디자인 팀 행정 보조（원격, 미국）
미국 주거 인테리어 디자인 회사에서 구매, 문서 관리 및 고객 커뮤니케이션을 지원하는 행정 보조 직무입니다. 초기 콘셉트부터 설치까지 진행 중인 프로젝트 전반에서 디자이너를 지원합니다.
설명
- 진행 중인 인테리어 디자인 프로젝트의 제품 구매를 관리합니다
- 구매 예산을 추적하고 지출 한도 내에서 주문 일정을 조정합니다
- 공급업체 주문을 모니터링하여 적시 배송, 배달 및 수령을 확인합니다
- 프로젝트 일정을 지키기 위해 설치 담당자와 긴급 배송을 조정합니다
- 프로젝트 관리 소프트웨어에서 구매 기록을 정확하게 관리합니다
- 배송, 파손 제품 및 재고 업데이트와 관련해 창고와 조율합니다
- 설치 시작 전에 프로젝트에 필요한 모든 제품이 도착했는지 확인합니다
- 교체 또는 재주문을 진행하여 지연되거나 누락되거나 파손된 주문을 해결합니다
- 고객, 디자이너 및 내부 팀원 간의 커뮤니케이션을 조정합니다
- 프로젝트 기록을 관리하고 디지털 파일을 정리합니다
- 신규 고객에게 온보딩 자료와 프로젝트 체크리스트를 보냅니다
- 현재 작업과 마감일을 반영하여 프로젝트 관리 시스템을 업데이트합니다
- 정기적으로 프로젝트 감사를 수행합니다
- 고객 프레젠테이션 자료와 프레젠테이션 패키지를 제작하고 배포합니다
- 회의록, 결정 사항 및 후속 조치를 기록합니다
- 프로젝트 인수인계 메시지를 보내고 구매 마감일과 주요 마일스톤을 안내합니다
- 고객을 위한 짧은 안내 영상을 제작합니다
- 고객 질문에 답변하고 필요할 경우 복잡한 문제를 상급 담당자에게 전달합니다
- 승인된 템플릿으로 설치 가이드를 작성합니다
- 재고가 없는 제품의 교체 요청과 대체 제품 선정을 관리합니다
- 고객 수정 요청을 검토한 후 시니어 디자이너에게 전달합니다
- 디지털 제품 라이브러리와 내부 디자인 리소스를 관리합니다
- 제휴 구매 링크와 온라인 제품 컬렉션을 업데이트합니다
- 프로세스가 변경될 때 내부 문서를 최신 상태로 유지합니다
- 디자이너와 프로젝트 팀에 지속적인 행정 지원을 제공합니다
지원 자격
- 가상 비서, 프로젝트 코디네이터, 행정 보조 또는 운영 코디네이터로 1~3년의 경력이 있어야 합니다
- 인테리어 디자인 회사, 건축 사무소 또는 크리에이티브 에이전시를 지원한 경험이 있으면 우대합니다
- 조직력이 뛰어나고 여러 프로젝트를 동시에 처리할 수 있어야 합니다
- 구매, 문서 관리 및 주문 추적에서 세부 사항에 주의를 기울여야 합니다
- 구매 업무 흐름, 거래 공급업체, 구매 주문서, 리드 타임 및 미국식 측정 단위에 익숙해야 합니다
- 빠르게 성장하는 업무 환경에서 독립적으로 일할 수 있어야 합니다
- 주도적으로 행동하고 지속적인 지시 없이도 해결책을 찾을 수 있어야 합니다
- 체계적인 프로세스를 따르는 동시에 개선에도 기여할 수 있어야 합니다
- 프로젝트 관리 및 문서 관리 시스템을 능숙하게 사용할 수 있어야 합니다
- 영어로 뛰어난 문서 및 구두 커뮤니케이션 능력이 있어야 합니다
- 고객, 공급업체 및 내부 팀과 소통할 때 전문적이고 세련된 태도를 유지해야 합니다
- 협업 능력과 신뢰성이 높고 뛰어난 고객 경험 제공에 집중해야 합니다
- 새로운 시스템을 빠르게 학습할 수 있어야 합니다
- 계속 변화하는 프로세스에 유연하게 적응할 수 있어야 합니다
복리후생
- 라틴아메리카에서 원격 근무
- MST 시간대에 맞춘 풀타임 일정