YA Group är ett globalt tekniskt konsultföretag som hjälper bygg-, försäkrings-, juridik-, myndighets- och företagskunder med komplexa ärenden där mycket står på spel. Företagets tvärvetenskapliga experter erbjuder tjänster inom bland annat kriminalteknisk ingenjörskonst, olycksrekonstruktion, biomekanik, miljöutredningar, byggkonsulttjänster, mängdberäkning, kriminalteknisk redovisning, stöd i rättsprocesser, sakkunnigutlåtanden, projekt- och programledning, ägarrepresentation, testning och laboratorietjänster samt konsulttjänster inom försäkringsskador. Företaget grundades 1997 och kombinerar lokal närvaro med ett internationellt expertnätverk. Med mer än 25 års erfarenhet arbetar YA Group med tekniska utredningar, tviststöd, riskanalys samt projektgenomförande.
Administratör inom verksamheten – distansarbete (USA)
Stöd projektadministration, faktureringsberedskap, operativa system och ingenjörsteam på distans i hela USA hos YA Group, en internationell organisation inom rättsmedicinsk konsultverksamhet och ingenjörstjänster.
Beskrivning
- Ansvara för projektadministration från mottagande och uppstart till löpande underhåll och stöd vid avslut
- Verifiera begäranden om projektuppsättning, stödja jävs- och intressekonfliktskontroller samt tillämpa krav på kund, fakturering, arvoden, budget, referenser och dokumentation
- Skapa och underhålla projekt-, kund-, kontakt-, fakturerings- och relaterade poster i NetSuite och andra företagssystem
- Skapa standardiserade projektmappar i Egnyte och hjälpa ingenjörer att lösa frågor om filhantering
- Granska, godkänna, avvisa och följa upp tidrapporter och utläggsredovisningar samt efterfråga saknad information
- Genomföra kontroller av faktureringsberedskap och hantera administrativa frågor som kan försena fakturering, rapportering eller projektets framdrift
- Underhålla uppföljningsverktyg, återkommande kontroller, projektregister och stöddokumentation samt undersöka historiska data och korrigera avvikelser
- Vara den huvudsakliga administrativa och operativa kontaktpersonen för ingenjörer via e-post, Microsoft Teams, telefon och skärmdelning
- Ge förstahandsstöd för NetSuite, Concur, Egnyte, Microsoft-applikationer, XactAnalysis, Claims Connect och relaterade arbetsflöden samt eskalera tekniska problem vid behov
- Ta emot och vidarebefordra frågor om projektintag från kunder, försäkringsbolag, advokater och andra externa kontakter
- Samarbeta med Engineering, Billing, Finance, Human Resources, Technical Support och andra team för att lösa operativa frågor och projektfrågor
- Granska projektdetaljer, systemposter och dokumentation med avseende på riktighet, fullständighet och efterlevnad
- Hantera rutinärenden självständigt och hänvisa ovanliga, osäkra, högriskrelaterade, omtvistade eller policyrelaterade frågor till ledningen
- Granska formateringen av rapporter och andra projektdokument på begäran
- Utbilda nya ingenjörer och administratörer inom verksamheten i tidrapportering, projektadministration, ersättning för utlägg, filhantering, system och företagets rutiner
- Dela effektiva arbetssätt, korsutbilda kollegor, kontrollera arbetskvaliteten och ge löpande vägledning
- Underhålla och förbättra mallar, OneNote-resurser, utbildningsmaterial, kunskapsbaser och processdokumentation
- Bidra till införandet av nya rutiner, system, arbetsflöden, kundprogram, arvodesändringar och andra operativa initiativ
- Identifiera sätt att förbättra effektivitet, kvalitet och enhetlighet
- Ge administrativt stöd under katastrofinsatser och arbeta extra timmar när verksamhetens behov kräver det
- Utföra andra arbetsuppgifter och särskilda projekt efter anvisning
Krav
- Gymnasieexamen eller motsvarande krävs; eftergymnasial examen eller högre är meriterande
- Minst tre års erfarenhet av administrativt stöd, reception, samordning av lokaler, projektadministration, faktureringsstöd, skadeadministration eller ett närliggande område
- Erfarenhet från ingenjörskonsultverksamhet, försäkring, skadeadministration, juridiskt stöd eller professionella tjänster är starkt meriterande
- Kännedom om termer inom försäkring och juridiska tjänster, såsom försäkrad, försäkringsbolag, oberoende skadereglerare, försäkringsskada, deposition och vittnesmål, är meriterande
- Goda kunskaper i Microsoft Office och Adobe Acrobat
- Erfarenhet av NetSuite, Concur, Egnyte, XactAnalysis, Claims Connect, Monday.com, OneNote eller Power BI är meriterande
- Mycket god organisations- och tidsplaneringsförmåga, med förmåga att prioritera konkurrerande önskemål, hantera avbrott och hålla tidsfrister i en snabb arbetsmiljö
- Exceptionell noggrannhet och ett konsekvent fokus på datakvalitet, kvalitetskontroll och genomförande av processer
- Kundorienterat förhållningssätt med välutvecklad skriftlig, muntlig, telefonbaserad och virtuell kommunikationsförmåga
- Kritiskt tänkande, problemlösnings- och undersökningsförmåga, inklusive att tolka ofullständig information och stämma av avvikelser
- Initiativförmåga och gott omdöme, med förmåga att identifiera osäkerhet eller risk och eskalera på lämpligt sätt
- Teknisk fallenhet och förmåga att lära sig, navigera i och felsöka flera verksamhetssystem och föränderliga arbetsflöden
- Anpassningsförmåga och ett kontinuerligt förbättringsorienterat arbetssätt vid stöd av organisatoriska förändringar samt system- och processförändringar
Förmåner
- Medarbetarfokuserad arbetsplatskultur
- Starkt fokus på balans mellan arbete och fritid
- Distansarbete
- Flexibel semester och betalda helgdagar
- Betald ledighet för vård av familjemedlem samt sjukledighet
- Föräldraledighet
- Sjukförsäkring, tandvårdsförsäkring, synvårdsförsäkring och ytterligare försäkringsskydd
- 401(k)-plan med arbetsgivarens matchning
- Möjligheter till karriärutveckling
- Konkurrenskraftig ersättning