Latino Legends
Latino Legends
1 – 10 Ansatte
HR-teknologiRekruttering
Latino Legends er en rekrutteringsplattform og en HR-teknologibedrift som kobler latinamerikanske fagfolk med muligheter for fjernarbeid over hele verden. Selskapets talentmarkedsplass hjelper arbeidsgivere med å finne og plassere kandidater i fjernstillinger og på tvers av bransjer, mens kandidatportalen støtter profiladministrasjon, oppfølging av søknader og oppdateringer i sanntid gjennom hele rekrutteringsprosessen.

Administrativ assistent for designteamet (fjernarbeid, USA)

Administrativ assistent som støtter innkjøp, dokumentasjon og kundekommunikasjon for et amerikansk firma innen boliginnredning. Rollen bistår designerne gjennom aktive prosjekter, fra det første konseptet til installasjonen.

Beskrivelse

  • Håndtere produktinnkjøp for aktive interiørprosjekter
  • Følge opp innkjøpsbudsjetter og planlegge bestillinger slik at de holder seg innenfor kostnadsgrensene
  • Overvåke leverandørbestillinger for å bekrefte rettidig utsendelse, levering og mottak
  • Organisere tidskritiske leveranser med montører for å beskytte prosjektplanene
  • Holde innkjøpsregistreringene korrekte i prosjektstyringssystemet
  • Koordinere med lager om leveranser, skadede produkter og lageroppdateringer
  • Bekrefte at alle prosjektprodukter har ankommet før installasjonen starter
  • Løse forsinkede, manglende eller skadede bestillinger ved å ordne erstatninger eller nye bestillinger
  • Koordinere kommunikasjonen mellom kunder, designere og interne teammedlemmer
  • Vedlikeholde prosjektregistreringer og organisere digitale filer
  • Sende introduksjonsmateriell og prosjektsjekklister til nye kunder
  • Oppdatere prosjektstyringssystemer med aktuelle oppgaver og tidsfrister
  • Gjennomføre regelmessige prosjektrevisjoner
  • Opprette og distribuere presentasjonsmateriell og presentasjonspakker til kunder
  • Registrere møtenotater, beslutninger og oppfølgingspunkter
  • Sende meldinger om prosjektoverlevering og påminnelser om innkjøpsfrister og milepæler
  • Produsere korte instruksjonsvideoer for kunder
  • Besvare kundespørsmål og eskalere komplekse saker ved behov
  • Opprette installasjonsveiledninger fra godkjente maler
  • Håndtere forespørsler om erstatningsprodukter og valg av produkter som er utsolgt
  • Gå gjennom kundenes endringsforespørsler før de henvises til seniordesignere
  • Vedlikeholde digitale produktbiblioteker og interne designressurser
  • Oppdatere affiliatelenker for innkjøp og produktkolleksjoner på nett
  • Holde intern dokumentasjon oppdatert etter hvert som prosessene endres
  • Gi løpende administrativ støtte til designere og prosjektteam

Krav

  • 1–3 års erfaring som virtuell assistent, prosjektkoordinator, administrativ assistent eller driftskoordinator
  • Erfaring med å støtte et interiørdesignfirma, et arkitektkontor eller et kreativt byrå er sterkt ønskelig
  • Svært organisert, med evne til å håndtere flere prosjekter samtidig
  • Stor oppmerksomhet på detaljer innen innkjøp, dokumentasjon og ordresporing
  • Kjennskap til innkjøpsprosesser, bransjeleverandører, innkjøpsordrer, leveringstider og amerikanske måleenheter
  • Kan arbeide selvstendig i en virksomhet i rask utvikling og vekst
  • Proaktiv og i stand til å identifisere løsninger uten kontinuerlig veiledning
  • Trygg på å følge strukturerte prosesser samtidig som du bidrar til å forbedre dem
  • Fortrolig med bruk av prosjektstyrings- og dokumentasjonssystemer
  • Svært gode skriftlige og muntlige engelskkunnskaper
  • Profesjonell og velformulert i kommunikasjon med kunder, leverandører og interne team
  • Samarbeidsorientert, pålitelig og opptatt av å gi kundene en fremragende opplevelse
  • Lærer raskt nye systemer
  • Trygg på å tilpasse deg etter hvert som prosessene utvikler seg

Fordeler

  • Fjernarbeid fra LATAM
  • Heltidsplan tilpasset MST-tid

Relaterte jobber