Latino Legends
Latino Legends
1 – 10 Medewerkers
HR-technologieWerving
Latino Legends is een recruitmentplatform en HR-technologiebedrijf dat professionals uit Latijns-Amerika verbindt met mogelijkheden voor werken op afstand wereldwijd. De talentmarktplaats helpt werkgevers kandidaten te vinden en te plaatsen voor functies op afstand in uiteenlopende sectoren. Via het kandidatenportaal kunnen gebruikers hun profiel beheren, sollicitaties volgen en tijdens het volledige wervingsproces realtime updates ontvangen.

Administratief Assistent voor het Designteam (op afstand, Verenigde Staten)

Administratieve ondersteuning voor inkoop, documentatie en klantcommunicatie bij een Amerikaans bedrijf voor residentieel interieurontwerp. In deze functie ondersteun je ontwerpers tijdens actieve projecten, van het eerste concept tot en met de installatie.

Beschrijving

  • De inkoop van producten voor lopende interieurontwerpprojecten beheren
  • Inkoopbudgetten bijhouden en bestellingen plannen zodat deze binnen de budgetgrenzen blijven
  • Leveranciersbestellingen volgen om tijdige verzending, levering en ontvangst te bevestigen
  • Tijdkritische leveringen met installateurs regelen om projectplanningen te bewaken
  • Inkoopgegevens nauwkeurig bijhouden in projectmanagementsoftware
  • Met magazijnen afstemmen over leveringen, beschadigde producten en voorraadupdates
  • Bevestigen dat alle projectproducten zijn aangekomen voordat de installatie begint
  • Vertraagde, ontbrekende of beschadigde bestellingen oplossen door vervangingen of herbestellingen te regelen
  • De communicatie tussen klanten, ontwerpers en interne teamleden coördineren
  • Projectgegevens bijhouden en digitale bestanden organiseren
  • Onboardingmateriaal en projectchecklists naar nieuwe klanten sturen
  • Projectmanagementsystemen bijwerken met actuele taken en deadlines
  • Regelmatige projectcontroles uitvoeren
  • Presentatiemateriaal en presentatiepakketten voor klanten maken en verspreiden
  • Notulen, besluiten en vervolgacties vastleggen
  • Berichten over de projectoverdracht sturen en herinneren aan inkoopdeadlines en mijlpalen
  • Korte instructievideo's voor klanten maken
  • Vragen van klanten beantwoorden en complexe kwesties indien nodig escaleren
  • Installatiehandleidingen maken op basis van goedgekeurde sjablonen
  • Vervangingsverzoeken en alternatieven voor niet-beschikbare producten beheren
  • Revisieverzoeken van klanten beoordelen voordat deze naar senior ontwerpers worden doorgestuurd
  • Digitale productbibliotheken en interne designbronnen onderhouden
  • Affiliate-inkooplinks en online productcollecties bijwerken
  • Interne documentatie actueel houden wanneer processen veranderen
  • Ontwerpers en projectteams doorlopend administratief ondersteunen

Vereisten

  • 1–3 jaar ervaring als virtueel assistent, projectcoördinator, administratief assistent of operationscoördinator
  • Ervaring bij een interieurontwerpbureau, architectenbureau of creatief agentschap strekt sterk tot aanbeveling
  • Zeer georganiseerd en in staat om meerdere projecten tegelijk te beheren
  • Sterk oog voor detail bij inkoop, documentatie en het volgen van bestellingen
  • Vertrouwd met inkoopprocessen, vakleveranciers, inkooporders, levertijden en Amerikaanse maateenheden
  • In staat om zelfstandig te werken in een snelgroeiend bedrijf met een hoog werktempo
  • Proactief en in staat om oplossingen te signaleren zonder voortdurende aansturing
  • Comfortabel met het volgen van gestructureerde processen en het helpen verbeteren daarvan
  • Zelfverzekerd in het gebruik van projectmanagement- en documentatiesystemen
  • Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden in het Engels
  • Professioneel en verzorgd in de communicatie met klanten, leveranciers en interne teams
  • Samenwerkingsgericht, betrouwbaar en gefocust op een uitzonderlijke klantervaring
  • Leert nieuwe systemen snel
  • Comfortabel met het aanpassen aan processen die zich blijven ontwikkelen

Voordelen

  • Op afstand werken vanuit LATAM
  • Fulltime werkrooster afgestemd op MST-tijden

Gerelateerde vacatures