A Latino Legends olyan toborzási platform és HR-technológiai vállalat, amely latin-amerikai szakembereket kapcsol össze a világ minden táján elérhető távoli munkalehetőségekkel. Tehetségpiaca segít a munkáltatóknak jelölteket keresni és elhelyezni különböző távoli munkakörökben és iparágakban, jelöltportálja pedig támogatja a profilkezelést, a jelentkezések nyomon követését és a valós idejű frissítéseket a kiválasztási folyamat során.
Adminisztratív asszisztens a designcsapatban (távmunka, Egyesült Államok)
Adminisztratív asszisztens, aki egy egyesült államokbeli lakóingatlan-belsőépítészeti stúdióban támogatja a beszerzést, a dokumentációt és az ügyfélkommunikációt. A munkakör a kezdeti koncepciótól a kivitelezésig segíti a tervezőket az aktív projekteken.
Leírás
- Aktív belsőépítészeti projektek termékbeszerzéseinek kezelése
- A beszerzési költségvetések nyomon követése és a rendelések ütemezése a költési korlátok betartása érdekében
- A beszállítói rendelések figyelemmel kísérése a pontos feladás, szállítás és átvétel megerősítéséhez
- Időérzékeny szállítások egyeztetése a kivitelezőkkel a projektütemezés védelme érdekében
- A beszerzési nyilvántartások pontos vezetése a projektmenedzsment-szoftverben
- A raktárakkal való egyeztetés a szállításokról, sérült termékekről és készletfrissítésekről
- Annak ellenőrzése, hogy a kivitelezés megkezdése előtt minden projekthez szükséges termék megérkezett-e
- A késedelmes, hiányzó vagy sérült rendelések megoldása csere vagy újrarendelés szervezésével
- A kommunikáció koordinálása az ügyfelek, a tervezők és a belső csapattagok között
- A projektiratok vezetése és a digitális fájlok rendszerezése
- Betanulási anyagok és projekt-ellenőrzőlisták küldése az új ügyfeleknek
- A projektmenedzsment-rendszerek frissítése az aktuális feladatokkal és határidőkkel
- Rendszeres projektauditok elvégzése
- Ügyfélprezentációs anyagok és prezentációs csomagok létrehozása és terjesztése
- A megbeszélések jegyzőkönyveinek, döntéseinek és utánkövetési feladatainak rögzítése
- Projektátadási üzenetek küldése, valamint emlékeztetők a beszerzési határidőkről és mérföldkövekről
- Rövid oktatóvideók készítése az ügyfelek számára
- Az ügyfelek kérdéseinek megválaszolása és összetett ügyek szükség szerinti továbbítása
- Kivitelezési útmutatók készítése jóváhagyott sablonok alapján
- A készlethiányos termékekkel kapcsolatos csereigények és alternatív választások kezelése
- Az ügyfelek módosítási kéréseinek átnézése, mielőtt továbbítanák őket a vezető tervezőknek
- A digitális termékkönyvtárak és belső tervezési erőforrások karbantartása
- Partneri beszerzési linkek és online termékkollekciók frissítése
- A belső dokumentáció naprakészen tartása a folyamatok változásával
- Folyamatos adminisztratív támogatás nyújtása a tervezőknek és a projektcsapatoknak
Követelmények
- 1–3 év tapasztalat virtuális asszisztensként, projektkoordinátorként, adminisztratív asszisztensként vagy operációs koordinátorként
- Belsőépítészeti stúdióban, építészirodában vagy kreatív ügynökségnél szerzett tapasztalat erősen előnyt jelent
- Kiemelkedő szervezettség és több projekt egyidejű kezelésének képessége
- Nagyfokú figyelem a részletekre a beszerzés, a dokumentáció és a rendeléskövetés terén
- A beszerzési munkafolyamatok, szakmai beszállítók, beszerzési rendelések, átfutási idők és az amerikai mértékegységek ismerete
- Önálló munkavégzés gyors tempójú, növekvő vállalkozásban
- Proaktív hozzáállás és megoldások felismerésének képessége folyamatos iránymutatás nélkül
- Strukturált folyamatok követése és egyúttal azok fejlesztésének támogatása
- Projektmenedzsment- és dokumentációs rendszerek magabiztos használata
- Kiváló írásbeli és szóbeli angol kommunikációs készség
- Professzionális és igényes kommunikáció az ügyfelekkel, beszállítókkal és belső csapatokkal
- Együttműködő, megbízható hozzáállás és kiemelkedő ügyfélélmény biztosítására való törekvés
- Új rendszerek gyors elsajátítása
- Alkalmazkodóképesség a folyamatosan fejlődő folyamatokhoz
Juttatások
- Távmunka Latin-Amerikából
- Teljes munkaidős munkarend, az MST időzónához igazítva