Latino Legends ist eine Recruiting-Plattform und ein HR-Technologieunternehmen, das lateinamerikanische Fachkräfte mit weltweit verfügbaren Remote-Arbeitsmöglichkeiten verbindet. Der Talent-Marktplatz unterstützt Arbeitgeber dabei, Kandidatinnen und Kandidaten für Remote-Positionen in verschiedenen Branchen zu finden und zu vermitteln. Das Kandidatenportal ermöglicht die Verwaltung von Profilen, die Nachverfolgung von Bewerbungen und Echtzeit-Updates während des gesamten Einstellungsprozesses.
Administrative Assistenz für das Designteam (Remote, Vereinigte Staaten)
Administrative Assistenz für Einkauf, Dokumentation und Kundenkommunikation in einem US-amerikanischen Unternehmen für Wohnraum-Innendesign. Die Stelle unterstützt Designer während laufender Projekte – vom ersten Konzept bis zur Installation.
Beschreibung
- Den Produkteinkauf für laufende Innenarchitekturprojekte verwalten
- Einkaufsbudgets verfolgen und Bestellungen so planen, dass die Ausgaben innerhalb der Vorgaben bleiben
- Lieferantenbestellungen überwachen, um pünktlichen Versand, Lieferung und Wareneingang zu bestätigen
- Zeitkritische Lieferungen mit Installateuren koordinieren, damit Projektpläne eingehalten werden
- Einkaufsunterlagen in der Projektmanagementsoftware korrekt und aktuell halten
- Lieferungen, beschädigte Produkte und Bestandsaktualisierungen mit Lagern abstimmen
- Bestätigen, dass alle Projektprodukte vor Beginn der Installation eingetroffen sind
- Verzögerte, fehlende oder beschädigte Bestellungen durch Ersatzlieferungen oder Neubestellungen lösen
- Die Kommunikation zwischen Kunden, Designern und internen Teammitgliedern koordinieren
- Projektunterlagen pflegen und digitale Dateien organisieren
- Neuen Kunden Onboarding-Materialien und Projektchecklisten senden
- Projektmanagementsysteme mit aktuellen Aufgaben und Fristen aktualisieren
- Regelmäßige Projektprüfungen durchführen
- Präsentationsmaterialien und Präsentationsunterlagen für Kunden erstellen und verteilen
- Besprechungsnotizen, Entscheidungen und Folgemaßnahmen dokumentieren
- Nachrichten zur Projektübergabe senden und an Einkaufsfristen sowie Meilensteine erinnern
- Kurze Anleitungsvideos für Kunden erstellen
- Kundenfragen beantworten und komplexe Anliegen bei Bedarf eskalieren
- Installationsanleitungen anhand genehmigter Vorlagen erstellen
- Ersatzanfragen und Alternativen für nicht verfügbare Produkte verwalten
- Änderungswünsche von Kunden prüfen, bevor sie an leitende Designer weitergeleitet werden
- Digitale Produktbibliotheken und interne Designressourcen pflegen
- Affiliate-Einkaufslinks und Online-Produktsammlungen aktualisieren
- Interne Dokumentation bei Prozessänderungen aktuell halten
- Designer und Projektteams laufend administrativ unterstützen
Anforderungen
- 1–3 Jahre Erfahrung als virtuelle Assistenz, Projektkoordinator, administrative Assistenz oder Operations-Koordinator
- Erfahrung in einem Innenarchitekturbüro, Architekturbüro oder einer Kreativagentur ist sehr wünschenswert
- Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, mehrere Projekte gleichzeitig zu bearbeiten
- Ausgeprägte Detailgenauigkeit bei Einkauf, Dokumentation und Bestellverfolgung
- Vertrautheit mit Einkaufsabläufen, Fachhändlern, Bestellungen, Lieferzeiten und US-amerikanischen Maßeinheiten
- Fähigkeit, selbstständig in einem schnelllebigen, wachsenden Unternehmen zu arbeiten
- Proaktive Arbeitsweise und Fähigkeit, ohne ständige Anleitung Lösungen zu erkennen
- Sicherheit im Befolgen strukturierter Prozesse sowie Bereitschaft, diese zu verbessern
- Sicherer Umgang mit Projektmanagement- und Dokumentationssystemen
- Sehr gute schriftliche und mündliche Englischkenntnisse
- Professionelles und souveränes Auftreten in der Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und internen Teams
- Teamorientiert, zuverlässig und auf ein herausragendes Kundenerlebnis fokussiert
- Schnelle Auffassungsgabe für neue Systeme
- Bereitschaft, sich an fortlaufend weiterentwickelnde Prozesse anzupassen
Zusatzleistungen
- Remote-Arbeit aus LATAM
- Vollzeitstelle mit Arbeitszeiten nach MST