Latino Legends е платформа за подбор на персонал и технологична компания в областта на човешките ресурси, която свързва професионалисти от Латинска Америка с възможности за дистанционна работа по целия свят. Нейният пазар за таланти помага на работодателите да намират и назначават кандидати за дистанционни позиции в различни индустрии, а порталът за кандидати поддържа управление на профила, проследяване на кандидатури и актуализации в реално време през целия процес на подбор.
Административен асистент на дизайнерския екип (дистанционна работа, Съединени щати)
Административен асистент, който подпомага покупките, документацията и комуникацията с клиенти за американска фирма за жилищен интериорен дизайн. Ролята подпомага дизайнерите по време на активни проекти — от първоначалната концепция до монтажа.
Описание
- Управление на покупките на продукти за активни проекти за интериорен дизайн
- Проследяване на бюджетите за покупки и планиране на поръчките, така че да останат в рамките на разходните ограничения
- Наблюдение на поръчките към доставчици за потвърждаване на навременното изпращане, доставяне и получаване
- Организиране на чувствителни към сроковете доставки с монтажниците за спазване на графиците на проектите
- Поддържане на точни записи за покупките в софтуера за управление на проекти
- Координиране със складовете относно доставки, повредени продукти и актуализации на наличностите
- Потвърждаване, че всички продукти за проекта са пристигнали преди началото на монтажа
- Разрешаване на забавени, липсващи или повредени поръчки чрез организиране на замени или повторни поръчки
- Координиране на комуникацията между клиенти, дизайнери и членове на вътрешния екип
- Поддържане на проектните записи и организиране на цифровите файлове
- Изпращане на въвеждащи ресурси и контролни списъци за проекта на нови клиенти
- Актуализиране на системите за управление на проекти с текущите задачи и срокове
- Извършване на редовни одити на проектите
- Създаване и разпространяване на презентационни материали и презентационни пакети за клиенти
- Записване на бележки от срещи, решения и последващи действия
- Изпращане на съобщения за предаване на проекта и напомняния за сроковете и ключовите етапи на покупките
- Създаване на кратки обучителни видеоклипове за клиенти
- Отговаряне на въпроси от клиенти и ескалиране на сложни въпроси при необходимост
- Създаване на ръководства за монтаж от одобрени шаблони
- Управление на исканията за замяна и избора на заместители за продукти, които не са налични
- Преглеждане на исканията на клиентите за промени, преди да бъдат насочени към старши дизайнери
- Поддържане на цифрови библиотеки с продукти и вътрешни дизайнерски ресурси
- Актуализиране на партньорски връзки за покупки и онлайн колекции от продукти
- Поддържане на вътрешната документация актуална при промени в процесите
- Осигуряване на постоянна административна подкрепа на дизайнерите и проектните екипи
Изисквания
- 1–3 години опит като виртуален асистент, координатор на проекти, административен асистент или оперативен координатор
- Опитът в подпомагане на фирма за интериорен дизайн, архитектурна практика или творческа агенция е силно предпочитан
- Отлична организираност и способност за едновременно управление на множество проекти
- Силно внимание към детайлите при покупки, документация и проследяване на поръчки
- Познаване на процесите за покупки, търговските доставчици, поръчките за покупка, сроковете за изпълнение и американските мерни единици
- Способност за самостоятелна работа в бързо развиващ се бизнес
- Проактивност и способност за намиране на решения без постоянно насочване
- Удобство при следване на структурирани процеси и подпомагане на тяхното подобряване
- Уверено използване на системи за управление на проекти и документация
- Отлични писмени и устни комуникационни умения на английски език
- Професионална и представителна комуникация с клиенти, доставчици и вътрешни екипи
- Умение за работа в екип, надеждност и фокус върху изключителното клиентско изживяване
- Бързо усвояване на нови системи
- Готовност за адаптиране към непрекъснатото развитие на процесите
Придобивки
- Дистанционна работа от Латинска Америка
- Работа на пълен работен ден с график, съобразен с часовете по MST