Devotum AB tilbyr bemanning, rekruttering og konsulenttjenester for virksomheter og organisasjoner i eiendomssektoren. Selskapets ekspertise omfatter roller innen kontraktsforvaltning, teknisk eiendomsforvaltning, forhandling, utleie, økonomi, drift, administrasjon, resepsjon, ledelse og analyse. Selskapet opererer i Stockholm, Göteborg og Malmö og hjelper kunder og kandidater med å finne passende matcher innen eiendom og eiendomsrelatert arbeid.
Administrativ koordinator for ledelsen og ledere – Stockholm hybrid
Stilling som administrativ koordinator hos Devotum AB med støtte til ledergruppen og ledere innen møter, dokumentasjon, onboarding og administrativ koordinering i eiendomssektoren.
Beskrivelse
- Gi daglig administrativ støtte til ledere og ledergruppen
- Planlegge og bestille møter, konferanser og workshops
- Forberede agendaer og støttemateriell
- Føre møtereferater og følge opp tiltakspunkter
- Håndtere onboarding og offboarding
- Håndtere bestillinger og utvalgte faktureringsoppgaver
- Administrere SharePoint
- Vedlikeholde tilbakevendende aktiviteter og årlige planleggingssykluser
- Jobbe tett med organisasjonens ledere
- Samarbeide med andre administratorer i organisasjonen
Krav
- Etterutdanning på minst 400 YH-poeng eller 180 studiepoeng fra høyere utdanning, for eksempel innen IT, kommunikasjon eller administrasjon
- Minst fem års yrkeserfaring med kvalifisert administrativt arbeid
- Erfaring med å bestille møter og konferanser, utarbeide beslutningsunderlag og informasjonsmateriell, planlegge møteagendaer og workshops, behandle fakturaer og håndtere ulike bestillinger
- Minst fem års yrkeserfaring med Microsoft Office, inkludert Excel, Word, PowerPoint og Outlook
- Minst tre års yrkeserfaring med å dokumentere styringsgruppemøter eller tilsvarende beslutningsfora
- Minst tre års yrkeserfaring med å gi administrativ støtte til ledere
- Svært gode evner til å kommunisere flytende, tydelig og profesjonelt på svensk, både muntlig og skriftlig
- Sikkerhetsklarering er påkrevd
- Minst tre års erfaring fra offentlig sektor er en fordel
- Minst ett års erfaring fra energibransjen er en fordel
- Serviceorientert med gode samarbeidsevner og evne til å ta initiativ
- Fleksibel og i stand til å tilpasse seg enkelt til endrede forhold og varierende arbeidsbelastning
- Utadvendt, tydelig, ukomplisert og i stand til å skape tillit
- Selvstendig, målrettet og strukturert
Fordeler
- Vilkår i henhold til en kollektivavtale med Almega
- Treningsgodtgjørelse
- Tjenestepensjon
- Forsikringsdekning
- Løpende støtte og veiledning fra konsulentsjefer gjennom hele oppdraget
- Mulighet til å fakturere gjennom eget selskap eller bli direkte ansatt i Devotum