Latino Legends es una plataforma de contratación y una empresa de tecnología de recursos humanos que conecta a profesionales latinoamericanos con oportunidades de trabajo remoto en todo el mundo. Su mercado de talento ayuda a los empleadores a buscar y contratar candidatos para puestos remotos en distintos sectores, mientras que su portal para candidatos permite gestionar perfiles, hacer seguimiento de solicitudes y recibir actualizaciones en tiempo real durante todo el proceso de contratación.
Asistente administrativo del equipo de diseño (remoto, Estados Unidos)
Asistente administrativo que brinda apoyo en compras, documentación y comunicación con clientes para una firma estadounidense de diseño de interiores residenciales. El puesto ayuda a los diseñadores durante todo el desarrollo de los proyectos, desde el concepto inicial hasta la instalación.
Descripción
- Gestionar la compra de productos para proyectos activos de diseño de interiores
- Controlar los presupuestos de compras y programar pedidos para mantenerse dentro de los límites de gasto
- Supervisar los pedidos a proveedores para confirmar el envío, la entrega y la recepción oportunos
- Coordinar entregas urgentes con los instaladores para proteger los cronogramas de los proyectos
- Mantener actualizados los registros de compras en el software de gestión de proyectos
- Coordinar con los almacenes las entregas, los productos dañados y las actualizaciones de inventario
- Confirmar que todos los productos del proyecto hayan llegado antes de comenzar la instalación
- Resolver pedidos retrasados, faltantes o dañados coordinando reemplazos o nuevos pedidos
- Coordinar la comunicación entre clientes, diseñadores y miembros del equipo interno
- Mantener los registros de los proyectos y organizar los archivos digitales
- Enviar recursos de incorporación y listas de verificación del proyecto a los nuevos clientes
- Actualizar los sistemas de gestión de proyectos con las tareas y fechas límite vigentes
- Realizar auditorías periódicas de los proyectos
- Crear y distribuir materiales de presentación para clientes y paquetes de presentación
- Registrar las notas de las reuniones, las decisiones y las acciones de seguimiento
- Enviar mensajes de traspaso del proyecto y recordatorios sobre las fechas límite y los hitos de compras
- Producir videos instructivos breves para los clientes
- Responder las preguntas de los clientes y escalar los problemas complejos cuando sea necesario
- Crear guías de instalación a partir de plantillas aprobadas
- Gestionar las solicitudes de reemplazo y las selecciones de productos agotados
- Revisar las solicitudes de cambios de los clientes antes de derivarlas a los diseñadores sénior
- Mantener las bibliotecas digitales de productos y los recursos internos de diseño
- Actualizar los enlaces de compras de afiliados y las colecciones de productos en línea
- Mantener actualizada la documentación interna a medida que cambian los procesos
- Brindar asistencia administrativa continua a los diseñadores y equipos de proyectos
Requisitos
- 1 a 3 años de experiencia como asistente virtual, coordinador de proyectos, asistente administrativo o coordinador de operaciones
- Se valora especialmente la experiencia apoyando a una firma de diseño de interiores, un estudio de arquitectura o una agencia creativa
- Muy organizado, con capacidad para gestionar varios proyectos a la vez
- Gran atención al detalle en compras, documentación y seguimiento de pedidos
- Familiaridad con procesos de compras, proveedores comerciales, órdenes de compra, plazos de entrega y medidas estadounidenses
- Capacidad para trabajar de forma independiente en una empresa dinámica y en crecimiento
- Actitud proactiva y capacidad para identificar soluciones sin recibir instrucciones constantes
- Comodidad para seguir procesos estructurados y ayudar a mejorarlos
- Seguridad en el uso de sistemas de gestión de proyectos y documentación
- Excelentes habilidades de comunicación escrita y oral en inglés
- Comunicación profesional y cuidada con clientes, proveedores y equipos internos
- Colaborativo, confiable y enfocado en ofrecer una experiencia excepcional al cliente
- Aprendizaje rápido de nuevos sistemas
- Comodidad para adaptarse mientras los procesos continúan evolucionando
Beneficios
- Trabajo remoto desde LATAM
- Jornada de tiempo completo alineada con el horario MST