Latino Legends
Latino Legends
Latino Legends — рекрутинговая платформа и компания в сфере HR-технологий, которая связывает специалистов из Латинской Америки с возможностями удалённой работы по всему миру. Её биржа талантов помогает работодателям находить и трудоустраивать кандидатов на удалённые должности в различных сферах, а портал для кандидатов поддерживает управление профилем, отслеживание откликов и получение обновлений в режиме реального времени на протяжении всего процесса найма.

Административный ассистент команды дизайна (удалённо, США)

Административный ассистент отвечает за закупки, документацию и коммуникацию с клиентами в американской компании по дизайну жилых интерьеров. Специалист помогает дизайнерам на всех этапах проектов — от первоначальной концепции до установки.

Описание

  • Управлять закупками товаров для текущих проектов по дизайну интерьеров
  • Отслеживать бюджеты закупок и планировать заказы, не выходя за установленные лимиты
  • Контролировать заказы у поставщиков, подтверждая своевременную отправку, доставку и получение
  • Организовывать срочные доставки совместно с монтажниками, соблюдая графики проектов
  • Поддерживать точность записей о закупках в системе управления проектами
  • Координировать работу со складами по вопросам доставок, повреждённых товаров и обновлений запасов
  • Подтверждать прибытие всех товаров для проекта до начала установки
  • Решать вопросы задержанных, пропавших или повреждённых заказов, организуя замену или повторный заказ
  • Координировать коммуникацию между клиентами, дизайнерами и членами внутренней команды
  • Вести записи по проектам и организовывать цифровые файлы
  • Отправлять новым клиентам материалы для адаптации и чек-листы проекта
  • Обновлять системы управления проектами, указывая текущие задачи и сроки
  • Регулярно проводить аудит проектов
  • Создавать и распространять презентационные материалы и презентационные пакеты для клиентов
  • Фиксировать заметки встреч, решения и последующие действия
  • Отправлять сообщения о передаче проекта и напоминания о сроках закупок и ключевых этапах
  • Создавать короткие обучающие видео для клиентов
  • Отвечать на вопросы клиентов и при необходимости передавать сложные вопросы ответственным специалистам
  • Создавать руководства по установке на основе утверждённых шаблонов
  • Обрабатывать запросы на замену и подбор товаров, отсутствующих в наличии
  • Проверять запросы клиентов на внесение изменений перед передачей их старшим дизайнерам
  • Поддерживать цифровые библиотеки товаров и внутренние ресурсы по дизайну
  • Обновлять партнёрские ссылки для закупок и онлайн-подборки товаров
  • Поддерживать внутреннюю документацию в актуальном состоянии по мере изменения процессов
  • Оказывать постоянную административную поддержку дизайнерам и проектным командам

Требования

  • 1–3 года опыта работы виртуальным ассистентом, координатором проектов, административным ассистентом или операционным координатором
  • Опыт поддержки компании по дизайну интерьеров, архитектурного бюро или креативного агентства будет большим преимуществом
  • Высокая организованность и способность одновременно вести несколько проектов
  • Внимательность к деталям при закупках, ведении документации и отслеживании заказов
  • Знание процессов закупок, работы с профессиональными поставщиками, заказами на закупку, сроками поставки и американскими единицами измерения
  • Способность самостоятельно работать в динамично развивающейся компании
  • Инициативность и способность находить решения без постоянного руководства
  • Готовность следовать структурированным процессам и помогать их совершенствовать
  • Уверенное пользование системами управления проектами и документации
  • Отличные навыки письменной и устной коммуникации на английском языке
  • Профессиональный и грамотный стиль общения с клиентами, поставщиками и внутренними командами
  • Умение работать в команде, надёжность и ориентация на превосходный клиентский опыт
  • Способность быстро осваивать новые системы
  • Готовность адаптироваться по мере дальнейшего развития процессов

Преимущества

  • Удалённая работа из стран Латинской Америки
  • Полный рабочий день по графику MST

Похожие вакансии

Reinsurance Group of America, Incorporated

Аналитик по инвестиционному учёту (удалённо, США)

Reinsurance Group of America, Incorporated

Координируйте сложные сверки инвестиций, закрытие периода, контрольные процедуры и отчётность в Reinsurance Group of America — международной компании по перестрахованию жизни и здоровья.

Открыть
sparkm

Старший финансовый контролёр — бизнес-партнёр по региону DACH

sparkm

Стратегический финансовый партнёр лидера рынка робототехники, поддерживающий бизнес в регионе DACH. Ведение планирования, прогнозирования, управления затратами, денежными потоками и финансовой отчётностью.

Открыть
Grynia Consulting GmbH

Младший бухгалтер по HGB и МСФО

Grynia Consulting GmbH

Подготовка финансовой отчетности по HGB и МСФО для клиента Grynia Consulting в Кёльне. Проводки, сверки, декларации по НДС и поддержка групповой отчетности.

Открыть
Instructure

Директор по контенту оценочных материалов

Instructure
1 001 – 5 000 Сотрудники
Спонсор визы H1BB2BSaaSОбразование

Руководите командами по разработке оценочных материалов и исследованиям в Instructure, компании в сфере образовательных технологий. Определяйте план работ, распределённую деятельность, бюджет, права на контент и практическое применение ИИ.

Открыть
State Street

Старший вице-президент по стратегии и внедрению Middle Office

State Street

Руководите трансформацией Middle Office для крупных управляющих компаний. Формируйте операционные модели, инвестиционные портфели, систему управления и процессы с применением ИИ.

Открыть
Kizuna Personalberatung GmbH

Контролёр и бизнес-аналитик

Kizuna Personalberatung GmbH

Анализируйте показатели эффективности, автоматизируйте отчётность и помогайте создавать решения бизнес-аналитики для немецкой компании. Поддерживайте планирование и предоставляйте руководству практические рекомендации.

Открыть
Shermco Industries

Директор по финансовому планированию и анализу — бизнес-партнёр

Shermco Industries

Сотрудничайте с руководителями Shermco Industries, чтобы улучшать прогнозирование, маржинальность и результаты по прибылям и убыткам. Поддерживайте прибыльный рост в сфере электротехнических и промышленных услуг.

Открыть
Equifax

Директор практики по решениям для государственного сектора в Equifax

Equifax

Директор практики связывает данные и решения Equifax с потребностями программ SNAP и Medicaid, а также государственных ведомств. Он консультирует руководителей и формирует стратегии сделок и планы развития рынка государственного сектора.

Открыть
BrightView

Руководитель службы поведенческого здоровья и директор центра

BrightView

Руководите лечением зависимостей и междисциплинарными командами в клинике BrightView в Ашеборо. Отвечайте за работу с пациентами, соблюдение требований, персонал и партнерство с сообществом.

Открыть
Novartis

Вице-президент, руководитель направления Hire & Move Journey в Novartis

Novartis

Руководит глобальными продуктами Novartis в сфере найма и перемещения сотрудников: привлечением талантов, адаптацией и мобильностью. Формирует основанные на ИИ пути сотрудников, управление портфелем и измеримые результаты для персонала.

Открыть