Latino Legends ir personāla atlases platforma un personāla tehnoloģiju uzņēmums, kas savieno Latīņamerikas profesionāļus ar attālināta darba iespējām visā pasaulē. Tās talantu tirgus palīdz darba devējiem atrast un piesaistīt kandidātus dažādiem attālinātā darba amatiem un nozarēm, savukārt kandidātu portāls nodrošina profila pārvaldību, pieteikumu izsekošanu un reāllaika atjauninājumus visā atlases procesā.
Dizaina komandas administratīvais asistents (attālināts darbs, Amerikas Savienotās Valstis)
Administratīvais asistents, kas atbalsta iepirkumus, dokumentāciju un saziņu ar klientiem ASV dzīvojamo interjeru dizaina uzņēmumā. Šajā amatā tiek sniegts atbalsts dizaineriem visos aktīvo projektu posmos — no sākotnējās koncepcijas līdz uzstādīšanai.
Apraksts
- Pārvaldīt produktu iepirkumus aktīviem interjera dizaina projektiem
- Sekot iepirkumu budžetiem un plānot pasūtījumus, lai nepārsniegtu izdevumu limitus
- Uzraudzīt piegādātāju pasūtījumus, lai apstiprinātu savlaicīgu nosūtīšanu, piegādi un saņemšanu
- Organizēt steidzamas piegādes kopā ar uzstādītājiem, lai nodrošinātu projektu grafikus
- Uzturēt precīzu iepirkumu uzskaiti projektu pārvaldības programmatūrā
- Koordinēt darbu ar noliktavām saistībā ar piegādēm, bojātiem produktiem un krājumu atjauninājumiem
- Pirms uzstādīšanas sākuma apstiprināt, ka visi projekta produkti ir saņemti
- Risināt aizkavētu, trūkstošu vai bojātu pasūtījumu problēmas, organizējot aizvietošanu vai atkārtotus pasūtījumus
- Koordinēt saziņu starp klientiem, dizaineriem un iekšējās komandas locekļiem
- Uzturēt projektu dokumentāciju un kārtot digitālos failus
- Nosūtīt jaunajiem klientiem ievadmateriālus un projektu kontrolsarakstus
- Atjaunināt projektu pārvaldības sistēmas ar aktuālajiem uzdevumiem un termiņiem
- Regulāri veikt projektu auditus
- Izveidot un izplatīt klientu prezentāciju materiālus un prezentāciju pakotnes
- Pierakstīt sapulču piezīmes, lēmumus un turpmākās darbības
- Nosūtīt projekta nodošanas ziņojumus un atgādinājumus par iepirkumu termiņiem un svarīgākajiem posmiem
- Izveidot klientiem īsus mācību video
- Atbildēt uz klientu jautājumiem un vajadzības gadījumā eskalēt sarežģītus jautājumus
- Izveidot uzstādīšanas rokasgrāmatas, izmantojot apstiprinātus šablonus
- Pārvaldīt pieprasījumus par noliktavā vairs nepieejamu produktu aizvietošanu un izvēli
- Pārskatīt klientu izmaiņu pieprasījumus pirms to nodošanas vecākajiem dizaineriem
- Uzturēt digitālās produktu bibliotēkas un iekšējos dizaina resursus
- Atjaunināt partneru iepirkumu saites un tiešsaistes produktu kolekcijas
- Uzturēt iekšējo dokumentāciju aktuālu, procesiem mainoties
- Nodrošināt pastāvīgu administratīvo atbalstu dizaineriem un projektu komandām
Prasības
- 1–3 gadu pieredze virtuālā asistenta, projektu koordinatora, administratīvā asistenta vai operāciju koordinatora amatā
- Būtiski vēlama pieredze interjera dizaina uzņēmuma, arhitektūras biroja vai radošās aģentūras atbalstīšanā
- Ļoti organizēts un spēj vienlaikus vadīt vairākus projektus
- Spēcīga uzmanība detaļām iepirkumu, dokumentācijas un pasūtījumu izsekošanas procesā
- Zināšanas par iepirkumu procesiem, profesionālajiem piegādātājiem, pirkuma pasūtījumiem, piegādes termiņiem un ASV mērvienībām
- Spēj patstāvīgi strādāt strauji augošā un dinamiskā uzņēmumā
- Proaktīvs un spēj atrast risinājumus bez pastāvīgas vadības
- Jūtas ērti, ievērojot strukturētus procesus un palīdzot tos uzlabot
- Pārliecinoši izmanto projektu pārvaldības un dokumentācijas sistēmas
- Lieliskas rakstiskās un mutiskās angļu valodas komunikācijas prasmes
- Profesionāla un nevainojama saziņa ar klientiem, piegādātājiem un iekšējām komandām
- Sadarbības spēja, uzticamība un koncentrēšanās uz izcilas klientu pieredzes nodrošināšanu
- Ātri apgūst jaunas sistēmas
- Ērti pielāgojas procesu nepārtrauktai attīstībai
Priekšrocības
- Attālināts darbs no LATAM reģiona
- Pilnas slodzes darba grafiks atbilstoši MST laikam