營運管理員－遠端（美國）
在 YA Group 這家國際法證諮詢與工程機構遠端工作，支援專案管理、開票準備、營運系統及工程團隊。
說明
- 負責從專案接收和設定到維護及結案支援的專案管理工作
- 核實專案設定請求，協助進行利益衝突檢查，並執行客戶、開票、費率、預算、參考資料及文件要求
- 在 NetSuite 及其他公司系統中建立和維護專案、客戶、聯絡人、開票及相關記錄
- 在 Egnyte 中建立標準化專案資料夾，並協助工程師解決檔案管理問題
- 審核、核准、駁回和監控工時記錄及費用報銷提交，並跟進缺失資訊
- 進行開票準備檢查，處理可能延誤開票、報告或專案進度的行政問題
- 維護追蹤表、定期控制流程、專案記錄及支援文件，研究歷史資料並更正差異
- 透過電子郵件、Microsoft Teams、電話及螢幕共享，作為工程師的主要行政和營運聯絡人
- 為 NetSuite、Concur、Egnyte、Microsoft 應用程式、XactAnalysis、Claims Connect 及相關工作流程提供第一線支援，並在需要時升級技術問題
- 接收並轉交來自客戶、保險公司、律師及其他外部聯絡人的專案接收問題
- 與工程、開票、財務、人力資源、技術支援及其他團隊合作，解決營運和專案問題
- 審核專案詳情、系統記錄及文件的準確性、完整性和合規性
- 獨立處理日常事務，並將異常、不確定、高風險、有爭議或涉及政策的問題提交管理層
- 按要求檢查報告及其他專案文件的格式
- 培訓新工程師和營運管理員，內容包括工時記錄、專案管理、費用報銷、檔案管理、系統及公司流程
- 分享有效做法，進行同事交叉培訓，檢查工作品質並提供持續指導
- 維護和改進範本、OneNote 資源、培訓材料、知識庫及流程文件
- 協助推行新流程、系統、工作流程、客戶計畫、費率變更及其他營運計畫
- 找出提升效率、品質和一致性的機會
- 在災害應變期間提供行政協助，並在業務需要時加班
- 完成分配的其他職責和特別專案
職位要求
- 必須具備高中畢業證書或同等學歷；副學士或更高學歷優先
- 至少三年行政支援、前台接待、設施協調、專案管理、開票支援、理賠管理或相關領域經驗
- 強烈優先考慮具備工程諮詢、保險、理賠管理、法律支援或專業服務經驗者
- 優先熟悉被保險人、保險公司、獨立理算師、保險理賠、證言取證和證詞等保險及法律服務術語
- 熟練使用 Microsoft Office 和 Adobe Acrobat
- 具備 NetSuite、Concur、Egnyte、XactAnalysis、Claims Connect、Monday.com、OneNote 或 Power BI 使用經驗者優先
- 具備出色的組織和時間管理能力，能夠在快速變化的環境中安排多項請求的優先順序、應對突發任務並按時完成工作
- 極為注重細節，始終關注資料準確性、品質控制和流程執行
- 以客戶為中心，具備優秀的書面、口頭、電話及虛擬溝通能力
- 具備批判性思考、解決問題和研究能力，包括解讀不完整資訊及核對差異
- 具備靈活應變能力和良好判斷力，能夠識別不確定性或風險並適當升級處理
- 具備技術理解能力，能夠學習、操作和排解多個業務系統及不斷變化的工作流程
- 適應能力強，並在支援組織、系統或流程變化時具備持續改進意識
福利待遇
- 以員工為中心的工作文化
- 高度重視工作與生活平衡
- 遠端工作安排
- 彈性休假和有薪假日
- 有薪家庭照護假和病假
- 育嬰假
- 醫療、牙科、視力及其他保險保障
- 公司配對的 401(k) 計畫
- 職涯發展機會
- 具競爭力的薪酬