Devotum AB propose des services de mise à disposition de personnel, de recrutement et de conseil aux entreprises et organisations du secteur immobilier. Son expertise couvre des fonctions liées à la gestion des contrats, à la gestion technique des biens, à la négociation, à la location, aux finances, aux opérations, à l’administration, à l’accueil, à la direction et à l’analyse. L’entreprise exerce ses activités à Stockholm, Göteborg et Malmö, en aidant ses clients et les candidats à trouver des opportunités adaptées dans les domaines de l’immobilier et de la gestion immobilière.
Coordinateur administratif pour la direction et les managers - Stockholm hybride
Poste de coordinateur administratif chez Devotum AB, avec pour mission d'accompagner l'équipe de direction et les managers dans les réunions, la documentation, l'intégration des nouveaux collaborateurs et la coordination administrative dans le secteur immobilier.
Description
- Fournir un soutien administratif quotidien aux managers et à l'équipe de direction
- Planifier et réserver les réunions, conférences et ateliers
- Préparer les ordres du jour et les documents d'accompagnement
- Rédiger les comptes rendus des réunions et assurer le suivi des actions à mener
- Gérer les activités d'intégration et de départ des collaborateurs
- Gérer les commandes et certaines tâches de facturation
- Administrer SharePoint
- Assurer le suivi des activités récurrentes et des cycles annuels de planification
- Travailler en étroite collaboration avec les managers de l'organisation
- Collaborer avec les autres administrateurs de l'organisation
Exigences
- Formation postsecondaire d'au moins 400 crédits YH ou 180 crédits d'enseignement supérieur, par exemple en informatique, en communication ou en administration
- Au moins cinq ans d'expérience professionnelle dans des fonctions administratives qualifiées
- Expérience dans la réservation de réunions et de conférences, la préparation de documents d'aide à la décision et de supports d'information, la planification des ordres du jour de réunions et d'ateliers, le traitement des factures et la gestion de diverses commandes
- Au moins cinq ans d'expérience professionnelle avec Microsoft Office, notamment Excel, Word, PowerPoint et Outlook
- Au moins trois ans d'expérience professionnelle dans la rédaction de comptes rendus de réunions de comités de pilotage ou de forums décisionnels comparables
- Au moins trois ans d'expérience professionnelle dans le soutien administratif aux managers
- Excellente capacité à communiquer couramment, clairement et professionnellement en suédois, à l'oral comme à l'écrit
- Une habilitation de sécurité est requise
- Une expérience d'au moins trois ans dans le secteur public constitue un atout
- Une expérience d'au moins un an dans le secteur de l'énergie constitue un atout
- Sens du service, avec de solides aptitudes à la collaboration et à la prise d'initiative
- Flexible et capable de s'adapter facilement à l'évolution des conditions et à des charges de travail variables
- Sociable, clair, simple et capable d'inspirer confiance
- Autonome, orienté vers les objectifs et structuré
Avantages
- Conditions régies par une convention collective avec Almega
- Indemnité de bien-être
- Retraite professionnelle
- Couverture d'assurance
- Accompagnement et conseils continus des responsables de mission pendant toute la durée de la mission
- Possibilité de facturer par l'intermédiaire de sa propre entreprise ou d'être employé directement par Devotum