财务与行政经理
负责 Progressive Cleaning 佛罗里达各设施商业保洁业务的财务、人力资源、IT、薪资及一线运营。 作为领导团队成员，推动相关职能落实并取得成果。
描述
- 作为领导团队成员负责财务、人力资源和 IT，并对工作成果负责。
- 设定季度优先事项，参与季度和年度规划，并定期主持所负责领域的每周检查会议。
- 监测财务、人力资源和 IT 的关键绩效指标。
- 每天在 Swept 中审核并更正员工工时卡。
- 在薪资截止日期前准备工时卡报告供审核。
- 负责招聘与录用，从发布职位、安排候选人面试，到发放录用通知、办理入职及新员工文件。
- 维护员工档案和合规记录，并跟踪文件到期时间。
- 管理薪酬与福利事务，包括薪资调整、福利计划登记及供应商协调。
- 及时更新员工排班和工作地点分配。
- 将临时请假通知和人员配置更新转达给主管。
- 在 Swept 中及时更新清洁检查清单、工作说明、安全流程和场地信息。
- 跟踪物资申请、维护物资清单，并与一线团队沟通解决相关问题。
- 订购物资和材料，跟进配送、核对订单并处理供应商差异问题。
- 使用 QuickBooks Online 处理日常簿记工作，包括录入账单、协助开具发票、对账和月末结账任务。
- 及时更新 QuickBooks Online 中的产品和服务清单。
- 编制每周财务摘要和月度报告。
- 利用历史数据并跟踪差异，支持年度预算及损益审查。
- 与外部注册会计师协调申报要求和截止日期。
- 管理业务软件，包括各平台的用户访问权限、许可证和配置。
- 与供应商和支持团队合作解决平台问题，并提出修复或升级建议。
- 处理来电、日常内部沟通、活动后勤，以及与外部组织的协调工作。
- 使用 AI 工具起草内容、开展研究并支持行政工作。
任职要求
- 具备 5 至 7 年运营、行政或业务支持工作经验。
- 有通过主管工作或独立负责预算、职能或流程并达成成果的记录。
- 具备为分布式或现场工作人员管理工时卡和排班的实际经验。
- 具备簿记和财务报告经验，包括应付及应收账款、月结和预算与实际数据跟踪。
- 优先考虑有 QuickBooks Online 使用经验者。
- 有在财务控制和审批流程下工作的经验。
- 能够在没有日常监督的情况下独立远程工作。
- 有业务软件管理经验，包括用户访问权限、权限设置和供应商协调。
- 能够评估并推荐新工具。
- 书面沟通清晰，并能胜任流程文档编写。
- 注重细节。
- 有商业保洁、设施管理或其他现场服务行业经验者优先。
- 有 Swept、QuickBooks Online 或 HubSpot 使用经验者优先。
- 有社交媒体内容创作和社群管理经验者优先。
- 能够熟练使用 Claude 等 AI 工具。
福利待遇
- 远程工作。
- 季度规划会议及部分会议须亲自前往佛罗里达州罗克莱奇参加。
- 全职，每周工作 40 小时，周一至周五。
