Devotum AB tilbyder bemanding, rekruttering og konsulenttjenester til virksomheder og organisationer inden for ejendomssektoren. Virksomhedens ekspertise omfatter roller inden for kontraktstyring, teknisk ejendomsforvaltning, forhandling, udlejning, økonomi, drift, administration, reception, ledelse og analyse. Virksomheden har aktiviteter i Stockholm, Göteborg og Malmö og hjælper kunder og kandidater med at finde passende match inden for ejendomme og ejendomsrelateret arbejde.
Administrativ koordinator for ledelse og ledere – Stockholm hybrid
Stilling som administrativ koordinator hos Devotum AB med støtte til ledelsesgruppen og ledere inden for møder, dokumentation, onboarding og administrativ koordinering i ejendomssektoren.
Beskrivelse
- Yde daglig administrativ støtte til ledere og ledelsesgruppen
- Planlægge og booke møder, konferencer og workshops
- Udarbejde dagsordener og støttemateriale
- Skrive mødereferater og følge op på handlingspunkter
- Håndtere onboarding og offboarding
- Håndtere ordrer og udvalgte faktureringsopgaver
- Administrere SharePoint
- Vedligeholde tilbagevendende aktiviteter og årlige planlægningscyklusser
- Arbejde tæt sammen med organisationens ledere
- Samarbejde med andre administratorer i organisationen
Krav
- En videregående uddannelse på mindst 400 YH-point eller 180 videregående uddannelsespoint, for eksempel inden for IT, kommunikation eller administration
- Mindst fem års erhvervserfaring med kvalificeret administrativt arbejde
- Erfaring med at booke møder og konferencer, udarbejde beslutningsgrundlag og informationsmateriale, planlægge mødedagsordener og workshops, behandle fakturaer samt håndtere forskellige ordrer
- Mindst fem års erhvervserfaring med Microsoft Office, herunder Excel, Word, PowerPoint og Outlook
- Mindst tre års erhvervserfaring med at dokumentere styregruppemøder eller tilsvarende beslutningsfora
- Mindst tre års erhvervserfaring med at yde administrativ støtte til ledere
- Fremragende evne til at kommunikere flydende, klart og professionelt på svensk, både mundtligt og skriftligt
- Sikkerhedsgodkendelse er påkrævet
- Mindst tre års erfaring fra den offentlige sektor er en fordel
- Mindst et års erfaring fra energibranchen er en fordel
- Serviceorienteret med gode samarbejdsevner og initiativ
- Fleksibel og i stand til let at tilpasse sig ændrede forhold og varierende arbejdsbelastning
- Udadvendt, tydelig, ukompliceret og i stand til at skabe tillid
- Selvstændig, målrettet og struktureret
Fordele
- Vilkår og betingelser i henhold til en kollektiv overenskomst med Almega
- Sundhedsgodtgørelse
- Arbejdsmarkedspension
- Forsikringsdækning
- Løbende støtte og vejledning fra konsulentchefer under hele opgaven
- Mulighed for at fakturere gennem egen virksomhed eller blive direkte ansat hos Devotum