YA Group е глобална техническа консултантска компания, която обслужва клиенти от строителния, застрахователния, правния и държавния сектор, както и корпоративни клиенти, по сложни и изключително важни казуси. Нейните мултидисциплинарни експерти предоставят услуги в областта на съдебното инженерство, реконструкцията на произшествия, биомеханиката, екологичните разследвания, строителното консултиране, количествените сметки и оценяването, съдебното счетоводство, подкрепата при съдебни спорове, експертните свидетелски услуги, управлението на проекти и програми, представителството на собственици, изпитванията и лабораторните услуги, както и консултирането по застрахователни искове. Основана през 1997 г., компанията съчетава местна отзивчивост с международна мрежа от експерти и има над 25 години опит в технически разследвания, подкрепа при спорове, анализ на риска и изпълнение на проекти.
Администратор оперативна дейност – дистанционна работа (Съединените щати)
Подпомагайте административното управление на проекти, готовността за фактуриране, оперативните системи и инженерните екипи дистанционно в Съединените щати в YA Group, международна организация за криминалистично консултиране и инженеринг.
Описание
- Ръководене на административното управление на проекти от приемането и настройването до поддръжката и подкрепата при приключване
- Проверяване на заявките за настройване на проекти, подпомагане на проверките за конфликт на интереси и прилагане на изискванията за клиенти, фактуриране, ставки, бюджети, референции и документация
- Създаване и поддържане на проектни, клиентски, контактни, фактурни и свързани записи в NetSuite и други фирмени системи
- Създаване на стандартизирани проектни папки в Egnyte и подпомагане на инженерите при решаване на въпроси, свързани с управлението на файлове
- Преглеждане, одобряване, отхвърляне и проследяване на отчетите за работно време и разходи, както и проследяване на липсваща информация
- Извършване на проверки за готовност за фактуриране и отстраняване на административни проблеми, които могат да забавят фактурирането, отчетността или напредъка на проекта
- Поддържане на регистри, периодични контроли, проектни записи и придружаваща документация, проучване на исторически данни и коригиране на несъответствия
- Изпълнение на ролята на основен административен и оперативен контакт за инженерите чрез имейл, Microsoft Teams, телефон и споделяне на екрана
- Предоставяне на поддръжка от първо ниво за NetSuite, Concur, Egnyte, приложенията на Microsoft, XactAnalysis, Claims Connect и свързаните работни процеси, като при необходимост техническите проблеми се ескалират
- Получаване и насочване на въпроси относно приемането на проекти от клиенти, застрахователи, адвокати и други външни контакти
- Партниране с екипите по инженеринг, фактуриране, финанси, човешки ресурси, техническа поддръжка и други екипи за разрешаване на оперативни и проектни проблеми
- Одитиране на проектните данни, системните записи и документацията за точност, пълнота и съответствие
- Самостоятелно обработване на рутинни въпроси и насочване към ръководството на необичайни, неясни, високорискови, спорни или свързани с политики въпроси
- Преглеждане на форматирането на отчети и други проектни документи при поискване
- Обучаване на нови инженери и администратори на оперативната дейност относно отчитането на работното време, административното управление на проекти, възстановяването на разходи, управлението на файлове, системите и фирмените процедури
- Споделяне на ефективни практики, кръстосано обучение на колеги, проверка на качеството на работата и предоставяне на постоянни насоки
- Поддържане и подобряване на шаблони, ресурси в OneNote, обучителни материали, бази знания и процесна документация
- Подпомагане на въвеждането на нови процедури, системи, работни процеси, клиентски програми, промени в ставките и други оперативни инициативи
- Идентифициране на начини за подобряване на ефективността, качеството и последователността
- Предоставяне на административна помощ при реагиране на катастрофи и работа на допълнителни часове, когато бизнес потребностите го изискват
- Изпълнение на други задължения и специални проекти по възлагане
Изисквания
- Изисква се диплома за средно образование или еквивалентна квалификация; предпочита се професионална или по-висока степен
- Най-малко три години опит в административна поддръжка, рецепция, координация на съоръжения, управление на проекти, поддръжка на фактуриране, администриране на искове или свързана област
- Опитът в инженерно консултиране, застраховане, администриране на искове, правна поддръжка или професионални услуги е силно предпочитан
- Познаването на термини от застраховането и правните услуги като застраховано лице, застраховател, независим регулатор на щети, застрахователен иск, депозиране и свидетелски показания е предимство
- Владеене на Microsoft Office и Adobe Acrobat
- Опитът с NetSuite, Concur, Egnyte, XactAnalysis, Claims Connect, Monday.com, OneNote или Power BI е предимство
- Отлични организационни умения и управление на времето, с възможност за приоритизиране на конкуриращи се заявки, справяне с прекъсвания и спазване на срокове в динамична среда
- Изключително внимание към детайлите и постоянен фокус върху точността на данните, контрола на качеството и изпълнението на процесите
- Ориентация към клиента с професионални писмени, устни, телефонни и виртуални комуникационни умения
- Критично мислене, решаване на проблеми и умения за проучване, включително тълкуване на непълна информация и съгласуване на несъответствия
- Находчивост и добра преценка, с възможност за идентифициране на несигурност или риск и подходящо ескалиране
- Техническа грамотност и способност за усвояване, навигиране и отстраняване на проблеми в множество бизнес системи и променящи се работни процеси
- Адаптивност и нагласа за непрекъснато подобрение при подкрепа на организационни, системни или процесни промени
Придобивки
- Работна култура, ориентирана към служителите
- Силен акцент върху баланса между професионалния и личния живот
- Дистанционен режим на работа
- Гъвкав отпуск и платени празници
- Платен отпуск за грижа за семейството и отпуск по болест
- Родителски отпуск
- Медицинско, стоматологично, офталмологично и допълнително покритие
- План 401(k) с фирмено съответстващо участие
- Възможности за кариерно развитие
- Конкурентно възнаграждение