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YA Group
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501 – 1.000 Funcionários
ConstruçãoConsultoriaSeguros
A YA Group é uma empresa global de consultoria técnica que atende clientes dos setores de construção, seguros, jurídico, governo e corporativo em questões complexas e de alto risco. Seus especialistas multidisciplinares oferecem serviços que abrangem engenharia forense, reconstrução de acidentes, biomecânica, investigações ambientais, consultoria em construção, levantamento e medição de quantidades, contabilidade forense, suporte a litígios, atuação como perito técnico, gestão de projetos e programas, representação do proprietário, serviços de testes e laboratório e consultoria em sinistros de seguros. Fundada em 1997, a empresa combina capacidade de resposta local com uma rede internacional de especialistas e reúne mais de 25 anos de experiência em investigações técnicas, suporte a disputas, análise de riscos e execução de projetos.
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Vagas da empresa

Administrador de Operações - Remoto (Estados Unidos)

Preste suporte à administração de projetos, à preparação para faturamento, aos sistemas operacionais e às equipes de engenharia remotamente nos Estados Unidos na YA Group, uma organização internacional de consultoria forense e engenharia.

USEstados UnidosRemotoTempo integralPlenoSêniorIdioma Obrigatório: inglêsOperações

Descrição

  • Supervisionar a administração de projetos desde o recebimento e a configuração até a manutenção e o suporte ao encerramento
  • Verificar solicitações de configuração de projetos, apoiar verificações de conflitos e aplicar requisitos de clientes, faturamento, tarifas, orçamento, referências e documentação
  • Criar e manter registros de projetos, clientes, contatos, faturamento e outros relacionados no NetSuite e em outros sistemas da empresa
  • Criar pastas de projetos padronizadas no Egnyte e ajudar engenheiros a resolver dúvidas sobre gerenciamento de arquivos
  • Revisar, aprovar, rejeitar e monitorar registros de horas e solicitações de despesas, acompanhando informações ausentes
  • Realizar verificações de preparação para faturamento e resolver problemas administrativos que possam atrasar o faturamento, os relatórios ou o andamento dos projetos
  • Manter controles, acompanhamentos, registros de projetos e documentação de apoio, pesquisando dados históricos e corrigindo discrepâncias
  • Atuar como principal contato administrativo e operacional dos engenheiros por e-mail, Microsoft Teams, telefone e compartilhamento de tela
  • Prestar suporte de primeiro nível para NetSuite, Concur, Egnyte, aplicativos da Microsoft, XactAnalysis, Claims Connect e fluxos de trabalho relacionados, escalando problemas técnicos quando necessário
  • Receber e direcionar dúvidas sobre a entrada de projetos de clientes, seguradoras, advogados e outros contatos externos
  • Trabalhar em parceria com Engenharia, Faturamento, Finanças, Recursos Humanos, Suporte Técnico e outras equipes para resolver problemas operacionais e de projetos
  • Auditar detalhes de projetos, registros de sistemas e documentação quanto à precisão, integridade e conformidade
  • Tratar questões rotineiras de forma independente e encaminhar à gestão questões incomuns, incertas, de alto risco, contestadas ou relacionadas a políticas
  • Revisar a formatação de relatórios e outros documentos de projetos quando solicitado
  • Treinar novos engenheiros e Administradores de Operações em registro de horas, administração de projetos, reembolso de despesas, gerenciamento de arquivos, sistemas e procedimentos da empresa
  • Compartilhar práticas eficazes, treinar colegas em diferentes funções, verificar a qualidade do trabalho e fornecer orientação contínua
  • Manter e aprimorar modelos, recursos do OneNote, materiais de treinamento, bases de conhecimento e documentação de processos
  • Ajudar a implementar novos procedimentos, sistemas, fluxos de trabalho, programas para clientes, alterações de tarifas e outras iniciativas operacionais
  • Identificar maneiras de melhorar a eficiência, a qualidade e a consistência
  • Prestar assistência administrativa durante respostas a catástrofes e trabalhar horas adicionais quando as necessidades do negócio exigirem
  • Executar outras tarefas e projetos especiais conforme atribuído

Requisitos

  • É necessário diploma de ensino médio ou equivalente; prefere-se diploma de associado ou superior
  • Pelo menos três anos de experiência em suporte administrativo, recepção, coordenação de instalações, administração de projetos, suporte de faturamento, administração de sinistros ou área relacionada
  • Experiência em consultoria de engenharia, seguros, administração de sinistros, suporte jurídico ou serviços profissionais é fortemente preferida
  • É preferível familiaridade com termos de seguros e serviços jurídicos, como segurado, seguradora, regulador independente, sinistro de seguro, depoimento e testemunho
  • Proficiência em Microsoft Office e Adobe Acrobat
  • Experiência com NetSuite, Concur, Egnyte, XactAnalysis, Claims Connect, Monday.com, OneNote ou Power BI é benéfica
  • Forte organização e gestão do tempo, com capacidade de priorizar solicitações concorrentes, lidar com interrupções e cumprir prazos em um ambiente dinâmico
  • Atenção excepcional aos detalhes e foco consistente na precisão dos dados, no controle de qualidade e na execução de processos
  • Abordagem focada no cliente, com excelentes habilidades de comunicação escrita, verbal, telefônica e virtual
  • Capacidade de pensamento crítico, resolução de problemas e pesquisa, incluindo interpretar informações incompletas e reconciliar discrepâncias
  • Proatividade e bom julgamento, com capacidade de identificar incertezas ou riscos e fazer o devido escalonamento
  • Aptidão técnica e capacidade de aprender, navegar e solucionar problemas em vários sistemas empresariais e fluxos de trabalho em mudança
  • Adaptabilidade e mentalidade de melhoria contínua ao apoiar mudanças organizacionais, de sistemas ou de processos

Benefícios

  • Cultura de trabalho centrada nos funcionários
  • Forte ênfase no equilíbrio entre vida profissional e pessoal
  • Modalidade de trabalho remoto
  • Férias flexíveis e feriados remunerados
  • Licença remunerada para cuidados familiares e por doença
  • Licença parental
  • Cobertura médica, odontológica, oftalmológica e adicional
  • Plano 401(k) com contribuição da empresa
  • Oportunidades de desenvolvimento de carreira
  • Remuneração competitiva

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