Latino Legends è una piattaforma di recruiting e un'azienda di tecnologia per le risorse umane che mette in contatto professionisti latinoamericani con opportunità di lavoro da remoto in tutto il mondo. Il suo marketplace di talenti aiuta i datori di lavoro a cercare e inserire candidati in ruoli da remoto e in diversi settori, mentre il portale per i candidati supporta la gestione del profilo, il monitoraggio delle candidature e gli aggiornamenti in tempo reale durante tutto il processo di selezione.
Assistente amministrativo del team di design (da remoto, Stati Uniti)
Assistente amministrativo a supporto di acquisti, documentazione e comunicazione con i clienti per un'azienda statunitense di interior design residenziale. Il ruolo assiste i designer durante i progetti attivi, dal concept iniziale all'installazione.
Descrizione
- Gestire l'acquisto dei prodotti per i progetti attivi di interior design
- Monitorare i budget degli acquisti e programmare gli ordini per rimanere entro i limiti di spesa
- Monitorare gli ordini ai fornitori per confermare spedizione, consegna e ricezione puntuali
- Organizzare consegne urgenti con gli installatori per tutelare le tempistiche dei progetti
- Mantenere accurati i registri degli acquisti nel software di gestione dei progetti
- Coordinarsi con i magazzini per consegne, prodotti danneggiati e aggiornamenti dell'inventario
- Verificare che tutti i prodotti del progetto siano arrivati prima dell'inizio dell'installazione
- Risolvere gli ordini in ritardo, mancanti o danneggiati organizzando sostituzioni o nuovi ordini
- Coordinare la comunicazione tra clienti, designer e membri del team interno
- Mantenere i registri dei progetti e organizzare i file digitali
- Inviare ai nuovi clienti le risorse di onboarding e le checklist del progetto
- Aggiornare i sistemi di gestione dei progetti con le attività e le scadenze correnti
- Eseguire audit periodici dei progetti
- Creare e distribuire materiali e pacchetti di presentazione per i clienti
- Registrare note delle riunioni, decisioni e azioni successive
- Inviare messaggi di passaggio del progetto e promemoria sulle scadenze e sulle tappe fondamentali degli acquisti
- Produrre brevi video didattici per i clienti
- Rispondere alle domande dei clienti e segnalare i problemi complessi quando necessario
- Creare guide per l'installazione a partire da modelli approvati
- Gestire le richieste di sostituzione e la selezione di prodotti esauriti
- Esaminare le richieste di modifica dei clienti prima di inoltrarle ai designer senior
- Mantenere le librerie digitali dei prodotti e le risorse interne di design
- Aggiornare i link di acquisto affiliati e le raccolte di prodotti online
- Mantenere aggiornata la documentazione interna quando cambiano i processi
- Fornire assistenza amministrativa continua ai designer e ai team di progetto
Requisiti
- Da 1 a 3 anni di esperienza come assistente virtuale, coordinatore di progetto, assistente amministrativo o coordinatore operativo
- È fortemente preferibile un'esperienza a supporto di uno studio di interior design, uno studio di architettura o un'agenzia creativa
- Persona altamente organizzata, capace di gestire più progetti contemporaneamente
- Grande attenzione ai dettagli negli acquisti, nella documentazione e nel monitoraggio degli ordini
- Familiarità con i flussi di acquisto, i fornitori professionali, gli ordini di acquisto, i tempi di consegna e le misure statunitensi
- Capacità di lavorare in autonomia in un'azienda dinamica e in crescita
- Proattività e capacità di individuare soluzioni senza indicazioni costanti
- A proprio agio nel seguire processi strutturati contribuendo al loro miglioramento
- Sicurezza nell'utilizzo di sistemi di gestione dei progetti e della documentazione
- Eccellenti capacità di comunicazione scritta e orale in inglese
- Comunicazione professionale e curata con clienti, fornitori e team interni
- Collaborativo, affidabile e orientato a offrire un'esperienza cliente eccezionale
- Capacità di apprendere rapidamente nuovi sistemi
- A proprio agio nell'adattarsi mentre i processi continuano a evolversi
Benefit
- Lavoro da remoto dall'America Latina
- Orario a tempo pieno allineato agli orari MST