Latino Legends to platforma rekrutacyjna i firma z branży technologii HR, która łączy specjalistów z Ameryki Łacińskiej z możliwościami pracy zdalnej na całym świecie. Jej rynek talentów pomaga pracodawcom wyszukiwać i zatrudniać kandydatów na zdalne stanowiska w różnych branżach, a portal kandydatów umożliwia zarządzanie profilem, śledzenie aplikacji i otrzymywanie aktualizacji w czasie rzeczywistym podczas całego procesu rekrutacji.
Asystent administracyjny zespołu projektowego (praca zdalna, Stany Zjednoczone)
Asystent administracyjny wspiera zakupy, dokumentację i komunikację z klientami w amerykańskiej firmie zajmującej się projektowaniem wnętrz mieszkalnych. Stanowisko obejmuje wsparcie projektantów na wszystkich etapach realizacji — od wstępnej koncepcji po montaż.
Opis
- Zarządzać zakupami produktów na potrzeby aktywnych projektów wnętrzarskich
- Monitorować budżety zakupowe i planować zamówienia tak, aby mieściły się w limitach wydatków
- Nadzorować zamówienia u dostawców, potwierdzając terminową wysyłkę, dostawę i odbiór
- Organizować pilne dostawy z instalatorami, aby chronić harmonogramy projektów
- Dbać o poprawność rejestrów zakupowych w systemie zarządzania projektami
- Koordynować działania z magazynami w sprawach dostaw, uszkodzonych produktów i aktualizacji stanów magazynowych
- Potwierdzać dostarczenie wszystkich produktów do projektu przed rozpoczęciem montażu
- Rozwiązywać problemy z opóźnionymi, brakującymi lub uszkodzonymi zamówieniami, organizując wymiany lub ponowne zamówienia
- Koordynować komunikację między klientami, projektantami i członkami zespołu wewnętrznego
- Prowadzić dokumentację projektową i porządkować pliki cyfrowe
- Wysyłać nowym klientom materiały wdrożeniowe i checklisty projektowe
- Aktualizować systemy zarządzania projektami o bieżące zadania i terminy
- Regularnie przeprowadzać audyty projektów
- Tworzyć i dystrybuować materiały prezentacyjne oraz pakiety prezentacyjne dla klientów
- Sporządzać notatki ze spotkań, zapisywać decyzje i działania następcze
- Wysyłać wiadomości dotyczące przekazania projektu oraz przypomnienia o terminach zakupów i kamieniach milowych
- Tworzyć krótkie filmy instruktażowe dla klientów
- Odpowiadać na pytania klientów i w razie potrzeby eskalować złożone kwestie
- Tworzyć instrukcje montażu na podstawie zatwierdzonych szablonów
- Obsługiwać prośby o wymianę i wybór produktów niedostępnych w magazynie
- Przeglądać prośby klientów o zmiany przed przekazaniem ich starszym projektantom
- Prowadzić cyfrowe biblioteki produktów i wewnętrzne zasoby projektowe
- Aktualizować partnerskie linki zakupowe i internetowe kolekcje produktów
- Dbać o aktualność dokumentacji wewnętrznej w miarę zmian procesów
- Zapewniać stałe wsparcie administracyjne projektantom i zespołom projektowym
Wymagania
- 1–3 lata doświadczenia na stanowisku wirtualnego asystenta, koordynatora projektów, asystenta administracyjnego lub koordynatora operacyjnego
- Doświadczenie we wspieraniu firmy zajmującej się projektowaniem wnętrz, pracowni architektonicznej lub agencji kreatywnej będzie dużym atutem
- Doskonała organizacja pracy i umiejętność jednoczesnej obsługi wielu projektów
- Duża dbałość o szczegóły w zakresie zakupów, dokumentacji i śledzenia zamówień
- Znajomość procesów zakupowych, współpracy z dostawcami branżowymi, zamówień zakupu, terminów realizacji i amerykańskich jednostek miary
- Umiejętność samodzielnej pracy w dynamicznie rozwijającej się firmie
- Proaktywność i zdolność znajdowania rozwiązań bez stałych wskazówek
- Gotowość do pracy według ustrukturyzowanych procesów i pomagania w ich ulepszaniu
- Swobodne korzystanie z systemów zarządzania projektami i dokumentacją
- Doskonała znajomość angielskiego w mowie i piśmie
- Profesjonalny i wysoki poziom komunikacji z klientami, dostawcami i zespołami wewnętrznymi
- Umiejętność współpracy, niezawodność i koncentracja na wyjątkowej obsłudze klienta
- Szybkie przyswajanie nowych systemów
- Gotowość do dostosowywania się do rozwijających się procesów
Benefity
- Praca zdalna z Ameryki Łacińskiej
- Pełny etat zgodny z godzinami MST