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Assistant administratif de l'équipe de design (télétravail, États-Unis)
Assistant administratif chargé des achats, de la documentation et de la communication avec les clients pour une entreprise américaine de design d'intérieur résidentiel. Le poste accompagne les designers tout au long des projets actifs, du concept initial à l'installation.
Description
- Gérer l'achat de produits pour les projets actifs de design d'intérieur
- Suivre les budgets d'achat et planifier les commandes afin de respecter les limites de dépenses
- Suivre les commandes des fournisseurs pour confirmer l'expédition, la livraison et la réception dans les délais
- Organiser les livraisons urgentes avec les installateurs afin de préserver les calendriers des projets
- Tenir à jour les registres d'achat dans le logiciel de gestion de projets
- Coordonner avec les entrepôts les livraisons, les produits endommagés et les mises à jour des stocks
- Confirmer que tous les produits du projet sont arrivés avant le début de l'installation
- Résoudre les problèmes de commandes retardées, manquantes ou endommagées en organisant des remplacements ou de nouvelles commandes
- Coordonner la communication entre les clients, les designers et les membres de l'équipe interne
- Tenir les dossiers des projets à jour et organiser les fichiers numériques
- Envoyer les ressources d'intégration et les listes de contrôle du projet aux nouveaux clients
- Mettre à jour les systèmes de gestion de projets avec les tâches et les échéances actuelles
- Réaliser régulièrement des audits de projets
- Créer et distribuer des supports et des dossiers de présentation destinés aux clients
- Consigner les notes de réunion, les décisions et les actions de suivi
- Envoyer les messages de passation de projet et les rappels concernant les échéances et les étapes clés des achats
- Produire de courtes vidéos explicatives pour les clients
- Répondre aux questions des clients et transmettre les problèmes complexes si nécessaire
- Créer des guides d'installation à partir de modèles approuvés
- Gérer les demandes de remplacement et les choix de produits en rupture de stock
- Examiner les demandes de modification des clients avant de les transmettre aux designers seniors
- Tenir à jour les bibliothèques numériques de produits et les ressources internes de design
- Mettre à jour les liens d'achat affiliés et les collections de produits en ligne
- Maintenir la documentation interne à jour à mesure que les processus évoluent
- Fournir une assistance administrative continue aux designers et aux équipes de projet
Exigences
- 1 à 3 ans d'expérience en tant qu'assistant virtuel, coordinateur de projet, assistant administratif ou coordinateur des opérations
- Une expérience auprès d'une entreprise de design d'intérieur, d'un cabinet d'architecture ou d'une agence créative est vivement souhaitée
- Très organisé, avec la capacité de gérer plusieurs projets simultanément
- Grande attention aux détails dans les achats, la documentation et le suivi des commandes
- Bonne connaissance des processus d'achat, des fournisseurs professionnels, des bons de commande, des délais d'approvisionnement et des mesures américaines
- Capacité à travailler de manière autonome dans une entreprise dynamique et en pleine croissance
- Esprit d'initiative et capacité à trouver des solutions sans directives constantes
- À l'aise avec le respect de processus structurés tout en contribuant à leur amélioration
- À l'aise avec les systèmes de gestion de projets et de documentation
- Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais
- Communication professionnelle et soignée avec les clients, les fournisseurs et les équipes internes
- Esprit collaboratif, fiabilité et souci d'offrir une expérience client exceptionnelle
- Capacité à apprendre rapidement de nouveaux systèmes
- À l'aise pour s'adapter à mesure que les processus continuent d'évoluer
Avantages
- Télétravail depuis l'Amérique latine
- Temps plein selon les horaires MST
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