
YA Group là công ty tư vấn kỹ thuật hoạt động trên toàn cầu, phục vụ khách hàng trong các lĩnh vực xây dựng, bảo hiểm, pháp lý, chính phủ và doanh nghiệp trong những vấn đề phức tạp, có tính chất quan trọng cao. Đội ngũ chuyên gia đa ngành của công ty cung cấp các dịch vụ bao gồm kỹ thuật pháp chứng, tái dựng tai nạn, cơ sinh học, điều tra môi trường, tư vấn xây dựng, khảo sát khối lượng, kế toán pháp chứng, hỗ trợ tố tụng, cung cấp ý kiến chuyên gia trước tòa, quản lý dự án và chương trình, đại diện chủ đầu tư, dịch vụ kiểm định và phòng thí nghiệm, cùng tư vấn bồi thường bảo hiểm. Được thành lập vào năm 1997, công ty kết hợp khả năng đáp ứng nhanh tại địa phương với mạng lưới chuyên gia quốc tế, đồng thời mang đến hơn 25 năm kinh nghiệm trong điều tra kỹ thuật, hỗ trợ giải quyết tranh chấp, phân tích rủi ro và triển khai dự án.
Quản trị viên vận hành - Làm việc từ xa (Hoa Kỳ)
Hỗ trợ quản trị dự án, chuẩn bị lập hóa đơn, hệ thống vận hành và các nhóm kỹ thuật từ xa trên khắp Hoa Kỳ tại YA Group, một tổ chức tư vấn pháp y và kỹ thuật quốc tế.
Mô tả
- Quản lý công tác quản trị dự án từ khâu tiếp nhận, thiết lập đến duy trì và hỗ trợ hoàn tất
- Xác minh yêu cầu thiết lập dự án, hỗ trợ kiểm tra xung đột lợi ích và áp dụng các yêu cầu về khách hàng, lập hóa đơn, đơn giá, ngân sách, thông tin tham chiếu và tài liệu
- Tạo và duy trì hồ sơ dự án, khách hàng, liên hệ, lập hóa đơn và các hồ sơ liên quan trong NetSuite cùng những hệ thống khác của công ty
- Xây dựng thư mục dự án theo tiêu chuẩn trong Egnyte và hỗ trợ kỹ sư giải quyết các câu hỏi về quản lý tệp
- Rà soát, phê duyệt, từ chối và theo dõi bảng chấm công, đề nghị hoàn trả chi phí; đồng thời theo dõi các thông tin còn thiếu
- Kiểm tra mức độ sẵn sàng lập hóa đơn và xử lý các vấn đề hành chính có thể làm chậm việc lập hóa đơn, báo cáo hoặc tiến độ dự án
- Duy trì bảng theo dõi, kiểm soát định kỳ, hồ sơ dự án và tài liệu hỗ trợ; nghiên cứu dữ liệu lịch sử và điều chỉnh sai lệch
- Đóng vai trò là đầu mối hành chính và vận hành chính cho các kỹ sư qua email, Microsoft Teams, điện thoại và chia sẻ màn hình
- Cung cấp hỗ trợ tuyến đầu cho NetSuite, Concur, Egnyte, các ứng dụng Microsoft, XactAnalysis, Claims Connect và các quy trình liên quan; chuyển các vấn đề kỹ thuật lên cấp phù hợp khi cần
- Tiếp nhận và chuyển các câu hỏi về tiếp nhận dự án từ khách hàng, công ty bảo hiểm, luật sư và các liên hệ bên ngoài khác
- Phối hợp với các nhóm Kỹ thuật, Lập hóa đơn, Tài chính, Nhân sự, Hỗ trợ kỹ thuật và các nhóm khác để giải quyết vấn đề vận hành và dự án
- Kiểm tra chi tiết dự án, hồ sơ hệ thống và tài liệu nhằm bảo đảm tính chính xác, đầy đủ và tuân thủ
- Tự xử lý các vấn đề thường xuyên và chuyển những vấn đề bất thường, chưa rõ, rủi ro cao, có tranh chấp hoặc liên quan đến chính sách lên cấp quản lý
- Rà soát định dạng báo cáo và các tài liệu dự án khác khi được yêu cầu
- Đào tạo kỹ sư mới và Quản trị viên vận hành về chấm công, quản trị dự án, hoàn trả chi phí, quản lý tệp, hệ thống và quy trình công ty
- Chia sẻ phương pháp hiệu quả, đào tạo chéo đồng nghiệp, kiểm tra chất lượng công việc và hướng dẫn liên tục
- Duy trì và cải thiện biểu mẫu, tài nguyên OneNote, tài liệu đào tạo, cơ sở kiến thức và tài liệu quy trình
- Hỗ trợ triển khai các quy trình, hệ thống, quy trình công việc, chương trình khách hàng, thay đổi đơn giá và các sáng kiến vận hành khác
- Xác định các cách cải thiện hiệu quả, chất lượng và tính nhất quán
- Cung cấp hỗ trợ hành chính trong hoạt động ứng phó thảm họa và làm thêm giờ khi nhu cầu kinh doanh yêu cầu
- Thực hiện các nhiệm vụ khác và dự án đặc biệt theo phân công
Yêu cầu
- Yêu cầu có bằng tốt nghiệp trung học phổ thông hoặc tương đương; ưu tiên bằng cao đẳng hoặc cao hơn
- Có ít nhất ba năm kinh nghiệm trong hỗ trợ hành chính, lễ tân, điều phối cơ sở vật chất, quản trị dự án, hỗ trợ lập hóa đơn, quản trị yêu cầu bồi thường hoặc lĩnh vực liên quan
- Ưu tiên cao kinh nghiệm trong tư vấn kỹ thuật, bảo hiểm, quản trị yêu cầu bồi thường, hỗ trợ pháp lý hoặc dịch vụ chuyên nghiệp
- Ưu tiên hiểu biết về các thuật ngữ bảo hiểm và dịch vụ pháp lý như người được bảo hiểm, công ty bảo hiểm, giám định viên độc lập, yêu cầu bồi thường bảo hiểm, buổi lấy lời khai và lời khai trước tòa
- Thành thạo Microsoft Office và Adobe Acrobat
- Có kinh nghiệm với NetSuite, Concur, Egnyte, XactAnalysis, Claims Connect, Monday.com, OneNote hoặc Power BI là một lợi thế
- Có năng lực tổ chức và quản lý thời gian tốt, biết ưu tiên các yêu cầu cạnh tranh, xử lý gián đoạn và đáp ứng thời hạn trong môi trường nhanh
- Đặc biệt chú ý đến chi tiết và nhất quán tập trung vào độ chính xác dữ liệu, kiểm soát chất lượng và thực hiện quy trình
- Định hướng khách hàng với kỹ năng giao tiếp bằng văn bản, lời nói, điện thoại và trực tuyến chuyên nghiệp
- Có tư duy phản biện, khả năng giải quyết vấn đề và nghiên cứu, bao gồm diễn giải thông tin chưa đầy đủ và đối chiếu sai lệch
- Tháo vát và có phán đoán tốt, có khả năng nhận diện sự không chắc chắn hoặc rủi ro và chuyển vấn đề lên cấp phù hợp
- Có năng lực kỹ thuật và khả năng học, điều hướng và khắc phục sự cố trên nhiều hệ thống kinh doanh cùng các quy trình công việc thay đổi
- Thích ứng tốt và có tư duy cải tiến liên tục khi hỗ trợ các thay đổi về tổ chức, hệ thống hoặc quy trình
Phúc lợi
- Văn hóa nơi làm việc lấy nhân viên làm trọng tâm
- Đề cao sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống
- Hình thức làm việc từ xa
- Nghỉ phép linh hoạt và ngày nghỉ có hưởng lương
- Nghỉ phép có hưởng lương để chăm sóc gia đình và nghỉ ốm
- Nghỉ phép dành cho cha mẹ
- Bảo hiểm y tế, nha khoa, thị lực và các quyền lợi bảo hiểm bổ sung
- Kế hoạch 401(k) với khoản đóng góp đối ứng từ công ty
- Cơ hội phát triển nghề nghiệp
- Mức đãi ngộ cạnh tranh