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Progressive Cleaning
Progressive Cleaning
11 – 50 Mitarbeitende
GesundheitswesenLogistikReinigungsdienste
Progressive Cleaning bietet gewerbliche Reinigungsdienstleistungen für Büros, medizinische Einrichtungen, Schulen, Industrie- und Fertigungsstätten sowie Fitnessstudios. Das Unternehmen stimmt die Reinigungsprogramme auf die jeweiligen Einrichtungen ab und setzt systematische, umweltschonende Methoden und Technologien ein, um saubere und gesunde Räume zu schaffen. Die Dienstleistungen sollen Kunden dabei unterstützen, ein produktives Umfeld zu erhalten und Fehlzeiten zu verringern, wobei Servicequalität und partnerschaftliche Zusammenarbeit im Mittelpunkt stehen.
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Stellen im Unternehmen

Manager für Finanzen und Verwaltung

Leite Finanzen, Personal, IT, Lohnabrechnung und den Außendienst für Progressive Cleanings gewerbliche Gebäudereinigung an Standorten in Florida. Übernimm Verantwortung für Ergebnisse und unterstütze die Teams vor Ort.

USVereinigte StaatenFLFlorida
30 $ – 33 $ / Stunde
RemoteVollzeitMittlere StufeSeniorErforderliche Sprache: EnglischFinanzplanung und -analyse

Beschreibung

  • Leite Finanzen, Personal und IT als Teil des Führungsteams und übernimm Verantwortung für die Ergebnisse.
  • Lege vierteljährliche Prioritäten fest, wirke an der Quartals- und Jahresplanung mit und führe wöchentliche Abstimmungen für deine Bereiche durch.
  • Überwache zentrale Leistungskennzahlen in den Bereichen Finanzen, Personal und IT.
  • Prüfe und korrigiere täglich die Arbeitszeitnachweise der Beschäftigten in Swept.
  • Erstelle Berichte zu den Arbeitszeitnachweisen zur Prüfung vor den Lohnabrechnungsfristen.
  • Verantworte Recruiting und Einstellungen – von Stellenausschreibungen und der Terminplanung mit Bewerbenden bis zu Angeboten, Onboarding und Unterlagen für neue Beschäftigte.
  • Pflege Personalakten und Compliance-Unterlagen und behalte den Ablauf von Dokumenten im Blick.
  • Verantworte die Verwaltung von Vergütung und Zusatzleistungen, einschließlich Gehaltsänderungen, Anmeldung zu Versicherungsplänen und Abstimmung mit Anbietern.
  • Halte Dienstpläne und Standortzuweisungen auf dem aktuellen Stand.
  • Leite Krankmeldungen und Änderungen bei der Personalbesetzung an die Vorgesetzten weiter.
  • Halte Reinigungschecklisten, Arbeitsanweisungen, Sicherheitsverfahren und Standortinformationen in Swept aktuell.
  • Verfolge Materialanfragen, pflege Materiallisten und kläre Fragen mit den Außendienstteams.
  • Bestelle Verbrauchsmaterialien und andere Materialien, verfolge Lieferungen, gleiche Bestellungen ab und kläre Abweichungen mit Lieferanten.
  • Erledige die tägliche Buchhaltung in QuickBooks Online, darunter die Erfassung von Rechnungen, Unterstützung bei der Rechnungsstellung, Kontenabstimmung und Abschlussarbeiten.
  • Halte die Produkt- und Dienstleistungsliste in QuickBooks Online aktuell.
  • Erstelle wöchentliche Finanzübersichten und Monatsberichte.
  • Unterstütze Jahresbudgets und Gewinn-und-Verlust-Analysen mit historischen Daten und Abweichungsverfolgung.
  • Stimme Meldepflichten und Fristen mit der externen Steuerberatung ab.
  • Verwalte die Unternehmenssoftware, einschließlich Benutzerzugängen, Lizenzen und Konfigurationen auf verschiedenen Plattformen.
  • Arbeite mit Anbietern und Supportteams zusammen, um Plattformprobleme zu lösen und Korrekturen oder Upgrades zu empfehlen.
  • Bearbeite eingehende Anrufe und die regelmäßige interne Kommunikation, organisiere Veranstaltungen und koordiniere die Zusammenarbeit mit externen Organisationen.
  • Nutze KI-Tools, um Inhalte zu entwerfen, Recherchen durchzuführen und Verwaltungsaufgaben zu unterstützen.

Anforderungen

  • Bring 5–7 Jahre Berufserfahrung in den Bereichen Betrieb, Verwaltung oder Unternehmenssupport mit.
  • Weise Erfolge durch Führungserfahrung oder eigenständige Verantwortung für ein Budget, einen Geschäftsbereich oder einen Prozess nach.
  • Hast praktische Erfahrung mit der Verwaltung von Arbeitszeitnachweisen und Dienstplänen für eine verteilte Belegschaft oder Außendienstteams.
  • Bring Erfahrung in Buchhaltung und Finanzberichterstattung mit, einschließlich Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Monatsabschluss und Soll-Ist-Vergleichen.
  • Erfahrung mit QuickBooks Online ist ausdrücklich erwünscht.
  • Hast Erfahrung mit Finanzkontrollen und Freigabeprozessen.
  • Kannst selbstständig und remote ohne tägliche Aufsicht arbeiten.
  • Hast Erfahrung mit der Verwaltung von Unternehmenssoftware, einschließlich Benutzerzugängen, Berechtigungen und der Abstimmung mit Anbietern.
  • Kannst neue Tools beurteilen und Empfehlungen dazu aussprechen.
  • Kommunizierst klar und schriftlich und dokumentierst gern Prozesse.
  • Arbeitest sehr sorgfältig und achtest auf Details.
  • Erfahrung in der gewerblichen Gebäudereinigung, im Facility Management oder einem anderen Außendienstbetrieb ist von Vorteil.
  • Erfahrung mit Swept, QuickBooks Online oder HubSpot ist von Vorteil.
  • Erfahrung mit der Erstellung von Social-Media-Inhalten und dem Management von Communitys ist von Vorteil.
  • Nutzt gern KI-Tools wie Claude.

Zusatzleistungen

  • Remote-Arbeit.
  • Die vierteljährlichen Planungssitzungen und ausgewählte Besprechungen in Rockledge, Florida, erfordern die persönliche Teilnahme.
  • Vollzeitstelle mit 40 Stunden pro Woche, Montag bis Freitag.

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