Virtual Assist tilbyr profesjonelle virtuelle assistansetjenester som hjelper bedriftseiere og finansielle rådgivere med å håndtere viktige daglige arbeidsoppgaver. Støtten omfatter administrative oppgaver, e-posthåndtering, sosiale medier og andre rutinemessige aktiviteter, slik at kundene får mer tid til å konsentrere seg om virksomhetens vekst og viktige beslutninger. Selskapet opererer innen markedsføring, logistikk og rådgivning, med et team på 11–50 medarbeidere som tilbyr praktisk og kostnadsbevisst støtte til virksomheter i vekst.
AI-automatiseringsassistent hjemmefra, Filippinene
Gi ledelses- og administrativ støtte samtidig som du utformer AI-baserte arbeidsflyter som forbedrer produktivitet, effektivitet og kundeopplevelse. Hjelp en virksomhet i vekst med å ta i bruk praktisk automatisering i den daglige driften.
Beskrivelse
- Administrere innbokser, korrespondanse, oppfølginger og administrativ kommunikasjon
- Gi daglig støtte som virtuell assistent og administrativ støtte til ledere og teammedlemmer
- Bruke AI-verktøy til å styrke produktivitet, organisering, kommunikasjon, research og rutinearbeidsflyter
- Identifisere repetitive eller tidkrevende prosesser som kan effektiviseres eller automatiseres
- Bygge, lansere, teste og forbedre automatiserte arbeidsflyter som reduserer manuelt arbeid
- Undersøke og vurdere AI-verktøy, plattformer og teknologier med potensiell operasjonell verdi
- Utvikle praktiske AI-løsninger for administrativt arbeid, drift, salg, markedsføring og kundestøtte
- Utforme og forbedre AI-prompter, maler, SOP-er og prosesser for større konsistens og effektivitet
- Hjelpe kolleger med å integrere AI i deres eksisterende ansvarsområder og arbeidsflyter
- Trene og veilede teammedlemmer i effektiv bruk av AI-verktøy i rollene sine
- Integrere forretningsapplikasjoner og plattformer for å koble sammen og automatisere arbeidsflyter der det er hensiktsmessig
- Vedlikeholde eksisterende automatiseringssystemer, forbedre ytelsen og løse problemer i arbeidsflyter
- Dokumentere arbeidsflyter, automatiseringer og SOP-er slik at teamet enkelt kan vedlikeholde og bruke dem
- Overvåke automatiserte prosesser, bekrefte at de fungerer som de skal og identifisere forbedringsmuligheter
- Håndtere dataregistrering, dataorganisering, rapportering, research og relaterte administrative oppgaver
- Organisere digitale filer, dokumenter, databaser og annen selskapsinformasjon
- Støtte CRM-administrasjon, oppfølging av leads, oppfølginger og relaterte driftsaktiviteter
- Undersøke emner med AI og tradisjonelle metoder, og deretter omgjøre funnene til handlingsrettede sammendrag
- Bistå med møteplanlegging, kalenderkoordinering og håndtering av oppfølgingsoppgaver
- Identifisere ineffektivitet i interne systemer og prosesser og anbefale praktiske forbedringer
- Samarbeide med ledere og kolleger for å forstå virksomhetens behov og skape nyttige automatiseringsløsninger
- Holde seg oppdatert på nye AI-verktøy, automatiseringsplattformer og produktivitetsteknologier
- Ha ansvar for spesialprosjekter og ad hoc-arbeid innen AI, automatisering, drift og produktivitet
- Foreslå proaktivt måter å spare tid, redusere repetitivt arbeid og øke teamets effektivitet
Krav
- Minst 2–3 års erfaring som virtuell assistent, executive assistant, driftsassistent, automatiseringsspesialist eller i en tilsvarende rolle
- Gode skriftlige og muntlige engelskkunnskaper
- Avansert erfaring med ChatGPT, Claude, Gemini, Perplexity eller sammenlignbare AI-plattformer
- Dokumentert evne til å bruke AI til produktivitetsforbedringer, automatisering av oppgaver eller forretningsløsninger
- Erfaring med å bygge eller administrere arbeidsflyter med Zapier, Make, GoHighLevel, n8n eller lignende verktøy
- Sterk evne til å gjenkjenne prosesser som egner seg for automatisering
- Evne til å skrive effektive AI-prompter og bygge repeterbare AI-støttede arbeidsflyter
- Erfaring med Google Workspace, Microsoft Office og vanlig produktivitetsprogramvare for virksomheter
- Kjennskap til CRM-, prosjektstyrings-, kommunikasjons- og virksomhetsplattformer
- Sterk teknisk forståelse og evne til å lære ny programvare og nye teknologier raskt
- Fremragende analytiske evner og problemløsningsevner
- Svært strukturert, med enestående sans for detaljer
- Evne til å arbeide selvstendig, ta initiativ og proaktivt identifisere forbedringsmuligheter
- Evne til å håndtere konkurrerende prioriteringer og overholde tidsfrister på en pålitelig måte
- Evne til å forklare tekniske konsepter og AI-verktøy klart og enkelt
- Gode researchferdigheter, inkludert vurdering av nye verktøy og teknologier
- Erfaring med å utarbeide SOP-er, prosessdokumentasjon og arbeidsflytdiagrammer er sterkt ønskelig
- Erfaring med å støtte ledere, gründere eller virksomheter i vekst er en fordel
- En proaktiv tilnærming til problemløsning og genuin interesse for AI og teknologi
Fordeler
- Mulighet til å jobbe hjemmefra
- Mulighet til å forbedre effektivitet og kundeopplevelse i en virksomhet i vekst
- Støttende og samarbeidsorientert arbeidsmiljø