Devotum AB tarjoaa henkilöstövuokraus-, rekrytointi- ja konsultointipalveluja kiinteistöalalla toimiville yrityksille ja organisaatioille. Sen asiantuntemus kattaa sopimushallinnon, teknisen kiinteistönhallinnan, neuvottelut, vuokrauksen, taloushallinnon, operatiivisen toiminnan, hallinnon, vastaanoton, johtamisen ja analytiikan tehtäviä. Yritys toimii Tukholmassa, Göteborgissa ja Malmössä ja auttaa asiakkaita ja työnhakijoita löytämään sopivia kiinteistö- ja kiinteistöalan työtehtäviä.
Hallinnon koordinaattori johdolle ja esihenkilöille – hybridityö Tukholmassa
Hallinnon koordinaattorin tehtävä Devotum AB:llä, jossa tuetaan johtoryhmää ja esihenkilöitä kokouksissa, dokumentoinnissa, perehdytyksessä ja hallinnollisessa koordinoinnissa kiinteistöalalla.
Kuvaus
- Tarjota päivittäistä hallinnollista tukea esihenkilöille ja johtoryhmälle
- Suunnitella ja varata kokouksia, konferensseja ja työpajoja
- Valmistella esityslistoja ja taustamateriaaleja
- Kirjata kokousmuistiot ja seurata sovittujen toimenpiteiden etenemistä
- Hallinnoida perehdytys- ja työsuhteen päättämiseen liittyviä toimia
- Hoitaa tilauksia ja valikoituja laskutustehtäviä
- Hallinnoida SharePointia
- Ylläpitää toistuvia toimintoja ja vuosittaisia suunnittelusyklejä
- Tehdä tiivistä yhteistyötä organisaation esihenkilöiden kanssa
- Tehdä yhteistyötä organisaation muiden hallinnon työntekijöiden kanssa
Vaatimukset
- Vähintään 400 YH-opintopisteen tai 180 korkeakoulutason opintopisteen jälkeinen tutkinto esimerkiksi tietotekniikan, viestinnän tai hallinnon alalta
- Vähintään viiden vuoden työkokemus vaativista hallinnollisista tehtävistä
- Kokemusta kokousten ja konferenssien varaamisesta, päätöksenteon tukena käytettävien asiakirjojen ja tiedotusmateriaalien laatimisesta, kokousten esityslistojen ja työpajojen suunnittelusta, laskujen käsittelystä sekä erilaisten tilausten hoitamisesta
- Vähintään viiden vuoden työkokemus Microsoft Officen, kuten Excelin, Wordin, PowerPointin ja Outlookin, käytöstä
- Vähintään kolmen vuoden työkokemus ohjausryhmien kokousten tai vastaavien päätöksentekofoorumien dokumentoinnista
- Vähintään kolmen vuoden työkokemus esihenkilöiden hallinnollisesta tukemisesta
- Erinomainen kyky viestiä sujuvasti, selkeästi ja ammattimaisesti ruotsiksi sekä suullisesti että kirjallisesti
- Turvallisuusselvitys vaaditaan
- Vähintään kolmen vuoden kokemus julkiselta sektorilta katsotaan eduksi
- Vähintään vuoden kokemus energia-alalta katsotaan eduksi
- Palveluhenkinen, yhteistyökykyinen ja aloitteellinen
- Joustava ja kykenee sopeutumaan helposti muuttuviin tilanteisiin ja vaihtelevaan työmäärään
- Ulos suuntautunut, selkeä, mutkaton ja luottamusta rakentava
- Itsenäinen, tavoitteellinen ja järjestelmällinen
Edut
- Almegan työehtosopimuksen mukaiset ehdot
- Hyvinvointietu
- Työeläke
- Vakuutusturva
- Konsulttipäälliköiden jatkuva tuki ja ohjaus toimeksiannon aikana
- Mahdollisuus laskuttaa oman yrityksen kautta tai työllistyä suoraan Devotumille