Latino Legends
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1 – 10 Funcionários
RecrutamentoTecnologia de RH
A Latino Legends é uma plataforma de recrutamento e uma empresa de tecnologia para recursos humanos que conecta profissionais latino-americanos a oportunidades de trabalho remoto em todo o mundo. Seu marketplace de talentos ajuda empregadores a encontrar e contratar candidatos para vagas remotas em diferentes setores, enquanto seu portal para candidatos oferece suporte à gestão de perfis, ao acompanhamento de candidaturas e ao recebimento de atualizações em tempo real durante todo o processo seletivo.

Assistente administrativo da equipe de design (remoto, Estados Unidos)

Assistente administrativo responsável por apoiar compras, documentação e comunicação com clientes em uma empresa norte-americana de design de interiores residenciais. A função dá suporte aos designers durante os projetos, do conceito inicial à instalação.

Descrição

  • Gerenciar a compra de produtos para projetos ativos de design de interiores
  • Acompanhar os orçamentos de compras e programar pedidos para permanecer dentro dos limites de gastos
  • Monitorar os pedidos aos fornecedores para confirmar envio, entrega e recebimento dentro do prazo
  • Organizar entregas urgentes com os instaladores para proteger os cronogramas dos projetos
  • Manter os registros de compras precisos no software de gestão de projetos
  • Coordenar com os armazéns as entregas, os produtos danificados e as atualizações de estoque
  • Confirmar que todos os produtos do projeto chegaram antes do início da instalação
  • Resolver pedidos atrasados, ausentes ou danificados providenciando substituições ou novos pedidos
  • Coordenar a comunicação entre clientes, designers e membros da equipe interna
  • Manter os registros dos projetos e organizar os arquivos digitais
  • Enviar materiais de integração e listas de verificação do projeto para novos clientes
  • Atualizar os sistemas de gestão de projetos com as tarefas e os prazos atuais
  • Realizar auditorias regulares dos projetos
  • Criar e distribuir materiais e pacotes de apresentação para clientes
  • Registrar notas de reuniões, decisões e ações de acompanhamento
  • Enviar mensagens de transição do projeto e lembretes sobre prazos e marcos de compras
  • Produzir vídeos instrucionais breves para clientes
  • Responder às perguntas dos clientes e encaminhar questões complexas quando necessário
  • Criar guias de instalação a partir de modelos aprovados
  • Gerenciar solicitações de substituição e seleções de produtos fora de estoque
  • Revisar solicitações de alteração dos clientes antes de encaminhá-las aos designers sênior
  • Manter bibliotecas digitais de produtos e recursos internos de design
  • Atualizar links de compras de afiliados e coleções de produtos on-line
  • Manter a documentação interna atualizada conforme os processos mudam
  • Prestar suporte administrativo contínuo aos designers e às equipes de projeto

Requisitos

  • 1 a 3 anos de experiência como assistente virtual, coordenador de projetos, assistente administrativo ou coordenador de operações
  • Experiência apoiando uma empresa de design de interiores, um escritório de arquitetura ou uma agência criativa é fortemente desejável
  • Altamente organizado, com capacidade de lidar com vários projetos ao mesmo tempo
  • Grande atenção aos detalhes em compras, documentação e acompanhamento de pedidos
  • Familiaridade com fluxos de compras, fornecedores comerciais, pedidos de compra, prazos de entrega e medidas dos Estados Unidos
  • Capacidade de trabalhar de forma independente em uma empresa dinâmica e em crescimento
  • Proatividade e capacidade de identificar soluções sem orientação constante
  • Conforto para seguir processos estruturados e ajudar a aprimorá-los
  • Segurança no uso de sistemas de gestão de projetos e documentação
  • Excelentes habilidades de comunicação escrita e falada em inglês
  • Postura profissional e comunicação cuidadosa com clientes, fornecedores e equipes internas
  • Colaborativo, confiável e focado em oferecer uma experiência excepcional ao cliente
  • Facilidade para aprender novos sistemas
  • Conforto para se adaptar à medida que os processos continuam evoluindo

Benefícios

  • Trabalho remoto a partir da América Latina
  • Jornada em período integral alinhada ao horário MST

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