YA Group globalna je tehnička konzultantska tvrtka koja pruža usluge klijentima iz građevinskog, osiguravateljskog, pravnog i državnog sektora te korporativnim klijentima u složenim i važnim predmetima. Njezini multidisciplinarni stručnjaci pružaju usluge iz područja forenzičkog inženjerstva, rekonstrukcije nesreća, biomehanike, istraživanja utjecaja na okoliš, savjetovanja u građevinarstvu, obračuna i procjene troškova, forenzičkog računovodstva, podrške u sudskim sporovima, rada vještaka, upravljanja projektima i programima, zastupanja vlasnika, ispitivanja i laboratorijskih usluga te savjetovanja o odštetnim zahtjevima iz osiguranja. Tvrtka je osnovana 1997. godine, a spaja lokalnu dostupnost s međunarodnom mrežom stručnjaka. S više od 25 godina iskustva bavi se tehničkim istragama, podrškom u sporovima, analizom rizika i provedbom projekata.
Administrator operacija – rad na daljinu (Sjedinjene Američke Države)
Pružajte podršku administraciji projekata, spremnosti za naplatu, operativnim sustavima i inženjerskim timovima na daljinu diljem Sjedinjenih Američkih Država u tvrtki YA Group, međunarodnoj organizaciji za forenzično savjetovanje i inženjerstvo.
Opis
- Nadzirati administraciju projekata od zaprimanja i postavljanja do održavanja i podrške pri zatvaranju
- Provjeravati zahtjeve za postavljanje projekata, podržavati provjere sukoba interesa te primjenjivati zahtjeve za klijente, naplatu, stope, proračune, reference i dokumentaciju
- Izrađivati i održavati projektne, klijentske, kontaktne, naplatne i povezane zapise u sustavu NetSuite i drugim poslovnim sustavima
- Izrađivati standardizirane projektne mape u sustavu Egnyte i pomagati inženjerima u rješavanju pitanja upravljanja datotekama
- Pregledavati, odobravati, odbijati i pratiti evidencije radnog vremena i troškova te pratiti nedostajuće informacije
- Provjeravati spremnost za naplatu i rješavati administrativne probleme koji mogu odgoditi fakturiranje, izvještavanje ili napredak projekta
- Održavati evidencije, redovite kontrole, projektne zapise i prateću dokumentaciju, istraživati povijesne podatke i ispravljati odstupanja
- Biti glavni administrativni i operativni kontakt za inženjere putem e-pošte, Microsoft Teamsa, telefona i dijeljenja zaslona
- Pružati prvostupanjsku podršku za NetSuite, Concur, Egnyte, Microsoftove aplikacije, XactAnalysis, Claims Connect i povezane tijekove rada te prema potrebi eskalirati tehničke probleme
- Primati i usmjeravati upite o zaprimanja projekata od klijenata, osiguravatelja, odvjetnika i drugih vanjskih kontakata
- Surađivati s inženjerskim, naplatnim, financijskim, kadrovskim, tehničkim i drugim timovima radi rješavanja operativnih i projektnih problema
- Provjeravati točnost, potpunost i usklađenost projektnih podataka, zapisa u sustavu i dokumentacije
- Samostalno rješavati rutinske poslove, a neuobičajena, nejasna, visokorizična, sporna ili pitanja povezana s pravilima upućivati upravi
- Na zahtjev pregledavati oblikovanje izvještaja i drugih projektnih dokumenata
- Obučavati nove inženjere i administratore operacija o evidenciji radnog vremena, administraciji projekata, naknadi troškova, upravljanju datotekama, sustavima i postupcima tvrtke
- Dijeliti učinkovite prakse, unakrsno osposobljavati kolege, provjeravati kvalitetu rada i pružati kontinuirano usmjeravanje
- Održavati i poboljšavati predloške, OneNote resurse, materijale za obuku, baze znanja i procesnu dokumentaciju
- Pomagati pri uvođenju novih postupaka, sustava, tijekova rada, klijentskih programa, promjena stopa i drugih operativnih inicijativa
- Prepoznavati načine za poboljšanje učinkovitosti, kvalitete i dosljednosti
- Pružati administrativnu pomoć tijekom odgovora na katastrofe i raditi dodatne sate kada to zahtijevaju poslovne potrebe
- Obavljati druge dužnosti i posebne projekte prema nalogu
Zahtjevi
- Potrebna je srednjoškolska diploma ili istovjetna kvalifikacija; prednost ima viša stručna sprema ili viša razina obrazovanja
- Najmanje tri godine iskustva u administrativnoj podršci, na recepciji, koordinaciji objekata, administraciji projekata, podršci naplati, administraciji odštetnih zahtjeva ili srodnom području
- Iskustvo u inženjerskom savjetovanju, osiguranju, administraciji odštetnih zahtjeva, pravnoj podršci ili stručnim uslugama velika je prednost
- Poželjno je poznavanje izraza iz osiguranja i pravnih usluga kao što su osiguranik, osiguravatelj, neovisni procjenitelj, odštetni zahtjev, iskaz i svjedočenje
- Napredno poznavanje Microsoft Officea i Adobe Acrobata
- Iskustvo s alatima NetSuite, Concur, Egnyte, XactAnalysis, Claims Connect, Monday.com, OneNote ili Power BI prednost je
- Odlična organizacija i upravljanje vremenom, uz sposobnost određivanja prioriteta među konkurentskim zahtjevima, rada uz prekide i poštivanja rokova u brzom okruženju
- Izražena pažnja prema detaljima i dosljedna usmjerenost na točnost podataka, kontrolu kvalitete i provedbu procesa
- Usmjerenost na korisnike uz profesionalne pisane, usmene, telefonske i virtualne komunikacijske vještine
- Kritičko razmišljanje, rješavanje problema i sposobnost istraživanja, uključujući tumačenje nepotpunih informacija i usklađivanje odstupanja
- Snalažljivost i dobro prosuđivanje, uz sposobnost prepoznavanja neizvjesnosti ili rizika i odgovarajuće eskalacije
- Tehnička sklonost i sposobnost učenja, korištenja i otklanjanja poteškoća u više poslovnih sustava i promjenjivim tijekovima rada
- Prilagodljivost i usmjerenost na kontinuirano poboljšanje pri podršci organizacijskim, sustavnim ili procesnim promjenama
Pogodnosti
- Kultura radnog mjesta usmjerena na zaposlenike
- Snažan naglasak na ravnoteži između poslovnog i privatnog života
- Rad na daljinu
- Fleksibilan godišnji odmor i plaćeni praznici
- Plaćeni dopust za skrb o obitelji i bolovanje
- Roditeljski dopust
- Zdravstveno, stomatološko, oftalmološko i dodatno osiguranje
- Plan 401(k) s doprinosom tvrtke
- Mogućnosti razvoja karijere
- Konkurentna naknada