YA Group è una società globale di consulenza tecnica che assiste clienti nei settori delle costruzioni, delle assicurazioni, legale, pubblico e aziendale in questioni complesse e di grande rilevanza. I suoi esperti multidisciplinari offrono servizi che comprendono ingegneria forense, ricostruzione degli incidenti, biomeccanica, indagini ambientali, consulenza nel settore delle costruzioni, computo e misurazione delle quantità, contabilità forense, supporto nelle controversie, attività di consulenza tecnica e peritale, gestione di progetti e programmi, rappresentanza della proprietà, servizi di collaudo e laboratorio e consulenza sui sinistri assicurativi. Fondata nel 1997, l’azienda combina la capacità di risposta locale con una rete internazionale di esperti e vanta oltre 25 anni di esperienza nelle indagini tecniche, nel supporto alle controversie, nell’analisi dei rischi e nella realizzazione di progetti.
Amministratore delle operazioni - Da remoto (Stati Uniti)
Supporta l’amministrazione dei progetti, la preparazione della fatturazione, i sistemi operativi e i team di ingegneria da remoto negli Stati Uniti presso YA Group, un’organizzazione internazionale di consulenza forense e ingegneria.
Descrizione
- Supervisionare l’amministrazione dei progetti dalla ricezione e configurazione fino alla manutenzione e al supporto alla chiusura
- Verificare le richieste di configurazione dei progetti, supportare i controlli sui conflitti e applicare i requisiti relativi a clienti, fatturazione, tariffe, budget, riferimenti e documentazione
- Creare e mantenere i record di progetti, clienti, contatti, fatturazione e altri record correlati in NetSuite e negli altri sistemi aziendali
- Creare cartelle di progetto standardizzate in Egnyte e aiutare gli ingegneri a risolvere le domande sulla gestione dei file
- Esaminare, approvare, rifiutare e monitorare le registrazioni delle ore e le richieste di rimborso spese, dando seguito alle informazioni mancanti
- Eseguire controlli di preparazione alla fatturazione e risolvere problemi amministrativi che potrebbero ritardare la fatturazione, la reportistica o l’avanzamento dei progetti
- Mantenere tracker, controlli ricorrenti, record dei progetti e documentazione di supporto, ricercando dati storici e correggendo le discrepanze
- Agire come principale contatto amministrativo e operativo per gli ingegneri tramite e-mail, Microsoft Teams, telefono e condivisione dello schermo
- Fornire assistenza di primo livello per NetSuite, Concur, Egnyte, applicazioni Microsoft, XactAnalysis, Claims Connect e flussi di lavoro correlati, inoltrando i problemi tecnici quando necessario
- Ricevere e indirizzare le domande relative all’avvio dei progetti provenienti da clienti, compagnie assicurative, avvocati e altri contatti esterni
- Collaborare con Ingegneria, Fatturazione, Finanza, Risorse umane, Supporto tecnico e altri team per risolvere problemi operativi e di progetto
- Verificare i dettagli dei progetti, i record di sistema e la documentazione per accuratezza, completezza e conformità
- Gestire autonomamente le questioni ordinarie e sottoporre alla direzione le questioni insolite, incerte, ad alto rischio, contestate o relative a policy
- Esaminare la formattazione di report e altri documenti di progetto quando richiesto
- Formare i nuovi ingegneri e gli amministratori delle operazioni su registrazione delle ore, amministrazione dei progetti, rimborso spese, gestione dei file, sistemi e procedure aziendali
- Condividere pratiche efficaci, formare i colleghi su più funzioni, verificare la qualità del lavoro e fornire indicazioni continue
- Mantenere e migliorare modelli, risorse OneNote, materiali formativi, basi di conoscenza e documentazione dei processi
- Contribuire all’introduzione di nuove procedure, sistemi, flussi di lavoro, programmi per clienti, modifiche tariffarie e altre iniziative operative
- Individuare modi per migliorare efficienza, qualità e coerenza
- Fornire assistenza amministrativa durante le operazioni di risposta alle catastrofi e lavorare ore aggiuntive quando le esigenze aziendali lo richiedono
- Svolgere altre mansioni e progetti speciali assegnati
Requisiti
- È richiesto un diploma di scuola superiore o equivalente; è preferita una laurea breve o superiore
- Almeno tre anni di esperienza in supporto amministrativo, reception, coordinamento delle strutture, amministrazione di progetti, supporto alla fatturazione, amministrazione dei sinistri o ambito correlato
- È fortemente preferita un’esperienza nella consulenza ingegneristica, nelle assicurazioni, nell’amministrazione dei sinistri, nel supporto legale o nei servizi professionali
- È preferita la familiarità con termini assicurativi e legali come assicurato, compagnia assicurativa, perito indipendente, sinistro assicurativo, deposizione e testimonianza
- Padronanza di Microsoft Office e Adobe Acrobat
- È utile l’esperienza con NetSuite, Concur, Egnyte, XactAnalysis, Claims Connect, Monday.com, OneNote o Power BI
- Ottime capacità organizzative e di gestione del tempo, con capacità di stabilire le priorità tra richieste concorrenti, gestire interruzioni e rispettare le scadenze in un ambiente dinamico
- Eccezionale attenzione ai dettagli e costante attenzione all’accuratezza dei dati, al controllo qualità e all’esecuzione dei processi
- Approccio orientato al cliente, con eccellenti capacità di comunicazione scritta, verbale, telefonica e virtuale
- Capacità di pensiero critico, risoluzione dei problemi e ricerca, inclusa l’interpretazione di informazioni incomplete e la riconciliazione delle discrepanze
- Intraprendenza e buon giudizio, con capacità di individuare incertezze o rischi e segnalarli in modo appropriato
- Attitudine tecnica e capacità di apprendere, utilizzare e risolvere problemi in diversi sistemi aziendali e flussi di lavoro in evoluzione
- Adattabilità e mentalità orientata al miglioramento continuo nel supportare cambiamenti organizzativi, di sistema o di processo
Benefit
- Cultura aziendale incentrata sui dipendenti
- Forte attenzione all’equilibrio tra vita professionale e privata
- Modalità di lavoro da remoto
- Ferie flessibili e festività retribuite
- Congedo retribuito per assistenza familiare e malattia
- Congedo parentale
- Copertura medica, dentistica, oculistica e aggiuntiva
- Piano 401(k) con contributo aziendale
- Opportunità di sviluppo professionale
- Retribuzione competitiva