Virtual Assist świadczy profesjonalne usługi wirtualnych asystentów, pomagając właścicielom firm i doradcom finansowym w zarządzaniu najważniejszymi codziennymi zadaniami. Wsparcie obejmuje zadania administracyjne, obsługę poczty elektronicznej, prowadzenie mediów społecznościowych oraz inne rutynowe działania, dzięki czemu klienci mogą poświęcić więcej czasu na rozwój firmy i podejmowanie ważnych decyzji. Firma działa w obszarach marketingu, logistyki i doradztwa, a jej zespół liczący od 11 do 50 pracowników koncentruje się na praktycznym i oszczędnym wsparciu rozwijających się przedsiębiorstw.
Wirtualny asystent ds. automatyzacji AI, Filipiny (praca zdalna)
Zapewniaj kadrze kierowniczej wsparcie administracyjne i projektuj przepływy pracy oparte na AI, które zwiększają produktywność, efektywność i jakość obsługi klienta. Pomagaj rozwijającej się firmie wdrażać praktyczną automatyzację w codziennych działaniach.
Opis
- Zarządzanie skrzynkami odbiorczymi, korespondencją, działaniami następczymi i komunikacją administracyjną
- Codzienne zapewnianie liderom i członkom zespołu wsparcia wirtualnego oraz administracyjnego
- Wykorzystywanie narzędzi AI do zwiększania produktywności, organizacji pracy, komunikacji, badań i rutynowych procesów
- Wyszukiwanie powtarzalnych lub czasochłonnych procesów, które można usprawnić lub zautomatyzować
- Tworzenie, uruchamianie, testowanie i udoskonalanie zautomatyzowanych przepływów pracy ograniczających pracę ręczną
- Badanie i ocena narzędzi, platform oraz technologii AI pod kątem ich potencjalnej wartości operacyjnej
- Opracowywanie praktycznych rozwiązań AI dla pracy administracyjnej, operacyjnej, sprzedażowej, marketingowej i obsługi klienta
- Projektowanie i doskonalenie promptów AI, szablonów, SOP-ów oraz procesów w celu zwiększenia spójności i efektywności
- Pomaganie współpracownikom we włączaniu AI do ich obecnych obowiązków i przepływów pracy
- Szkolenie i wspieranie członków zespołu w skutecznym korzystaniu z narzędzi AI w ich rolach
- Integracja aplikacji biznesowych i platform w celu łączenia oraz automatyzacji przepływów pracy, gdy jest to uzasadnione
- Utrzymywanie obecnych systemów automatyzacji, poprawa ich działania i rozwiązywanie problemów z przepływami pracy
- Dokumentowanie przepływów pracy, automatyzacji i SOP-ów tak, aby zespół mógł łatwo je utrzymywać i wykorzystywać
- Monitorowanie zautomatyzowanych procesów, potwierdzanie ich prawidłowego działania i wskazywanie możliwości usprawnień
- Wprowadzanie i porządkowanie danych, przygotowywanie raportów, prowadzenie badań oraz wykonywanie powiązanych zadań administracyjnych
- Organizowanie cyfrowych plików, dokumentów, baz danych i innych informacji firmowych
- Wsparcie administracji CRM, śledzenia leadów, działań następczych i powiązanych aktywności operacyjnych
- Badanie tematów z wykorzystaniem AI i tradycyjnych metod, a następnie przekształcanie ustaleń w praktyczne podsumowania
- Pomoc w planowaniu spotkań, koordynacji kalendarzy i zarządzaniu zadaniami następczymi
- Identyfikowanie nieefektywności w wewnętrznych systemach i procesach oraz rekomendowanie praktycznych usprawnień
- Współpraca z liderami i kolegami w celu zrozumienia potrzeb biznesowych oraz tworzenia użytecznych rozwiązań automatyzacyjnych
- Śledzenie nowych narzędzi AI, platform automatyzacji i technologii zwiększających produktywność
- Prowadzenie specjalnych projektów i zadań ad hoc związanych z AI, automatyzacją, operacjami i produktywnością
- Proaktywne proponowanie sposobów oszczędzania czasu, ograniczania powtarzalnej pracy i zwiększania efektywności zespołu
Wymagania
- Co najmniej 2–3 lata doświadczenia na stanowisku wirtualnego asystenta, asystenta zarządu, asystenta operacyjnego, specjalisty ds. automatyzacji lub na podobnym stanowisku
- Bardzo dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie
- Zaawansowane doświadczenie z ChatGPT, Claude, Gemini, Perplexity lub porównywalnymi platformami AI
- Udokumentowana umiejętność wykorzystywania AI do zwiększania produktywności, automatyzacji zadań lub tworzenia rozwiązań biznesowych
- Doświadczenie w budowaniu lub zarządzaniu przepływami pracy w Zapier, Make, GoHighLevel, n8n lub podobnych narzędziach
- Umiejętność rozpoznawania procesów odpowiednich do automatyzacji
- Umiejętność tworzenia skutecznych promptów AI i budowania powtarzalnych przepływów pracy wspieranych przez AI
- Doświadczenie z Google Workspace, Microsoft Office i popularnym oprogramowaniem zwiększającym produktywność
- Znajomość systemów CRM, zarządzania projektami, komunikacji i zarządzania biznesem
- Bardzo dobre zdolności techniczne oraz umiejętność szybkiego uczenia się nowych programów i technologii
- Doskonałe zdolności analityczne i umiejętność rozwiązywania problemów
- Bardzo dobra organizacja pracy i wyjątkowa dbałość o szczegóły
- Umiejętność samodzielnej pracy, przejmowania inicjatywy i proaktywnego wskazywania możliwości usprawnień
- Umiejętność zarządzania konkurującymi priorytetami i niezawodnego dotrzymywania terminów
- Umiejętność jasnego i prostego wyjaśniania koncepcji technicznych oraz narzędzi AI
- Silne umiejętności badawcze, w tym ocena nowych narzędzi i technologii
- Doświadczenie w tworzeniu SOP-ów, dokumentacji procesów i diagramów przepływów pracy będzie dużym atutem
- Doświadczenie we wspieraniu kadry kierowniczej, założycieli firm lub rozwijających się przedsiębiorstw będzie dodatkowym atutem
- Proaktywne podejście do rozwiązywania problemów i autentyczne zainteresowanie AI oraz technologią
Benefity
- Możliwość pracy z domu
- Możliwość poprawy efektywności i jakości obsługi klienta w rozwijającej się firmie
- Wspierające i oparte na współpracy środowisko pracy