YA Group — международная компания, оказывающая услуги технического консалтинга строительным, страховым, юридическим, государственным и корпоративным клиентам в сложных и ответственных делах. Ее междисциплинарные специалисты предоставляют услуги в области судебной инженерии, реконструкции事故ов, биомеханики, экологических расследований, строительного консалтинга, определения объемов и стоимости работ, судебно-бухгалтерской экспертизы, сопровождения судебных разбирательств, подготовки экспертных заключений и выступлений экспертов в суде, управления проектами и программами, представления интересов владельцев, испытаний и лабораторных исследований, а также консультирования по страховым требованиям. Основанная в 1997 году, компания сочетает оперативность на местном уровне с международной сетью экспертов и обладает более чем 25-летним опытом проведения технических расследований, поддержки разрешения споров, анализа рисков и реализации проектов.
Администратор операционной деятельности — удалённая работа (США)
Поддержка администрирования проектов, готовности к выставлению счетов, операционных систем и инженерных команд в удалённом формате по всей территории США в YA Group — международной организации, предоставляющей услуги судебной экспертизы и инженерного консалтинга.
Описание
- Координировать администрирование проектов от приёма и запуска до сопровождения текущей работы и закрытия
- Проверять запросы на запуск проектов, участвовать в проверке конфликтов интересов и обеспечивать соблюдение требований к клиентам, выставлению счетов, ставкам, бюджетам, справочным данным и документации
- Создавать и поддерживать записи о проектах, клиентах, контактах, выставлении счетов и связанные данные в NetSuite и других корпоративных системах
- Создавать стандартизированные папки проектов в Egnyte и помогать инженерам решать вопросы управления файлами
- Проверять, утверждать, отклонять и контролировать записи рабочего времени и заявки на расходы, запрашивая недостающую информацию
- Проводить проверки готовности к выставлению счетов и устранять административные проблемы, которые могут задерживать выставление счетов, подготовку отчётности или продвижение проектов
- Вести трекеры, регулярные контрольные процедуры, записи о проектах и сопроводительную документацию, изучать исторические данные и исправлять расхождения
- Быть основным административным и операционным контактным лицом для инженеров по электронной почте, в Microsoft Teams, по телефону и через демонстрацию экрана
- Оказывать поддержку первой линии по NetSuite, Concur, Egnyte, приложениям Microsoft, XactAnalysis, Claims Connect и связанным рабочим процессам, при необходимости передавая технические проблемы на следующий уровень
- Принимать и направлять вопросы о запуске проектов от клиентов, страховых компаний, адвокатов и других внешних контактов
- Взаимодействовать с инженерным отделом, отделами выставления счетов, финансов, кадров, технической поддержки и другими командами для решения операционных вопросов и проблем проектов
- Проверять сведения о проектах, системные записи и документацию на точность, полноту и соответствие требованиям
- Самостоятельно решать стандартные вопросы и передавать руководству необычные, неоднозначные, высокорисковые, спорные вопросы и вопросы, связанные с политиками
- По запросу проверять форматирование отчётов и других проектных документов
- Обучать новых инженеров и администраторов операционной деятельности учёту рабочего времени, администрированию проектов, возмещению расходов, управлению файлами, работе с системами и корпоративным процедурам
- Распространять эффективные практики, проводить перекрёстное обучение коллег, проверять качество работы и оказывать постоянную поддержку
- Поддерживать и улучшать шаблоны, ресурсы OneNote, учебные материалы, базы знаний и документацию процессов
- Помогать внедрять новые процедуры, системы, рабочие процессы, клиентские программы, изменения ставок и другие операционные инициативы
- Выявлять способы повышения эффективности, качества и единообразия работы
- Оказывать административную помощь во время реагирования на катастрофы и работать дополнительные часы при необходимости в связи с потребностями бизнеса
- Выполнять другие обязанности и специальные проекты по поручению
Требования
- Требуется диплом о среднем образовании или эквивалент; предпочтительно наличие степени младшего специалиста или более высокой степени
- Не менее трёх лет опыта в административной поддержке, работе на ресепшене, координации эксплуатации объектов, администрировании проектов, поддержке выставления счетов, администрировании страховых требований или смежной сфере
- Опыт работы в инженерном консалтинге, страховании, администрировании страховых требований, юридической поддержке или профессиональных услугах является большим преимуществом
- Желательно знакомство с терминами страховой и юридической сферы, такими как застрахованное лицо, страховая компания, независимый оценщик, страховой случай, допрос под протокол и показания
- Уверенное владение Microsoft Office и Adobe Acrobat
- Опыт работы с NetSuite, Concur, Egnyte, XactAnalysis, Claims Connect, Monday.com, OneNote или Power BI будет преимуществом
- Отличные навыки организации и управления временем, способность расставлять приоритеты между конкурирующими запросами, работать в условиях частых отвлечений и соблюдать сроки в динамичной среде
- Исключительное внимание к деталям и постоянная ориентация на точность данных, контроль качества и соблюдение процессов
- Клиентоориентированный подход, грамотные письменные, устные, телефонные и виртуальные коммуникативные навыки
- Критическое мышление, навыки решения проблем и исследования, включая интерпретацию неполной информации и устранение расхождений
- Находчивость и взвешенное суждение, способность выявлять неопределённость или риск и своевременно передавать вопрос на следующий уровень
- Техническая грамотность и способность осваивать, использовать и устранять неполадки в нескольких бизнес-системах и изменяющихся рабочих процессах
- Адаптивность и стремление к постоянному совершенствованию при поддержке организационных, системных или процессных изменений
Преимущества
- Ориентированная на сотрудников корпоративная культура
- Особое внимание к балансу между работой и личной жизнью
- Удалённый формат работы
- Гибкий отпуск и оплачиваемые праздничные дни
- Оплачиваемый отпуск по уходу за членами семьи и больничный
- Отпуск по уходу за ребёнком
- Медицинское, стоматологическое, офтальмологическое и дополнительное страхование
- План 401(k) с взносами работодателя
- Возможности профессионального развития
- Конкурентоспособная компенсация