNote, gradiva za usposabljanje, baze znanja in procesno dokumentacijo
- Pomagati pri uvajanju novih postopkov, sistemov, delovnih tokov, programov za stranke, sprememb tarif in drugih operativnih pobud
- Prepoznavati načine za izboljšanje učinkovitosti, kakovosti in doslednosti
- Zagotavljati administrativno pomoč pri odzivu na katastrofe in delati dodatne ure, kadar to zahtevajo poslovne potrebe
- Opravljati druge naloge in posebne projekte po navodilu
Zahteve
- Zahtevana je srednješolska diploma ali enakovredna izobrazba; zaželena je višja strokovna ali visokošolska izobrazba
- Vsaj tri leta izkušenj na področju administrativne podpore, recepcije, koordinacije objektov, administracije projektov, podpore pri obračunavanju, administracije škodnih zahtevkov ali sorodnem področju
- Izkušnje na področju inženirskega svetovanja, zavarovalništva, administracije škodnih zahtevkov, pravne podpore ali strokovnih storitev so zelo zaželene
- Zaželeno je poznavanje izrazov s področja zavarovalništva in pravnih storitev, kot so zavarovanec, zavarovalnica, neodvisni cenilec, zavarovalni zahtevek, zaslišanje in pričanje
- Znanje programov Microsoft Office in Adobe Acrobat
- Izkušnje z orodji NetSuite, Concur, Egnyte, XactAnalysis, Claims Connect, Monday.com, OneNote ali Power BI so prednost
- Odlične organizacijske sposobnosti in upravljanje časa ter sposobnost določanja prednostnih nalog med konkurenčnimi zahtevami, obvladovanja prekinitev in upoštevanja rokov v hitrem okolju
- Izjemna pozornost do podrobnosti in dosleden poudarek na točnosti podatkov, nadzoru kakovosti in izvajanju procesov
- Usmerjenost k strankam ter izpopolnjene pisne, ustne, telefonske in virtualne komunikacijske veščine
- Kritično razmišljanje, reševanje problemov in sposobnost raziskovanja, vključno z razumevanjem nepopolnih informacij ter usklajevanjem neskladij
- Iznajdljivost in dobra presoja ter sposobnost prepoznavanja negotovosti ali tveganja in ustreznega stopnjevanja
- Tehnična usposobljenost ter sposobnost učenja, uporabe in odpravljanja težav v več poslovnih sistemih in spreminjajočih se delovnih tokovih
- Prilagodljivost in naravnanost k nenehnemu izboljševanju pri podpori organizacijskim, sistemskim ali procesnim spremembam
Ugodnosti
- Kultura delovnega okolja, osredotočena na zaposlene
- Močan poudarek na ravnotežju med poklicnim in zasebnim življenjem
- Delo na daljavo
- Prilagodljiv dopust in plačani prazniki
- Plačan dopust za nego družinskih članov in bolniški dopust
- Starševski dopust
- Zdravstveno, zobozdravstveno, okulistično in dodatno zavarovanje
- Načrt 401(k) s prispevkom podjetja
- Priložnosti za poklicni razvoj
- Konkurenčno plačilo