設計團隊行政助理（遠端，美國）
為美國住宅室內設計公司提供採購、文件管理和客戶溝通支援的行政助理。此職位協助設計師推進進行中的專案，從初始構思一直到安裝完成。
說明
- 管理進行中室內設計專案的產品採購
- 追蹤採購預算並安排訂單，確保支出不超出限額
- 監控供應商訂單，確認及時出貨、配送和收貨
- 與安裝人員協調有時效性的配送，保障專案進度
- 在專案管理軟體中準確維護採購紀錄
- 與倉庫協調配送、產品損壞和庫存更新事宜
- 在安裝開始前確認所有專案產品均已到貨
- 透過安排更換或重新訂購，解決延遲、遺失或損壞的訂單問題
- 協調客戶、設計師和內部團隊成員之間的溝通
- 維護專案紀錄並整理數位檔案
- 向新客戶傳送入門資源和專案清單
- 使用目前的任務和截止日期更新專案管理系統
- 定期進行專案稽核
- 建立並分發客戶簡報材料和簡報資料包
- 記錄會議紀要、決策和後續行動
- 傳送專案交接訊息，並提醒採購截止日期和重要里程碑
- 為客戶製作簡短的教學影片
- 回答客戶問題，並在需要時升級複雜問題
- 根據已核准的範本建立安裝指南
- 管理缺貨產品的替換請求和選品
- 審查客戶的修改請求後，再轉交資深設計師
- 維護數位產品庫和內部設計資源
- 更新聯盟採購連結和線上產品集合
- 隨流程變化及時更新內部文件
- 持續為設計師和專案團隊提供行政支援
職位要求
- 具有1至3年的虛擬助理、專案協調員、行政助理或營運協調員工作經驗
- 有支援室內設計公司、建築事務所或創意機構的經驗者優先
- 組織能力強，能夠同時處理多個專案
- 在採購、文件管理和訂單追蹤方面注重細節
- 熟悉採購流程、業界供應商、採購訂單、交貨期和美國度量衡
- 能夠在快速成長的企業中獨立工作
- 積極主動，能夠在不需持續指導的情況下找出解決方案
- 能夠適應結構化流程，並協助改善流程
- 能夠熟練使用專案管理和文件管理系統
- 具備出色的英語書面和口頭溝通能力
- 與客戶、供應商和內部團隊溝通時專業得體
- 善於協作、值得信賴，並專注於提供卓越的客戶體驗
- 能夠快速學習新系統
- 能夠適應持續演變的流程
福利待遇
- 遠端工作，工作地點為拉丁美洲
- 全職工作時間與山地標準時間（MST）對齊