Latino Legends là một nền tảng tuyển dụng và công ty công nghệ nhân sự kết nối các chuyên gia Mỹ Latinh với những cơ hội làm việc từ xa trên toàn thế giới. Thị trường nhân tài của công ty giúp nhà tuyển dụng tìm kiếm và bố trí ứng viên cho các vị trí và ngành nghề làm việc từ xa, trong khi cổng thông tin dành cho ứng viên hỗ trợ quản lý hồ sơ, theo dõi đơn ứng tuyển và nhận cập nhật theo thời gian thực trong suốt quá trình tuyển dụng.
Trợ lý hành chính cho đội ngũ thiết kế (Làm việc từ xa, Hoa Kỳ)
Trợ lý hành chính hỗ trợ việc mua sắm, lập tài liệu và giao tiếp với khách hàng cho một công ty thiết kế nội thất nhà ở tại Hoa Kỳ. Vị trí này hỗ trợ các nhà thiết kế trong suốt dự án, từ ý tưởng ban đầu đến khi lắp đặt.
Hoa Kỳ1.200 $ – 1.700 $ / tháng
Từ xaToàn thời gianSơ cấpKhông yêu cầu bằng cấpNgôn Ngữ Bắt Buộc: Tiếng AnhTrợ lý hành chínhMô tả
- Quản lý việc mua sắm sản phẩm cho các dự án thiết kế nội thất đang triển khai
- Theo dõi ngân sách mua sắm và lên lịch đặt hàng để duy trì trong giới hạn chi tiêu
- Theo dõi đơn hàng của nhà cung cấp để xác nhận việc giao hàng, vận chuyển và nhận hàng đúng hạn
- Sắp xếp các chuyến giao hàng cần xử lý gấp với đơn vị lắp đặt để bảo đảm tiến độ dự án
- Duy trì hồ sơ mua sắm chính xác trong phần mềm quản lý dự án
- Phối hợp với kho về việc giao hàng, sản phẩm bị hư hỏng và cập nhật tồn kho
- Xác nhận tất cả sản phẩm của dự án đã được giao trước khi bắt đầu lắp đặt
- Xử lý các đơn hàng bị chậm, thất lạc hoặc hư hỏng bằng cách sắp xếp đổi hàng hoặc đặt lại
- Điều phối trao đổi giữa khách hàng, nhà thiết kế và các thành viên trong nhóm nội bộ
- Duy trì hồ sơ dự án và sắp xếp các tệp kỹ thuật số
- Gửi tài liệu hướng dẫn bắt đầu và danh sách kiểm tra dự án cho khách hàng mới
- Cập nhật các hệ thống quản lý dự án với nhiệm vụ và thời hạn hiện tại
- Thực hiện kiểm tra dự án định kỳ
- Tạo và phân phối tài liệu trình bày cho khách hàng và các bộ tài liệu thuyết trình
- Ghi chép nội dung cuộc họp, quyết định và các hành động cần thực hiện tiếp theo
- Gửi tin nhắn bàn giao dự án và lời nhắc về thời hạn mua sắm cũng như các mốc quan trọng
- Sản xuất các video hướng dẫn ngắn cho khách hàng
- Trả lời câu hỏi của khách hàng và chuyển các vấn đề phức tạp lên cấp phù hợp khi cần
- Tạo hướng dẫn lắp đặt từ các mẫu đã được phê duyệt
- Quản lý yêu cầu thay thế và lựa chọn sản phẩm hết hàng
- Xem xét yêu cầu chỉnh sửa của khách hàng trước khi chuyển cho các nhà thiết kế cấp cao
- Duy trì thư viện sản phẩm kỹ thuật số và các nguồn tài nguyên thiết kế nội bộ
- Cập nhật liên kết mua hàng liên kết và bộ sưu tập sản phẩm trực tuyến
- Duy trì tài liệu nội bộ luôn cập nhật khi quy trình thay đổi
- Liên tục hỗ trợ hành chính cho các nhà thiết kế và nhóm dự án
Yêu cầu
- Có 1–3 năm kinh nghiệm làm Trợ lý ảo, Điều phối viên dự án, Trợ lý hành chính hoặc Điều phối viên vận hành
- Ưu tiên mạnh ứng viên có kinh nghiệm hỗ trợ công ty thiết kế nội thất, đơn vị kiến trúc hoặc công ty sáng tạo
- Có tổ chức tốt và khả năng xử lý nhiều dự án cùng lúc
- Chú ý cao đến chi tiết trong việc mua sắm, lập tài liệu và theo dõi đơn hàng
- Quen thuộc với quy trình mua sắm, nhà cung cấp thương mại, đơn đặt hàng, thời gian giao hàng và hệ đo lường của Hoa Kỳ
- Có khả năng làm việc độc lập trong môi trường kinh doanh phát triển nhanh
- Chủ động và có khả năng xác định giải pháp mà không cần chỉ đạo thường xuyên
- Thoải mái tuân thủ các quy trình có cấu trúc đồng thời góp phần cải thiện chúng
- Tự tin sử dụng các hệ thống quản lý dự án và lập tài liệu
- Kỹ năng giao tiếp tiếng Anh viết và nói xuất sắc
- Giao tiếp chuyên nghiệp và chỉn chu với khách hàng, nhà cung cấp và các nhóm nội bộ
- Có tinh thần hợp tác, đáng tin cậy và tập trung mang đến trải nghiệm khách hàng xuất sắc
- Nhanh chóng học các hệ thống mới
- Thoải mái thích ứng khi các quy trình tiếp tục phát triển
Phúc lợi
- Làm việc từ xa tại khu vực Mỹ Latinh
- Lịch làm việc toàn thời gian theo giờ MST