Devotum AB poskytuje personální, náborové a poradenské služby firmám a organizacím působícím v oblasti nemovitostí. Zaměřuje se na pozice v oblastech správy smluv, technické správy nemovitostí, vyjednávání, pronájmu, financí, provozu, administrativy, recepce, řízení a analýzy. Společnost působí ve Stockholmu, Göteborgu a Malmö a pomáhá klientům i uchazečům najít vhodné pracovní příležitosti v oblasti nemovitostí a správy objektů.
Administrativní koordinátor pro vedení a manažery — hybridní práce, Stockholm
Administrativní koordinátor ve společnosti Devotum AB bude podporovat vedení a manažery při organizaci schůzek, dokumentaci, nástupu zaměstnanců a administrativní koordinaci v oblasti nemovitostí.
Popis
- Poskytovat každodenní administrativní podporu manažerům a vedení
- Plánovat a rezervovat schůzky, konference a workshopy
- Připravovat agendy a podkladové materiály
- Zapisovat zápisy ze schůzek a sledovat plnění úkolů
- Koordinovat nástup a odchod zaměstnanců
- Vyřizovat objednávky a vybrané úkoly související s fakturací
- Spravovat SharePoint
- Udržovat pravidelné činnosti a roční plánovací cykly
- Úzce spolupracovat s manažery organizace
- Spolupracovat s dalšími administrátory v organizaci
Požadavky
- Postsekundární vzdělání v rozsahu nejméně 400 kreditů YH nebo 180 kreditů vysokoškolského vzdělání, například v oboru IT, komunikace nebo administrativa
- Nejméně pět let profesní praxe v kvalifikované administrativní práci
- Zkušenost s rezervací schůzek a konferencí, přípravou dokumentů na podporu rozhodování a informačních materiálů, plánováním agend schůzek a workshopů, zpracováním faktur a vyřizováním různých objednávek
- Nejméně pět let profesní praxe s používáním Microsoft Office včetně Excelu, Wordu, PowerPointu a Outlooku
- Nejméně tři roky profesní praxe s dokumentováním jednání řídicích výborů nebo srovnatelných rozhodovacích orgánů
- Nejméně tři roky profesní praxe s poskytováním administrativní podpory manažerům
- Vynikající schopnost plynule, jasně a profesionálně komunikovat švédsky, ústně i písemně
- Je vyžadována bezpečnostní prověrka
- Nejméně tříletá praxe ve veřejném sektoru je výhodou
- Nejméně roční praxe v energetice je výhodou
- Orientace na služby, silné schopnosti spolupráce a iniciativa
- Flexibilita a schopnost snadno se přizpůsobit měnícím se podmínkám a různému pracovnímu vytížení
- Otevřenost, jasné vyjadřování, neformálnost a schopnost budovat důvěru
- Samostatnost, orientace na cíle a systematičnost
Benefity
- Pracovní podmínky se řídí kolektivní smlouvou s organizací Almega
- Příspěvek na wellness
- Zaměstnanecké penzijní pojištění
- Pojistné krytí
- Průběžná podpora a vedení od konzultantských manažerů po celou dobu zakázky
- Možnost fakturovat prostřednictvím vlastní společnosti nebo se nechat přímo zaměstnat společností Devotum