חברת Devotum AB מספקת שירותי השמה, גיוס וייעוץ לעסקים ולארגונים בתחום הנדל״ן. המומחיות שלה כוללת תפקידים בניהול חוזים, ניהול נכסים טכני, משא ומתן, השכרה, כספים, תפעול, אדמיניסטרציה, קבלה, ניהול וניתוח. החברה פועלת בסטוקהולם, בגטבורג ובמאלמו, ומסייעת ללקוחות ולמועמדים למצוא התאמות מתאימות לעבודה בתחום הנדל״ן והנכסים.
רכז/ת אדמיניסטרטיבי/ת להנהלה ולמנהלים - שטוקהולם במתכונת היברידית
תפקיד רכז/ת אדמיניסטרטיבי/ת ב-Devotum AB, הכולל תמיכה בצוות ההנהלה ובמנהלים בנושאי פגישות, תיעוד, קליטת עובדים ותיאום אדמיניסטרטיבי בענף הנדל״ן.
תיאור
- מתן תמיכה אדמיניסטרטיבית שוטפת למנהלים ולצוות ההנהלה
- תכנון והזמנת פגישות, כנסים וסדנאות
- הכנת סדרי יום וחומרים תומכים
- תיעוד פרוטוקולים של פגישות ומעקב אחר משימות לביצוע
- ניהול פעילויות קליטת עובדים וסיום העסקה
- טיפול בהזמנות ובמשימות חשבוניות נבחרות
- ניהול SharePoint
- תחזוקת פעילויות חוזרות ומחזורי תכנון שנתיים
- עבודה צמודה עם מנהלי הארגון
- שיתוף פעולה עם מנהלים אדמיניסטרטיביים אחרים ברחבי הארגון
דרישות
- הסמכה על-תיכונית בהיקף של לפחות 400 נקודות YH או 180 נקודות השכלה גבוהה, למשל בתחומי IT, תקשורת או מנהל
- לפחות חמש שנות ניסיון מקצועי בעבודה אדמיניסטרטיבית ברמה גבוהה
- ניסיון בהזמנת פגישות וכנסים, הכנת מסמכי תמיכה בקבלת החלטות וחומרים מידעיים, תכנון סדרי יום לפגישות ולסדנאות, עיבוד חשבוניות וטיפול בהזמנות שונות
- לפחות חמש שנות ניסיון מקצועי בשימוש ב-Microsoft Office, כולל Excel, Word, PowerPoint ו-Outlook
- לפחות שלוש שנות ניסיון מקצועי בתיעוד ישיבות ועדות היגוי או פורומים דומים לקבלת החלטות
- לפחות שלוש שנות ניסיון מקצועי במתן תמיכה אדמיניסטרטיבית למנהלים
- יכולת מצוינת לתקשר בשוודית באופן שוטף, ברור ומקצועי, בעל פה ובכתב
- נדרש סינון ביטחוני
- ניסיון של שלוש שנים לפחות במגזר הציבורי מהווה יתרון
- ניסיון של שנה לפחות בענף האנרגיה מהווה יתרון
- אוריינטציה שירותית עם יכולת גבוהה לשיתוף פעולה וליוזמה
- גמישות ויכולת להסתגל בקלות לתנאים משתנים ולעומסי עבודה מגוונים
- אישיות פתוחה, ברורה, לא מתנשאת ובעלת יכולת לבנות אמון
- עצמאות, מיקוד ביעדים ויכולת עבודה מסודרת
הטבות
- תנאים המוסדרים בהסכם קיבוצי עם Almega
- הטבת רווחה
- פנסיה תעסוקתית
- כיסוי ביטוחי
- תמיכה והכוונה שוטפות ממנהלי היועצים לאורך כל תקופת המשימה
- אפשרות להפיק חשבוניות באמצעות החברה שלך או להיות מועסק/ת ישירות ב-Devotum