Progressive Cleaning cung cấp dịch vụ vệ sinh thương mại cho văn phòng, cơ sở y tế, trường học, địa điểm công nghiệp và sản xuất, cũng như trung tâm thể hình. Công ty xây dựng chương trình vệ sinh phù hợp với từng cơ sở, áp dụng quy trình bài bản, thân thiện với môi trường và công nghệ để duy trì không gian sạch sẽ, lành mạnh. Dịch vụ hướng đến việc giúp khách hàng duy trì môi trường làm việc hiệu quả và giảm tình trạng nghỉ làm, với trọng tâm là chất lượng phục vụ và quan hệ hợp tác với khách hàng.
Trưởng phòng Tài chính và Hành chính
Điều hành tài chính, nhân sự, CNTT, tiền lương và hoạt động tại hiện trường cho dịch vụ vệ sinh thương mại của Progressive Cleaning tại các cơ sở ở Florida. Phối hợp với đội ngũ lãnh đạo để quản lý hiệu quả tài chính, nhân sự, công nghệ và vận hành.
Mô tả
- Dẫn dắt các bộ phận tài chính, nhân sự và CNTT với tư cách thành viên đội ngũ lãnh đạo, chịu trách nhiệm về kết quả.
- Đặt ra các ưu tiên hằng quý, đóng góp vào kế hoạch quý và năm, đồng thời tổ chức họp cập nhật hằng tuần cho các mảng phụ trách.
- Theo dõi các chỉ số hiệu quả chính trong lĩnh vực tài chính, nhân sự và CNTT.
- Kiểm tra và chỉnh sửa bảng chấm công của nhân viên trên Swept mỗi ngày.
- Chuẩn bị báo cáo chấm công để rà soát trước thời hạn xử lý bảng lương.
- Quản lý tuyển dụng từ đăng tin và sắp xếp lịch ứng viên đến gửi đề nghị, tiếp nhận nhân viên mới và hoàn tất giấy tờ.
- Quản lý hồ sơ nhân viên và hồ sơ tuân thủ, đồng thời theo dõi ngày hết hạn của tài liệu.
- Giám sát việc quản lý lương thưởng và phúc lợi, bao gồm điều chỉnh lương, đăng ký chương trình và phối hợp với nhà cung cấp.
- Cập nhật lịch làm việc và phân công địa điểm cho nhân viên.
- Chuyển thông báo nghỉ đột xuất và cập nhật nhân sự cho các giám sát viên.
- Cập nhật danh sách kiểm tra vệ sinh, hướng dẫn công việc, quy trình an ninh và thông tin địa điểm trên Swept.
- Theo dõi yêu cầu vật tư, duy trì danh sách vật tư và giải đáp thắc mắc của các nhóm hiện trường.
- Đặt mua vật tư và nguyên liệu, theo dõi giao hàng, đối chiếu đơn đặt hàng và xử lý sai lệch với nhà cung cấp.
- Thực hiện công việc kế toán hằng ngày trên QuickBooks Online, bao gồm nhập hóa đơn phải trả, hỗ trợ lập hóa đơn, đối chiếu tài khoản và các công việc khóa sổ.
- Cập nhật danh sách sản phẩm và dịch vụ trên QuickBooks Online.
- Chuẩn bị tổng hợp tài chính hằng tuần và báo cáo hằng tháng.
- Hỗ trợ lập ngân sách hằng năm và rà soát lãi lỗ bằng dữ liệu lịch sử và theo dõi chênh lệch.
- Phối hợp với kế toán viên CPA bên ngoài về yêu cầu và thời hạn nộp hồ sơ.
- Quản lý phần mềm doanh nghiệp, bao gồm quyền truy cập người dùng, giấy phép và cấu hình trên các nền tảng.
- Phối hợp với nhà cung cấp và nhóm hỗ trợ để xử lý sự cố nền tảng, đồng thời đề xuất cách khắc phục hoặc nâng cấp.
- Tiếp nhận cuộc gọi, phụ trách trao đổi nội bộ thường xuyên, hậu cần sự kiện và phối hợp với các tổ chức bên ngoài.
- Sử dụng công cụ AI để soạn nội dung, nghiên cứu và hỗ trợ công việc hành chính.
Yêu cầu
- Có 5–7 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận hành, hành chính hoặc hỗ trợ doanh nghiệp.
- Có thành tích đạt được kết quả thông qua công việc giám sát hoặc tự chủ quản lý ngân sách, chức năng hay quy trình.
- Có kinh nghiệm thực tế quản lý bảng chấm công và lịch làm việc cho lực lượng lao động phân tán hoặc làm việc tại hiện trường.
- Có kinh nghiệm kế toán và báo cáo tài chính, bao gồm các khoản phải trả và phải thu, khóa sổ hằng tháng và theo dõi ngân sách so với thực tế.
- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm sử dụng QuickBooks Online.
- Có kinh nghiệm làm việc theo các quy trình kiểm soát tài chính và phê duyệt.
- Có khả năng làm việc độc lập và từ xa mà không cần giám sát hằng ngày.
- Có kinh nghiệm quản trị phần mềm doanh nghiệp, bao gồm quyền truy cập người dùng, phân quyền và phối hợp với nhà cung cấp.
- Sẵn sàng đánh giá và đề xuất công cụ mới.
- Giao tiếp bằng văn bản rõ ràng và thoải mái với việc lập tài liệu quy trình.
- Chú ý tốt đến chi tiết.
- Kinh nghiệm trong lĩnh vực vệ sinh thương mại, cơ sở vật chất hoặc dịch vụ hiện trường khác là một lợi thế.
- Kinh nghiệm trước đây với Swept, QuickBooks Online hoặc HubSpot là một lợi thế.
- Kinh nghiệm tạo nội dung mạng xã hội và quản lý cộng đồng là một lợi thế.
- Thoải mái sử dụng các công cụ AI như Claude.
Phúc lợi
- Làm việc từ xa.
- Các buổi lập kế hoạch hằng quý và một số cuộc họp tại Rockledge, Florida yêu cầu tham dự trực tiếp.
- Làm việc toàn thời gian, 40 giờ mỗi tuần từ thứ Hai đến thứ Sáu.