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YA Group
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501 – 1.000 Mitarbeitende
BauwesenBeratungVersicherungen
YA Group ist ein global tätiges technisches Beratungsunternehmen, das Kunden aus den Bereichen Bauwesen, Versicherungen, Recht, öffentliche Verwaltung und Wirtschaft bei komplexen Angelegenheiten mit hohen Anforderungen unterstützt. Die multidisziplinären Experten bieten Leistungen in den Bereichen forensische Ingenieurwissenschaften, Unfallrekonstruktion, Biomechanik, Umweltuntersuchungen, Bauberatung, Mengenermittlung, forensische Buchführung, Unterstützung bei Rechtsstreitigkeiten, Gutachtertätigkeit, Projekt- und Programmmanagement, Bauherrenvertretung, Prüf- und Laborleistungen sowie Beratung zu Versicherungsschäden. Das 1997 gegründete Unternehmen verbindet lokale Nähe mit einem internationalen Expertennetzwerk und verfügt über mehr als 25 Jahre Erfahrung in technischen Untersuchungen, der Unterstützung bei Streitigkeiten, Risikoanalysen und der Projektumsetzung.
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Operationsadministrator – Remote (Vereinigte Staaten)

Unterstützen Sie Projektadministration, Abrechnungsbereitschaft, operative Systeme und Engineering-Teams remote in den Vereinigten Staaten bei der YA Group, einer internationalen Organisation für forensische Beratung und Ingenieurwesen.

USVereinigte StaatenRemoteVollzeitMittlere StufeSeniorErforderliche Sprache: EnglischBetrieb

Beschreibung

  • Projektadministration vom Eingang und der Einrichtung bis zur laufenden Pflege und Unterstützung beim Abschluss überwachen
  • Anfragen zur Projekteinrichtung prüfen, Konfliktprüfungen unterstützen und Anforderungen zu Kunden, Abrechnung, Sätzen, Budgets, Referenzen und Dokumentation anwenden
  • Projekt-, Kunden-, Kontakt-, Abrechnungs- und zugehörige Datensätze in NetSuite und anderen Unternehmenssystemen erstellen und pflegen
  • Standardisierte Projektordner in Egnyte erstellen und Ingenieure bei Fragen zur Dateiverwaltung unterstützen
  • Zeiterfassungen und Spesenabrechnungen prüfen, genehmigen, ablehnen und überwachen sowie fehlende Informationen nachverfolgen
  • Prüfungen der Abrechnungsbereitschaft durchführen und administrative Probleme beheben, die Rechnungsstellung, Berichterstattung oder Projektfortschritt verzögern können
  • Tracker, wiederkehrende Kontrollen, Projektdaten und unterstützende Dokumentation pflegen sowie historische Daten recherchieren und Abweichungen korrigieren
  • Als wichtigste administrative und operative Ansprechperson für Ingenieure per E-Mail, Microsoft Teams, Telefon und Bildschirmfreigabe fungieren
  • Erstlin support für NetSuite, Concur, Egnyte, Microsoft-Anwendungen, XactAnalysis, Claims Connect und zugehörige Abläufe leisten und technische Probleme bei Bedarf eskalieren
  • Fragen zur Projektaufnahme von Kunden, Versicherungsträgern, Rechtsanwälten und anderen externen Kontakten entgegennehmen und weiterleiten
  • Mit Engineering, Billing, Finance, Human Resources, Technical Support und anderen Teams zusammenarbeiten, um operative und projektbezogene Probleme zu lösen
  • Projektdetails, Systemdatensätze und Dokumentation auf Genauigkeit, Vollständigkeit und Compliance prüfen
  • Routineangelegenheiten selbstständig bearbeiten und ungewöhnliche, unklare, risikoreiche, strittige oder richtlinienbezogene Themen an das Management weiterleiten
  • Die Formatierung von Berichten und anderen Projektdokumenten bei Bedarf prüfen
  • Neue Ingenieure und Operationsadministratoren in Zeiterfassung, Projektadministration, Spesenabrechnung, Dateiverwaltung, Systemen und Unternehmensverfahren schulen
  • Bewährte Vorgehensweisen weitergeben, Kollegen bereichsübergreifend einarbeiten, Arbeitsqualität prüfen und laufende Unterstützung leisten
  • Vorlagen, OneNote-Ressourcen, Schulungsmaterialien, Wissensdatenbanken und Prozessdokumentation pflegen und verbessern
  • Bei der Einführung neuer Verfahren, Systeme, Arbeitsabläufe, Kundenprogramme, Satzänderungen und anderer operativer Initiativen unterstützen
  • Möglichkeiten zur Verbesserung von Effizienz, Qualität und Konsistenz identifizieren
  • Während der Katastrophenhilfe administrative Unterstützung leisten und bei geschäftlichem Bedarf zusätzliche Arbeitszeiten übernehmen
  • Weitere Aufgaben und Sonderprojekte nach Zuweisung erledigen

Anforderungen

  • Ein Highschool-Abschluss oder gleichwertiger Abschluss ist erforderlich; ein Associate Degree oder höher ist bevorzugt
  • Mindestens drei Jahre Erfahrung in administrativer Unterstützung, Empfang, Facility-Koordination, Projektadministration, Abrechnungsunterstützung, Schadenverwaltung oder einem verwandten Bereich
  • Erfahrung in Ingenieurberatung, Versicherungen, Schadenverwaltung, juristischer Unterstützung oder professionellen Dienstleistungen ist sehr wünschenswert
  • Kenntnisse von Begriffen aus Versicherungs- und Rechtsdienstleistungen wie Versicherte, Versicherungsträger, unabhängiger Schadensregulierer, Versicherungsfall, Vernehmung und Zeugenaussage sind wünschenswert
  • Sicherer Umgang mit Microsoft Office und Adobe Acrobat
  • Erfahrung mit NetSuite, Concur, Egnyte, XactAnalysis, Claims Connect, Monday.com, OneNote oder Power BI ist von Vorteil
  • Ausgeprägte Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten sowie die Fähigkeit, konkurrierende Anfragen zu priorisieren, Unterbrechungen zu bewältigen und in einem schnelllebigen Umfeld Fristen einzuhalten
  • Außergewöhnliche Detailgenauigkeit und konsequente Konzentration auf Datenrichtigkeit, Qualitätskontrolle und Prozessumsetzung
  • Kundenorientierte Arbeitsweise mit ausgeprägten schriftlichen, mündlichen, telefonischen und virtuellen Kommunikationsfähigkeiten
  • Kritisches Denken, Problemlösungs- und Recherchefähigkeiten, einschließlich der Interpretation unvollständiger Informationen und der Abstimmung von Abweichungen
  • Einfallsreichtum und gutes Urteilsvermögen sowie die Fähigkeit, Unsicherheiten oder Risiken zu erkennen und angemessen zu eskalieren
  • Technisches Verständnis und die Fähigkeit, mehrere Geschäftssysteme und sich ändernde Arbeitsabläufe zu erlernen, zu bedienen und bei der Fehlerbehebung zu unterstützen
  • Anpassungsfähigkeit und eine kontinuierliche Verbesserungsorientierung bei organisatorischen, systembezogenen oder prozessualen Veränderungen

Zusatzleistungen

  • Mitarbeiterorientierte Arbeitskultur
  • Starker Fokus auf die Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben
  • Remote-Arbeitsmodell
  • Flexible Urlaubstage und bezahlte Feiertage
  • Bezahlte Freistellung zur Betreuung von Angehörigen sowie Krankheitsurlaub
  • Elternzeit
  • Kranken-, Zahn-, Augen- und zusätzlicher Versicherungsschutz
  • 401(k)-Plan mit Arbeitgeberzuschuss
  • Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung
  • Wettbewerbsfähige Vergütung

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