Devotum AB bietet Unternehmen und Organisationen im Immobiliensektor Personalvermittlung, Recruiting- und Beratungsdienstleistungen. Das Fachwissen des Unternehmens umfasst Positionen in den Bereichen Vertragsmanagement, technisches Immobilienmanagement, Verhandlung, Vermietung, Finanzen, Betrieb, Verwaltung, Empfang, Management und Analyse. Devotum AB ist in Stockholm, Göteborg und Malmö tätig und unterstützt Kunden und Kandidaten dabei, passende Tätigkeiten im Immobilien- und Grundstücksbereich zu finden.
Administrative Koordination für Führungskräfte und Manager – Stockholm, hybrid
Administrative Koordinationsstelle bei Devotum AB zur Unterstützung des Führungsteams und der Manager bei Besprechungen, Dokumentation, Onboarding und administrativer Koordination im Immobiliensektor.
Beschreibung
- Tägliche administrative Unterstützung für Manager und das Führungsteam leisten
- Besprechungen, Konferenzen und Workshops planen und buchen
- Tagesordnungen und unterstützende Unterlagen vorbereiten
- Besprechungsprotokolle führen und die Nachverfolgung von Maßnahmen übernehmen
- Onboarding- und Offboarding-Aktivitäten koordinieren
- Bestellungen und ausgewählte Aufgaben im Rechnungswesen bearbeiten
- SharePoint verwalten
- Wiederkehrende Aufgaben und jährliche Planungszyklen pflegen
- Eng mit den Managern der Organisation zusammenarbeiten
- Mit anderen Administratoren innerhalb der Organisation zusammenarbeiten
Anforderungen
- Abgeschlossene postsekundäre Ausbildung mit mindestens 400 YH-Punkten oder 180 Hochschulpunkten, beispielsweise in IT, Kommunikation oder Verwaltung
- Mindestens fünf Jahre Berufserfahrung in qualifizierter administrativer Arbeit
- Erfahrung in der Buchung von Besprechungen und Konferenzen, der Erstellung von Entscheidungsunterlagen und Informationsmaterialien, der Planung von Tagesordnungen und Workshops, der Bearbeitung von Rechnungen und der Abwicklung verschiedener Bestellungen
- Mindestens fünf Jahre Berufserfahrung mit Microsoft Office, einschließlich Excel, Word, PowerPoint und Outlook
- Mindestens drei Jahre Berufserfahrung mit der Dokumentation von Sitzungen von Lenkungsausschüssen oder vergleichbaren Entscheidungsgremien
- Mindestens drei Jahre Berufserfahrung in der administrativen Unterstützung von Managern
- Sehr gute Fähigkeit, fließend, klar und professionell auf Schwedisch zu kommunizieren, sowohl mündlich als auch schriftlich
- Eine Sicherheitsüberprüfung ist erforderlich
- Mindestens drei Jahre Erfahrung im öffentlichen Sektor sind von Vorteil
- Mindestens ein Jahr Erfahrung in der Energiebranche ist von Vorteil
- Serviceorientierte Persönlichkeit mit ausgeprägter Kooperations- und Eigeninitiative
- Flexibel und in der Lage, sich leicht an wechselnde Bedingungen und unterschiedliche Arbeitsbelastungen anzupassen
- Aufgeschlossen, klar, unkompliziert und fähig, Vertrauen aufzubauen
- Selbstständig, zielorientiert und strukturiert
Zusatzleistungen
- Arbeitsbedingungen gemäß Tarifvertrag mit Almega
- Wellness-Zuschuss
- Betriebliche Altersvorsorge
- Versicherungsschutz
- Laufende Unterstützung und Beratung durch die zuständigen Beratermanager während des Einsatzes
- Möglichkeit, über das eigene Unternehmen abzurechnen oder direkt bei Devotum angestellt zu werden