设计团队行政助理（远程，美国）
为美国住宅室内设计公司提供采购、文档管理和客户沟通支持的行政助理。该职位协助设计师推进各项进行中的项目，从初始构思一直到安装完成。
描述
- 管理进行中的室内设计项目的产品采购
- 跟踪采购预算并安排订单，确保支出不超出限额
- 监控供应商订单，确认及时发货、配送和收货
- 与安装人员协调时间紧迫的配送，保障项目进度
- 在项目管理软件中准确维护采购记录
- 与仓库协调配送、产品损坏和库存更新事宜
- 在安装开始前确认所有项目产品均已到货
- 通过安排更换或重新订购，解决延迟、缺失或损坏的订单问题
- 协调客户、设计师和内部团队成员之间的沟通
- 维护项目记录并整理数字文件
- 向新客户发送入门资源和项目清单
- 使用当前任务和截止日期更新项目管理系统
- 定期开展项目审查
- 创建并分发客户演示材料和演示资料包
- 记录会议纪要、决策和后续行动
- 发送项目交接消息，并提醒采购截止日期和重要里程碑
- 为客户制作简短的教学视频
- 回答客户问题，并在需要时升级复杂问题
- 根据已批准的模板创建安装指南
- 管理缺货产品的替换请求和选品
- 审核客户的修改请求后，再转交高级设计师
- 维护数字产品库和内部设计资源
- 更新联盟采购链接和在线产品集合
- 随着流程变化及时更新内部文档
- 持续为设计师和项目团队提供行政支持
任职要求
- 具有1至3年的虚拟助理、项目协调员、行政助理或运营协调员工作经验
- 有支持室内设计公司、建筑事务所或创意机构的经验者优先
- 组织能力强，能够同时处理多个项目
- 在采购、文档管理和订单跟踪方面注重细节
- 熟悉采购流程、行业供应商、采购订单、交付周期和美国计量单位
- 能够在快速发展的企业中独立工作
- 积极主动，能够在无需持续指导的情况下发现解决方案
- 能够适应结构化流程，并协助改进流程
- 能够熟练使用项目管理和文档管理系统
- 具备出色的英语书面和口头沟通能力
- 与客户、供应商和内部团队沟通时专业得体
- 善于协作、值得信赖，并专注于提供卓越的客户体验
- 能够快速学习新系统
- 能够适应持续演变的流程
福利待遇
- 远程工作，工作地点为拉丁美洲
- 全职工作时间与山地标准时间（MST）对齐