Latino Legends je platforma za zapošljavanje i tehnološka tvrtka za ljudske resurse koja povezuje stručnjake iz Latinske Amerike s prilikama za rad na daljinu diljem svijeta. Njezino tržište talenata poslodavcima pomaže pronaći i angažirati kandidate za udaljene uloge u različitim industrijama, dok portal za kandidate podržava upravljanje profilom, praćenje prijava i ažuriranja u stvarnom vremenu tijekom cijelog procesa zapošljavanja.
Administrativni asistent dizajnerskog tima (rad na daljinu, Sjedinjene Američke Države)
Administrativni asistent pruža podršku pri nabavi, dokumentaciji i komunikaciji s klijentima za američku tvrtku za dizajn stambenih interijera. Uloga pomaže dizajnerima tijekom aktivnih projekata, od početnog koncepta do montaže.
Opis
- Upravljati nabavom proizvoda za aktivne projekte dizajna interijera
- Pratiti nabavne proračune i raspoređivati narudžbe kako bi ostale unutar ograničenja potrošnje
- Pratiti narudžbe dobavljača radi potvrde pravodobne otpreme, dostave i primitka
- Organizirati vremenski osjetljive dostave s monterima kako bi se zaštitili projektni rokovi
- Održavati točne podatke o nabavi u softveru za upravljanje projektima
- Koordinirati sa skladištima dostave, oštećene proizvode i ažuriranja zaliha
- Potvrditi da su svi proizvodi za projekt pristigli prije početka montaže
- Rješavati zakašnjele, nestale ili oštećene narudžbe organiziranjem zamjena ili ponovnih narudžbi
- Koordinirati komunikaciju između klijenata, dizajnera i članova internog tima
- Održavati projektne zapise i organizirati digitalne datoteke
- Slati nove klijente uvodne materijale i projektne kontrolne popise
- Ažurirati sustave za upravljanje projektima aktualnim zadacima i rokovima
- Provodi redovite revizije projekata
- Izrađivati i distribuirati klijentske prezentacijske materijale i prezentacijske pakete
- Bilježiti napomene sa sastanaka, odluke i naknadne aktivnosti
- Slati poruke o primopredaji projekta i podsjetnike o rokovima nabave i ključnim etapama
- Izrađivati kratke edukativne videozapise za klijente
- Odgovarati na pitanja klijenata i prema potrebi eskalirati složene probleme
- Izrađivati vodiče za montažu iz odobrenih predložaka
- Upravljati zahtjevima za zamjenu i odabirom zamjenskih proizvoda koji nisu dostupni na zalihi
- Pregledavati zahtjeve klijenata za izmjene prije upućivanja senior dizajnerima
- Održavati digitalne biblioteke proizvoda i interne dizajnerske resurse
- Ažurirati partnerske poveznice za nabavu i mrežne kolekcije proizvoda
- Održavati internu dokumentaciju ažurnom kako se procesi mijenjaju
- Pružati kontinuiranu administrativnu podršku dizajnerima i projektnim timovima
Zahtjevi
- 1–3 godine iskustva kao virtualni asistent, projektni koordinator, administrativni asistent ili operativni koordinator
- Iskustvo pružanja podrške tvrtki za dizajn interijera, arhitektonskom uredu ili kreativnoj agenciji snažno je poželjno
- Izrazita organiziranost i sposobnost istodobnog rada na više projekata
- Velika pozornost posvećena detaljima pri nabavi, dokumentaciji i praćenju narudžbi
- Poznavanje procesa nabave, dobavljača za struku, narudžbenica, rokova isporuke i američkih mjernih jedinica
- Sposobnost samostalnog rada u brzom i rastućem poslovanju
- Proaktivnost i sposobnost pronalaženja rješenja bez stalnog usmjeravanja
- Spremnost na praćenje strukturiranih procesa uz pomaganje u njihovu poboljšanju
- Sigurno korištenje sustava za upravljanje projektima i dokumentacijom
- Izvrsne pisane i usmene komunikacijske vještine na engleskom jeziku
- Profesionalna i uglađena komunikacija s klijentima, dobavljačima i internim timovima
- Suradljivost, pouzdanost i usmjerenost na pružanje iznimnog iskustva klijentima
- Brzo usvajanje novih sustava
- Spremnost na prilagodbu stalnom razvoju procesa
Pogodnosti
- Rad na daljinu iz Latinske Amerike
- Radno vrijeme na puno radno vrijeme usklađeno s MST vremenom