YA Group
YA Group
501 – 1000 Empleados
ConstrucciónConsultoríaSeguros
YA Group es una empresa global de consultoría técnica que presta servicios a clientes de los sectores de la construcción, los seguros, el derecho, la administración pública y las empresas en asuntos complejos y de gran trascendencia. Sus expertos multidisciplinarios ofrecen servicios que abarcan la ingeniería forense, la reconstrucción de accidentes, la biomecánica, las investigaciones medioambientales, la consultoría de construcción, la medición y valoración de cantidades de obra, la contabilidad forense, el apoyo en litigios, la labor como peritos, la gestión de proyectos y programas, la representación del propietario, los servicios de pruebas y laboratorio, y la consultoría en reclamaciones de seguros. Fundada en 1997, la empresa combina la capacidad de respuesta local con una red internacional de expertos y aporta más de 25 años de experiencia en investigaciones técnicas, apoyo en disputas, análisis de riesgos y ejecución de proyectos.

Administrador de Operaciones - Remoto (Estados Unidos)

Apoya la administración de proyectos, la preparación de facturación, los sistemas operativos y a los equipos de ingeniería de forma remota en Estados Unidos para YA Group, una organización internacional de consultoría forense e ingeniería.

Descripción

  • Supervisar la administración de proyectos desde la recepción y configuración inicial hasta el mantenimiento y el apoyo al cierre
  • Verificar las solicitudes de configuración de proyectos, apoyar las comprobaciones de conflictos y aplicar los requisitos de clientes, facturación, tarifas, presupuestos, referencias y documentación
  • Crear y mantener registros de proyectos, clientes, contactos, facturación y otros relacionados en NetSuite y otros sistemas de la empresa
  • Crear carpetas de proyectos estandarizadas en Egnyte y ayudar a los ingenieros a resolver dudas sobre la gestión de archivos
  • Revisar, aprobar, rechazar y supervisar registros de horas y solicitudes de gastos, dando seguimiento a la información faltante
  • Realizar comprobaciones de preparación para la facturación y resolver problemas administrativos que puedan retrasar la facturación, los informes o el progreso de los proyectos
  • Mantener rastreadores, controles recurrentes, registros de proyectos y documentación de respaldo, investigando datos históricos y corrigiendo discrepancias
  • Actuar como contacto administrativo y operativo principal para los ingenieros por correo electrónico, Microsoft Teams, teléfono y uso compartido de pantalla
  • Proporcionar soporte de primer nivel para NetSuite, Concur, Egnyte, aplicaciones de Microsoft, XactAnalysis, Claims Connect y flujos de trabajo relacionados, escalando los problemas técnicos cuando sea necesario
  • Recibir y dirigir preguntas sobre la recepción de proyectos de clientes, compañías de seguros, abogados y otros contactos externos
  • Colaborar con Ingeniería, Facturación, Finanzas, Recursos Humanos, Soporte Técnico y otros equipos para resolver problemas operativos y de proyectos
  • Auditar los detalles de los proyectos, los registros del sistema y la documentación para verificar su exactitud, integridad y cumplimiento
  • Gestionar asuntos rutinarios de forma independiente y remitir a la gerencia los asuntos inusuales, inciertos, de alto riesgo, disputados o relacionados con políticas
  • Revisar el formato de informes y otros documentos de proyectos cuando se solicite
  • Capacitar a nuevos ingenieros y administradores de operaciones en registro de horas, administración de proyectos, reembolso de gastos, gestión de archivos, sistemas y procedimientos de la empresa
  • Compartir prácticas eficaces, capacitar a colegas en distintas funciones, comprobar la calidad del trabajo y brindar orientación continua
  • Mantener y mejorar plantillas, recursos de OneNote, materiales de capacitación, bases de conocimiento y documentación de procesos
  • Ayudar a implementar nuevos procedimientos, sistemas, flujos de trabajo, programas para clientes, cambios de tarifas y otras iniciativas operativas
  • Identificar formas de mejorar la eficiencia, la calidad y la coherencia
  • Proporcionar apoyo administrativo durante la respuesta a catástrofes y trabajar horas adicionales cuando las necesidades del negocio lo requieran
  • Realizar otras tareas y proyectos especiales según se asignen

Requisitos

  • Se requiere diploma de educación secundaria o equivalente; se prefiere un título de asociado o superior
  • Al menos tres años de experiencia en soporte administrativo, recepción, coordinación de instalaciones, administración de proyectos, soporte de facturación, administración de siniestros o un campo relacionado
  • Se prefiere firmemente experiencia en consultoría de ingeniería, seguros, administración de siniestros, soporte legal o servicios profesionales
  • Se prefiere familiaridad con términos de seguros y servicios legales como asegurado, compañía de seguros, ajustador independiente, siniestro de seguros, declaración y testimonio
  • Dominio de Microsoft Office y Adobe Acrobat
  • Es beneficiosa la experiencia con NetSuite, Concur, Egnyte, XactAnalysis, Claims Connect, Monday.com, OneNote o Power BI
  • Gran capacidad de organización y gestión del tiempo, con habilidad para priorizar solicitudes simultáneas, gestionar interrupciones y cumplir plazos en un entorno dinámico
  • Atención excepcional al detalle y enfoque constante en la exactitud de los datos, el control de calidad y la ejecución de procesos
  • Enfoque orientado al cliente, con sólidas habilidades de comunicación escrita, verbal, telefónica y virtual
  • Capacidad de pensamiento crítico, resolución de problemas e investigación, incluida la interpretación de información incompleta y la conciliación de discrepancias
  • Ingenio y buen criterio, con capacidad para identificar incertidumbres o riesgos y escalar adecuadamente
  • Aptitud técnica y capacidad para aprender, utilizar y solucionar problemas en múltiples sistemas empresariales y flujos de trabajo cambiantes
  • Adaptabilidad y mentalidad de mejora continua al apoyar cambios organizativos, de sistemas o de procesos

Beneficios

  • Cultura laboral centrada en los empleados
  • Fuerte énfasis en el equilibrio entre vida laboral y personal
  • Modalidad de trabajo remoto
  • Vacaciones flexibles y días festivos remunerados
  • Licencia remunerada para cuidados familiares y por enfermedad
  • Licencia parental
  • Cobertura médica, dental, oftalmológica y adicional
  • Plan 401(k) con aportación de la empresa
  • Oportunidades de desarrollo profesional
  • Compensación competitiva

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