YA Group er en global teknisk rådgivningsvirksomhed, der betjener kunder inden for byggeri, forsikring, jura, offentlige myndigheder og erhvervsliv i komplekse sager med store konsekvenser. Virksomhedens tværfaglige eksperter leverer blandt andet ydelser inden for retsmedicinsk ingeniørarbejde, rekonstruktion af ulykker, biomekanik, miljøundersøgelser, byggerådgivning, mængdeberegning, retsmedicinsk regnskab, retssagsstøtte, sagkyndig bistand, projekt- og programledelse, bygherrerepræsentation, test- og laboratorietjenester samt rådgivning om forsikringsskader. Virksomheden blev grundlagt i 1997 og kombinerer lokal tilstedeværelse med et internationalt ekspertnetværk. Med mere end 25 års erfaring arbejder YA Group med tekniske undersøgelser, tvistbilæggelse, risikoanalyse samt projektleverancer.
Administrativ medarbejder i driften – fjernarbejde (USA)
Understøt projektadministration, faktureringsparathed, driftsrelaterede systemer og ingeniørteams på afstand i hele USA hos YA Group, en international organisation inden for retsmedicinsk rådgivning og ingeniørtjenester.
Beskrivelse
- Varetage projektadministration fra modtagelse og oprettelse til vedligeholdelse og støtte ved afslutning
- Kontrollere anmodninger om projektopsætning, understøtte kontrol af interessekonflikter og anvende krav til kunde, fakturering, satser, budget, referencer og dokumentation
- Oprette og vedligeholde projekt-, kunde-, kontakt-, fakturerings- og relaterede poster i NetSuite og andre virksomhedssystemer
- Oprette standardiserede projektmapper i Egnyte og hjælpe ingeniører med spørgsmål om filhåndtering
- Gennemgå, godkende, afvise og følge op på tidsregistreringer og udlægsindberetninger samt indhente manglende oplysninger
- Gennemføre kontroller af faktureringsparathed og håndtere administrative forhold, der kan forsinke fakturering, rapportering eller projektets fremdrift
- Vedligeholde oversigter, tilbagevendende kontroller, projektregistre og understøttende dokumentation samt undersøge historiske data og korrigere afvigelser
- Være den primære administrative og driftsmæssige kontakt for ingeniører via e-mail, Microsoft Teams, telefon og skærmdeling
- Yde førstelinjesupport til NetSuite, Concur, Egnyte, Microsoft-applikationer, XactAnalysis, Claims Connect og relaterede arbejdsgange samt eskalere tekniske problemer efter behov
- Modtage og videresende spørgsmål om projektindtag fra kunder, forsikringsselskaber, advokater og andre eksterne kontakter
- Samarbejde med Engineering, Billing, Finance, Human Resources, Technical Support og andre teams om at løse drifts- og projektrelaterede problemer
- Kontrollere projektdetaljer, systemposter og dokumentation for nøjagtighed, fuldstændighed og overholdelse
- Håndtere rutinesager selvstændigt og henvise usædvanlige, usikre, højrisiko-, omtvistede eller politikrelaterede spørgsmål til ledelsen
- Gennemgå formateringen af rapporter og andre projektdokumenter efter behov
- Oplære nye ingeniører og administrative medarbejdere i tidsregistrering, projektadministration, refusion af udlæg, filhåndtering, systemer og virksomhedens procedurer
- Dele effektive arbejdsmetoder, krydsoplære kolleger, kontrollere arbejdskvaliteten og give løbende vejledning
- Vedligeholde og forbedre skabeloner, OneNote-ressourcer, undervisningsmateriale, vidensbaser og procesdokumentation
- Hjælpe med at implementere nye procedurer, systemer, arbejdsgange, kundeprogrammer, ændringer i satser og andre driftsinitiativer
- Identificere måder at forbedre effektivitet, kvalitet og ensartethed på
- Yde administrativ bistand under katastrofeindsatser og arbejde ekstra timer, når forretningens behov kræver det
- Udføre andre opgaver og særlige projekter efter anvisning
Krav
- En gymnasial eksamen eller tilsvarende er påkrævet; en erhvervsakademiuddannelse eller højere er en fordel
- Mindst tre års erfaring med administrativ support, reception, koordinering af faciliteter, projektadministration, faktureringssupport, skadeadministration eller et beslægtet område
- Erfaring fra ingeniørrådgivning, forsikring, skadeadministration, juridisk support eller professionelle tjenester foretrækkes stærkt
- Kendskab til termer inden for forsikring og juridiske tjenester, såsom forsikrede, forsikringsselskab, uafhængig taksator, forsikringsskade, deposition og vidneudsagn, foretrækkes
- Gode kundskaber i Microsoft Office og Adobe Acrobat
- Erfaring med NetSuite, Concur, Egnyte, XactAnalysis, Claims Connect, Monday.com, OneNote eller Power BI er en fordel
- Stærke organisatoriske evner og god tidsstyring med evne til at prioritere konkurrerende anmodninger, håndtere afbrydelser og overholde deadlines i et hurtigt arbejdsmiljø
- Ekstrem sans for detaljer og et konsekvent fokus på datanøjagtighed, kvalitetskontrol og procesgennemførelse
- Kundefokuseret tilgang med stærke skriftlige, mundtlige, telefoniske og virtuelle kommunikationsevner
- Kritisk tænkning, problemløsning og researchkompetencer, herunder evnen til at fortolke ufuldstændige oplysninger og afstemme afvigelser
- Ressourcestærk og velovervejet med evne til at identificere usikkerhed eller risiko og eskalere hensigtsmæssigt
- Teknisk flair og evne til at lære, navigere i og fejlfinde flere virksomhedssystemer og skiftende arbejdsgange
- Omstillingsparathed og fokus på løbende forbedringer ved støtte til organisatoriske ændringer samt system- og procesændringer
Fordele
- Medarbejderfokuseret arbejdskultur
- Stærkt fokus på balance mellem arbejdsliv og fritid
- Fjernarbejde
- Fleksibel ferie og betalte helligdage
- Betalt familieomsorgs- og sygeorlov
- Forældreorlov
- Sundheds-, tandlæge-, syns- og yderligere forsikringsdækning
- 401(k)-ordning med arbejdsgivermatch
- Muligheder for karriereudvikling
- Konkurrencedygtig aflønning