Latino Legends je zaposlitvena platforma in tehnološko podjetje na področju kadrovskih rešitev, ki strokovnjake iz Latinske Amerike povezuje z možnostmi dela na daljavo po vsem svetu. Njena tržnica talentov delodajalcem pomaga iskati in nameščati kandidate na oddaljena delovna mesta v različnih panogah, portal za kandidate pa podpira upravljanje profila, spremljanje prijav in sprotne posodobitve skozi celoten zaposlitveni proces.
Administrativni asistent oblikovalske ekipe (delo na daljavo, Združene države Amerike)
Administrativni asistent podpira nabavo, dokumentacijo in komunikacijo s strankami za ameriško podjetje za oblikovanje stanovanjskih interierjev. Vloga pomaga oblikovalcem pri aktivnih projektih od začetnega koncepta do montaže.
Opis
- Upravljati nabavo izdelkov za aktivne projekte notranjega oblikovanja
- Spremljati nabavne proračune in razporejati naročila tako, da ostanejo znotraj omejitev porabe
- Spremljati naročila pri dobaviteljih ter potrjevati pravočasno odpošiljanje, dostavo in prejem
- Usklajevati časovno občutljive dostave z monterji za zaščito projektnih rokov
- Vzdrževati točne nabavne evidence v programski opremi za vodenje projektov
- Usklajevati se s skladišči glede dostav, poškodovanih izdelkov in posodobitev zalog
- Potrditi, da so vsi izdelki za projekt prispeli pred začetkom montaže
- Reševati zamujena, manjkajoča ali poškodovana naročila z organiziranjem zamenjav ali ponovnih naročil
- Usklajevati komunikacijo med strankami, oblikovalci in člani interne ekipe
- Vzdrževati projektne evidence in urejati digitalne datoteke
- Novim strankam pošiljati uvodna gradiva in kontrolne sezname projektov
- Posodabljati sisteme za vodenje projektov z aktualnimi nalogami in roki
- Izvajati redne revizije projektov
- Ustvarjati in distribuirati predstavitvena gradiva za stranke ter predstavitvene pakete
- Beležiti zapiske s sestankov, odločitve in nadaljnje ukrepe
- Pošiljati sporočila o predaji projekta ter opomnike o nabavnih rokih in mejnikih
- Izdelovati kratke izobraževalne videoposnetke za stranke
- Odgovarjati na vprašanja strank in po potrebi predajati zapletena vprašanja naprej
- Ustvarjati montažna navodila iz odobrenih predlog
- Upravljati zahtevke za zamenjavo in izbiro nadomestkov za izdelke, ki niso na zalogi
- Pregledovati zahtevke strank za spremembe, preden jih posredujete višjim oblikovalcem
- Vzdrževati digitalne knjižnice izdelkov in interne oblikovalske vire
- Posodabljati partnerske povezave za nabavo in spletne zbirke izdelkov
- Skrbeti, da je interna dokumentacija ob spremembah procesov vedno aktualna
- Zagotavljati stalno administrativno podporo oblikovalcem in projektnim ekipam
Zahteve
- 1–3 leta izkušenj kot virtualni asistent, projektni koordinator, administrativni asistent ali operativni koordinator
- Izkušnje s podporo podjetju za notranje oblikovanje, arhitekturnemu biroju ali kreativni agenciji so zelo zaželene
- Zelo dobra organiziranost in sposobnost hkratnega obvladovanja več projektov
- Izostren občutek za podrobnosti pri nabavi, dokumentaciji in spremljanju naročil
- Poznavanje nabavnih postopkov, poslovnih dobaviteljev, naročilnic, dobavnih rokov in ameriških merskih enot
- Sposobnost samostojnega dela v hitro rastočem podjetju
- Proaktivnost in sposobnost iskanja rešitev brez stalnih navodil
- Pripravljenost slediti strukturiranim procesom in pomagati pri njihovem izboljševanju
- Zanesljiva uporaba sistemov za vodenje projektov in dokumentacije
- Odlične pisne in govorne komunikacijske sposobnosti v angleščini
- Profesionalna in urejena komunikacija s strankami, dobavitelji in internimi ekipami
- Sodelovalnost, zanesljivost in osredotočenost na zagotavljanje izjemne izkušnje strank
- Hitro usvajanje novih sistemov
- Prilagodljivost ob nenehnem razvoju procesov
Ugodnosti
- Delo na daljavo iz Latinske Amerike
- Polni delovni čas, usklajen z urnikom po časovnem pasu MST