LogoFresh Jobs Ahead
YA Group
YA Group
501 – 1.000 Karyawan
AsuransiKonstruksiKonsultasi
YA Group adalah perusahaan konsultan teknis global yang melayani klien di bidang konstruksi, asuransi, hukum, pemerintahan, dan korporasi dalam berbagai perkara yang kompleks dan berisiko tinggi. Para ahlinya dari berbagai disiplin ilmu menyediakan layanan yang mencakup rekayasa forensik, rekonstruksi kecelakaan, biomekanika, investigasi lingkungan, konsultasi konstruksi, quantity surveying, akuntansi forensik, dukungan litigasi, jasa saksi ahli, manajemen proyek dan program, perwakilan pemilik, layanan pengujian dan laboratorium, serta konsultasi klaim asuransi. Didirikan pada tahun 1997, perusahaan ini memadukan responsivitas lokal dengan jaringan ahli internasional dan memiliki pengalaman lebih dari 25 tahun dalam investigasi teknis, dukungan sengketa, analisis risiko, dan pelaksanaan proyek.
LinkedIn
Lowongan Perusahaan

Administrator Operasional - Jarak Jauh (Amerika Serikat)

Mendukung administrasi proyek, kesiapan penagihan, sistem operasional, dan tim teknik dari jarak jauh di seluruh Amerika Serikat di YA Group, organisasi konsultasi forensik dan teknik internasional.

USAmerika SerikatJarak jauhPenuh waktuMenengahSeniorBahasa Wajib: InggrisOperasional

Deskripsi

  • Mengawasi administrasi proyek sejak penerimaan dan penyiapan hingga pemeliharaan serta dukungan penutupan
  • Memverifikasi permintaan penyiapan proyek, mendukung pemeriksaan konflik kepentingan, serta menerapkan persyaratan klien, penagihan, tarif, anggaran, referensi, dan dokumentasi
  • Membuat dan memelihara catatan proyek, klien, kontak, penagihan, dan catatan terkait di NetSuite serta sistem perusahaan lainnya
  • Membuat folder proyek standar di Egnyte dan membantu teknisi menyelesaikan pertanyaan terkait pengelolaan berkas
  • Meninjau, menyetujui, menolak, dan memantau entri waktu serta pengajuan biaya, sambil menindaklanjuti informasi yang belum lengkap
  • Melakukan pemeriksaan kesiapan penagihan dan menangani masalah administratif yang dapat menunda faktur, pelaporan, atau kemajuan proyek
  • Memelihara pelacak, kontrol berkala, catatan proyek, dan dokumentasi pendukung sambil meneliti data historis serta memperbaiki ketidaksesuaian
  • Bertindak sebagai kontak administratif dan operasional utama bagi teknisi melalui email, Microsoft Teams, telepon, dan berbagi layar
  • Memberikan dukungan lini pertama untuk NetSuite, Concur, Egnyte, aplikasi Microsoft, XactAnalysis, Claims Connect, dan alur kerja terkait, serta meneruskan masalah teknis bila diperlukan
  • Menerima dan mengarahkan pertanyaan terkait penerimaan proyek dari klien, perusahaan asuransi, pengacara, dan kontak eksternal lainnya
  • Bermitra dengan tim Teknik, Penagihan, Keuangan, Sumber Daya Manusia, Dukungan Teknis, dan tim lainnya untuk menyelesaikan masalah operasional dan proyek
  • Mengaudit detail proyek, catatan sistem, dan dokumentasi untuk memastikan keakuratan, kelengkapan, dan kepatuhan
  • Menangani hal-hal rutin secara mandiri dan merujuk masalah yang tidak biasa, tidak pasti, berisiko tinggi, disengketakan, atau terkait kebijakan kepada manajemen
  • Meninjau format laporan dan dokumen proyek lainnya jika diminta
  • Melatih teknisi baru dan Administrator Operasional mengenai pencatatan waktu, administrasi proyek, penggantian biaya, pengelolaan berkas, sistem, dan prosedur perusahaan
  • Membagikan praktik yang efektif, melatih silang rekan kerja, memeriksa kualitas pekerjaan, dan memberikan panduan berkelanjutan
  • Memelihara dan meningkatkan templat, sumber daya OneNote, materi pelatihan, basis pengetahuan, dan dokumentasi proses
  • Membantu menerapkan prosedur, sistem, alur kerja, program klien, perubahan tarif, dan inisiatif operasional lainnya
  • Mengidentifikasi cara untuk meningkatkan efisiensi, kualitas, dan konsistensi
  • Memberikan bantuan administratif selama tanggap bencana dan bekerja lembur ketika tuntutan bisnis mengharuskannya
  • Menyelesaikan tugas lain dan proyek khusus sesuai penugasan

Persyaratan

  • Ijazah sekolah menengah atas atau setara wajib dimiliki; gelar diploma dua tahun atau lebih tinggi lebih disukai
  • Sedikitnya tiga tahun pengalaman dalam dukungan administratif, resepsionis, koordinasi fasilitas, administrasi proyek, dukungan penagihan, administrasi klaim, atau bidang terkait
  • Pengalaman dalam konsultasi teknik, asuransi, administrasi klaim, dukungan hukum, atau layanan profesional sangat disukai
  • Pemahaman terhadap istilah asuransi dan layanan hukum seperti tertanggung, perusahaan asuransi, penilai independen, klaim asuransi, deposisi, dan kesaksian lebih disukai
  • Mahir menggunakan Microsoft Office dan Adobe Acrobat
  • Pengalaman menggunakan NetSuite, Concur, Egnyte, XactAnalysis, Claims Connect, Monday.com, OneNote, atau Power BI menjadi nilai tambah
  • Organisasi dan manajemen waktu yang kuat, dengan kemampuan memprioritaskan permintaan yang bersaing, menangani gangguan, dan memenuhi tenggat dalam lingkungan yang bergerak cepat
  • Perhatian luar biasa terhadap detail dan fokus konsisten pada keakuratan data, pengendalian kualitas, dan pelaksanaan proses
  • Berorientasi pada pelanggan dengan keterampilan komunikasi tertulis, lisan, telepon, dan virtual yang baik
  • Kemampuan berpikir kritis, memecahkan masalah, dan melakukan penelitian, termasuk menafsirkan informasi yang tidak lengkap serta merekonsiliasi ketidaksesuaian
  • Cakap mencari solusi dan memiliki penilaian yang baik, dengan kemampuan mengenali ketidakpastian atau risiko serta melakukan eskalasi secara tepat
  • Memiliki kecakapan teknis dan kemampuan mempelajari, menavigasi, serta memecahkan masalah pada berbagai sistem bisnis dan alur kerja yang berubah
  • Adaptif dan memiliki pola pikir perbaikan berkelanjutan saat mendukung perubahan organisasi, sistem, atau proses

Tunjangan

  • Budaya tempat kerja yang berfokus pada karyawan
  • Penekanan kuat pada keseimbangan kehidupan kerja
  • Pengaturan kerja jarak jauh
  • Cuti liburan fleksibel dan hari libur berbayar
  • Cuti untuk merawat keluarga dan cuti sakit berbayar
  • Cuti orang tua
  • Perlindungan medis, gigi, penglihatan, dan perlindungan tambahan
  • Program 401(k) dengan kontribusi perusahaan
  • Peluang pengembangan karier
  • Kompensasi kompetitif

Lowongan Terkait