Devotum AB erbjuder bemanning, rekrytering och konsulttjänster för företag och organisationer inom fastighetssektorn. Företagets expertis omfattar roller inom avtalsförvaltning, teknisk fastighetsförvaltning, förhandling, uthyrning, ekonomi, drift, administration, reception, ledning och analys. Företaget bedriver verksamhet i Stockholm, Göteborg och Malmö och hjälper kunder och kandidater att hitta lämpliga matchningar inom fastighets- och fastighetsrelaterade arbeten.
Administrativ koordinator för ledning och chefer – Stockholm hybrid
Roll som administrativ koordinator hos Devotum AB med stöd till ledningsgruppen och chefer inom möten, dokumentation, introduktion och administrativ samordning i fastighetssektorn.
Beskrivning
- Ge dagligt administrativt stöd till chefer och ledningsgruppen
- Planera och boka möten, konferenser och workshops
- Förbereda dagordningar och stödmaterial
- Föra mötesprotokoll och följa upp åtgärdspunkter
- Hantera introduktion och avslut av anställningar
- Hantera beställningar och utvalda faktureringsuppgifter
- Administrera SharePoint
- Underhålla återkommande aktiviteter och årliga planeringscykler
- Arbeta nära organisationens chefer
- Samarbeta med andra administratörer i organisationen
Krav
- Eftergymnasial utbildning om minst 400 YH-poäng eller 180 högskolepoäng, exempelvis inom IT, kommunikation eller administration
- Minst fem års yrkeserfarenhet av kvalificerat administrativt arbete
- Erfarenhet av att boka möten och konferenser, ta fram beslutsunderlag och informationsmaterial, planera mötesagendor och workshops, hantera fakturor samt olika beställningar
- Minst fem års yrkeserfarenhet av Microsoft Office, inklusive Excel, Word, PowerPoint och Outlook
- Minst tre års yrkeserfarenhet av att dokumentera styrgruppsmöten eller motsvarande beslutsforum
- Minst tre års yrkeserfarenhet av administrativt stöd till chefer
- Mycket god förmåga att kommunicera flytande, tydligt och professionellt på svenska, både muntligt och skriftligt
- Säkerhetsprövning krävs
- Minst tre års erfarenhet från offentlig sektor är meriterande
- Minst ett års erfarenhet från energibranschen är meriterande
- Serviceinriktad med god samarbetsförmåga och förmåga att ta initiativ
- Flexibel och har lätt för att anpassa sig till förändrade förutsättningar och varierande arbetsbelastning
- Utåtriktad, tydlig, prestigelös och förtroendeskapande
- Självständig, målinriktad och strukturerad
Förmåner
- Villkor enligt kollektivavtal med Almega
- Friskvårdsbidrag
- Tjänstepension
- Försäkringsskydd
- Löpande stöd och vägledning från konsultchefer under hela uppdraget
- Möjlighet att fakturera via eget företag eller bli direktanställd av Devotum