Devotum AB biedt bedrijven en organisaties in de vastgoedsector diensten op het gebied van personeelsbemiddeling, werving en advies. De expertise omvat functies binnen contractmanagement, technisch vastgoedbeheer, onderhandelingen, verhuur, financiën, bedrijfsvoering, administratie, receptie, management en analyse. Het bedrijf is actief in Stockholm, Göteborg en Malmö en helpt klanten en kandidaten passende mogelijkheden te vinden voor werk in vastgoed en vastgoedbeheer.
Administratief coördinator voor leidinggevenden en managers – Stockholm, hybride
Administratieve coördinatiefunctie bij Devotum AB ter ondersteuning van het managementteam en managers bij vergaderingen, documentatie, onboarding en administratieve coördinatie in de vastgoedsector.
Beschrijving
- Dagelijkse administratieve ondersteuning bieden aan managers en het managementteam
- Vergaderingen, conferenties en workshops plannen en boeken
- Agenda's en ondersteunend materiaal voorbereiden
- Notulen maken en actiepunten opvolgen
- Onboarding- en offboardingactiviteiten beheren
- Bestellingen en geselecteerde facturatietaken afhandelen
- SharePoint beheren
- Terugkerende activiteiten en jaarlijkse planningscycli bijhouden
- Nauw samenwerken met de managers binnen de organisatie
- Samenwerken met andere administrateurs binnen de organisatie
Vereisten
- Een postsecundaire opleiding van minimaal 400 YH-punten of 180 hogeronderwijspunten, bijvoorbeeld in IT, communicatie of administratie
- Minimaal vijf jaar professionele ervaring in gekwalificeerd administratief werk
- Ervaring met het boeken van vergaderingen en conferenties, het opstellen van beslissingsondersteunende documenten en informatiemateriaal, het plannen van vergaderagenda's en workshops, het verwerken van facturen en het afhandelen van verschillende bestellingen
- Minimaal vijf jaar professionele ervaring met Microsoft Office, waaronder Excel, Word, PowerPoint en Outlook
- Minimaal drie jaar professionele ervaring met het documenteren van vergaderingen van stuurgroepen of vergelijkbare besluitvormingsfora
- Minimaal drie jaar professionele ervaring met het bieden van administratieve ondersteuning aan managers
- Uitstekend vermogen om vloeiend, duidelijk en professioneel in het Zweeds te communiceren, zowel mondeling als schriftelijk
- Een veiligheidsonderzoek is vereist
- Minimaal drie jaar ervaring in de publieke sector is een pré
- Minimaal één jaar ervaring in de energiesector is een pré
- Servicegericht, met sterke samenwerkingsvaardigheden en initiatief
- Flexibel en in staat zich gemakkelijk aan te passen aan veranderende omstandigheden en wisselende werkdruk
- Open, duidelijk, nuchter en in staat vertrouwen op te bouwen
- Zelfstandig, doelgericht en gestructureerd
Voordelen
- Arbeidsvoorwaarden volgens een collectieve arbeidsovereenkomst met Almega
- Wellnessvergoeding
- Pensioenregeling
- Verzekeringsdekking
- Doorlopende ondersteuning en begeleiding van consultantmanagers gedurende de opdracht
- Mogelijkheid om via een eigen bedrijf te factureren of rechtstreeks in dienst te treden bij Devotum