Latino Legends adalah platform rekrutmen dan perusahaan teknologi SDM yang menghubungkan para profesional Amerika Latin dengan peluang kerja jarak jauh di seluruh dunia. Pasar talentanya membantu pemberi kerja mencari dan menempatkan kandidat untuk berbagai posisi dan industri jarak jauh, sementara portal kandidatnya mendukung pengelolaan profil, pelacakan lamaran, serta pembaruan waktu nyata selama proses perekrutan.
Asisten Administrasi Tim Desain (Jarak Jauh, Amerika Serikat)
Asisten Administrasi yang mendukung pembelian, dokumentasi, dan komunikasi klien untuk firma desain interior hunian di Amerika Serikat. Peran ini membantu desainer sepanjang proyek aktif, mulai dari konsep awal hingga instalasi.
Deskripsi
- Mengelola pembelian produk untuk proyek desain interior yang sedang berjalan
- Melacak anggaran pembelian dan menjadwalkan pesanan agar tetap dalam batas pengeluaran
- Memantau pesanan vendor untuk memastikan pengiriman, penerimaan, dan waktu kedatangan sesuai jadwal
- Mengatur pengiriman yang sensitif terhadap waktu bersama tenaga instalasi untuk menjaga jadwal proyek
- Menjaga keakuratan catatan pembelian dalam perangkat lunak manajemen proyek
- Berkoordinasi dengan gudang mengenai pengiriman, produk rusak, dan pembaruan inventaris
- Memastikan semua produk proyek telah tiba sebelum instalasi dimulai
- Menyelesaikan pesanan yang terlambat, hilang, atau rusak dengan mengatur penggantian atau pemesanan ulang
- Mengoordinasikan komunikasi antara klien, desainer, dan anggota tim internal
- Memelihara catatan proyek dan menata berkas digital
- Mengirimkan materi orientasi dan daftar periksa proyek kepada klien baru
- Memperbarui sistem manajemen proyek dengan tugas dan tenggat waktu terkini
- Melakukan audit proyek secara berkala
- Membuat dan mendistribusikan materi presentasi klien serta paket presentasi
- Mencatat notulen rapat, keputusan, dan tindakan tindak lanjut
- Mengirimkan pesan serah terima proyek serta pengingat tentang tenggat pembelian dan pencapaian penting
- Membuat video instruksional singkat untuk klien
- Menjawab pertanyaan klien dan meneruskan masalah kompleks jika diperlukan
- Membuat panduan instalasi dari templat yang telah disetujui
- Mengelola permintaan penggantian dan pilihan untuk produk yang kehabisan stok
- Meninjau permintaan revisi klien sebelum meneruskannya kepada desainer senior
- Memelihara pustaka produk digital dan sumber daya desain internal
- Memperbarui tautan pembelian afiliasi dan koleksi produk daring
- Menjaga dokumentasi internal tetap terkini saat proses berubah
- Memberikan bantuan administrasi berkelanjutan kepada desainer dan tim proyek
Persyaratan
- Pengalaman 1–3 tahun sebagai Asisten Virtual, Koordinator Proyek, Asisten Administrasi, atau Koordinator Operasional
- Pengalaman mendukung firma desain interior, praktik arsitektur, atau agensi kreatif sangat diutamakan
- Sangat terorganisasi dan mampu menangani beberapa proyek sekaligus
- Memiliki perhatian tinggi terhadap detail dalam pembelian, dokumentasi, dan pelacakan pesanan
- Memahami alur kerja pembelian, vendor perdagangan, pesanan pembelian, waktu tunggu, dan satuan pengukuran Amerika Serikat
- Mampu bekerja secara mandiri dalam bisnis yang berkembang dan bergerak cepat
- Proaktif dan mampu mengidentifikasi solusi tanpa arahan terus-menerus
- Nyaman mengikuti proses terstruktur sekaligus membantu menyempurnakannya
- Percaya diri menggunakan sistem manajemen proyek dan dokumentasi
- Memiliki kemampuan komunikasi bahasa Inggris tertulis dan lisan yang sangat baik
- Profesional dan berpenampilan rapi saat berkomunikasi dengan klien, vendor, dan tim internal
- Kolaboratif, dapat diandalkan, dan berfokus memberikan pengalaman klien yang luar biasa
- Cepat mempelajari sistem baru
- Nyaman beradaptasi saat proses terus berkembang
Tunjangan
- Bekerja jarak jauh dari LATAM
- Jadwal penuh waktu yang mengikuti jam MST