
デザインチーム事務アシスタント(リモート、米国)
米国の住宅インテリアデザイン会社で、購買、書類管理、顧客対応を支援する事務アシスタントです。進行中のプロジェクトで、初期コンセプトから施工までデザイナーをサポートします。
仕事内容
- 進行中のインテリアデザインプロジェクトにおける製品購買を管理する
- 購買予算を追跡し、支出上限内に収まるよう注文を手配する
- サプライヤーの注文を監視し、適時の出荷、配送、受領を確認する
- プロジェクトのスケジュールを守るため、施工業者と納期の厳しい配送を調整する
- プロジェクト管理ソフトウェアで購買記録を正確に管理する
- 配送、破損品、在庫更新について倉庫と調整する
- 施工開始前に、プロジェクトで使用するすべての製品が到着していることを確認する
- 交換品の手配や再注文により、遅延、紛失、破損した注文を解決する
- 顧客、デザイナー、社内チームメンバー間のコミュニケーションを調整する
- プロジェクト記録を管理し、デジタルファイルを整理する
- 新規顧客にオンボーディング資料とプロジェクトチェックリストを送付する
- 現在のタスクと期限を反映してプロジェクト管理システムを更新する
- 定期的にプロジェクト監査を実施する
- 顧客向けプレゼンテーション資料と資料パッケージを作成・配布する
- 会議の議事録、決定事項、フォローアップ項目を記録する
- プロジェクトの引き継ぎメッセージを送り、購買期限と重要なマイルストーンをリマインドする
- 顧客向けの短い操作説明動画を作成する
- 顧客からの質問に回答し、必要に応じて複雑な問題をエスカレーションする
- 承認済みのテンプレートから施工ガイドを作成する
- 在庫切れ製品の交換依頼と代替商品の選定を管理する
- 顧客の修正依頼を確認してからシニアデザイナーに引き継ぐ
- デジタル製品ライブラリと社内デザインリソースを管理する
- アフィリエイト購入リンクとオンライン製品コレクションを更新する
- プロセスの変更に応じて社内文書を最新の状態に保つ
- デザイナーとプロジェクトチームに継続的な事務サポートを提供する
応募要件
- バーチャルアシスタント、プロジェクトコーディネーター、事務アシスタント、またはオペレーションコーディネーターとして1~3年の経験があること
- インテリアデザイン会社、建築事務所、またはクリエイティブエージェンシーを支援した経験があれば尚可
- 高い整理能力があり、複数のプロジェクトを同時に処理できること
- 購買、書類管理、注文追跡において細部に注意を払えること
- 購買フロー、取引先サプライヤー、発注書、リードタイム、米国の計量単位に関する知識があること
- 急成長する環境で自律的に働けること
- 主体的に行動し、常時指示を受けなくても解決策を見つけられること
- 構造化されたプロセスに従いながら、その改善にも貢献できること
- プロジェクト管理および文書管理システムを自信を持って使用できること
- 英語で優れた文章力と会話力があること
- 顧客、サプライヤー、社内チームとのコミュニケーションで、プロフェッショナルかつ洗練された対応ができること
- 協調性と信頼性があり、卓越した顧客体験の提供を重視すること
- 新しいシステムを素早く習得できること
- 継続的に進化するプロセスに柔軟に適応できること
福利厚生
- ラテンアメリカからのリモート勤務
- 山岳部標準時(MST)に合わせたフルタイム勤務









