A Virtual Assist oferece serviços especializados de assistência virtual que ajudam proprietários de empresas e consultores financeiros a gerenciar as tarefas essenciais do dia a dia. Seu suporte inclui tarefas administrativas, gerenciamento de e-mails, redes sociais e outras operações rotineiras, permitindo que os clientes dediquem mais tempo ao crescimento dos negócios e a decisões importantes. A empresa atua nos setores de marketing, logística e consultoria, com uma equipe de 11 a 50 funcionários focada em oferecer suporte prático e econômico para empresas em crescimento.
Assistente Virtual de Automação com IA, Filipinas (Remoto)
Ofereça suporte executivo e administrativo enquanto desenvolve fluxos de trabalho com IA que aprimoram a produtividade, a eficiência e a experiência do cliente. Ajude uma empresa em crescimento a adotar automação prática em suas operações diárias.
Descrição
- Gerenciar caixas de entrada, correspondências, acompanhamentos e comunicações administrativas
- Oferecer suporte diário como assistente virtual e administrativo a líderes e membros da equipe
- Aplicar ferramentas de IA para fortalecer a produtividade, a organização, a comunicação, a pesquisa e os fluxos de trabalho rotineiros
- Identificar processos repetitivos ou demorados que possam se beneficiar de simplificação ou automação
- Criar, lançar, testar e aperfeiçoar fluxos de trabalho automatizados que reduzam o esforço manual
- Pesquisar e avaliar ferramentas, plataformas e tecnologias de IA quanto ao seu possível valor operacional
- Desenvolver soluções práticas de IA para atividades administrativas, operacionais, de vendas, marketing e suporte ao cliente
- Criar e aperfeiçoar prompts, modelos, procedimentos operacionais padrão e processos de IA para obter maior consistência e eficiência
- Ajudar colegas a incorporar a IA às suas responsabilidades e aos fluxos de trabalho existentes
- Treinar e orientar membros da equipe no uso eficaz de ferramentas de IA em suas funções
- Integrar aplicativos e plataformas empresariais para conectar e automatizar fluxos de trabalho quando apropriado
- Manter os sistemas de automação atuais, melhorar seu desempenho e resolver problemas nos fluxos de trabalho
- Documentar fluxos de trabalho, automações e procedimentos operacionais padrão para facilitar a manutenção e o uso pela equipe
- Monitorar processos automatizados, confirmar que funcionam corretamente e identificar oportunidades de melhoria
- Realizar entrada e organização de dados, relatórios, pesquisas e outras tarefas administrativas relacionadas
- Organizar arquivos digitais, documentos, bancos de dados e outras informações da empresa
- Apoiar a administração do CRM, o acompanhamento de leads, os follow-ups e atividades operacionais relacionadas
- Pesquisar temas com IA e métodos convencionais e transformar as descobertas em resumos acionáveis
- Ajudar no agendamento de reuniões, na coordenação de calendários e no gerenciamento de tarefas de acompanhamento
- Identificar ineficiências em sistemas e processos internos e recomendar melhorias práticas
- Trabalhar com líderes e colegas para entender as necessidades do negócio e criar soluções úteis de automação
- Manter-se atualizado sobre ferramentas emergentes de IA, plataformas de automação e tecnologias de produtividade
- Assumir projetos especiais e atividades ad hoc envolvendo IA, automação, operações e produtividade
- Sugerir proativamente maneiras de economizar tempo, reduzir o trabalho repetitivo e aumentar a eficiência da equipe
Requisitos
- Pelo menos 2–3 anos de experiência como assistente virtual, assistente executivo, assistente de operações, especialista em automação ou em uma função comparável
- Excelentes habilidades de comunicação escrita e oral em inglês
- Experiência avançada com ChatGPT, Claude, Gemini, Perplexity ou plataformas de IA comparáveis
- Capacidade comprovada de usar IA para melhorias de produtividade, automação de tarefas ou soluções empresariais
- Experiência na criação ou gestão de fluxos de trabalho com Zapier, Make, GoHighLevel, n8n ou ferramentas semelhantes
- Forte capacidade de reconhecer processos adequados para automação
- Capacidade de escrever prompts eficazes de IA e criar fluxos de trabalho repetíveis com suporte de IA
- Experiência com Google Workspace, Microsoft Office e softwares comuns de produtividade empresarial
- Familiaridade com plataformas de CRM, gestão de projetos, comunicação e gestão empresarial
- Boa aptidão técnica e capacidade de aprender rapidamente novos softwares e tecnologias
- Excelentes habilidades analíticas e de resolução de problemas
- Pessoa altamente organizada, com atenção excepcional aos detalhes
- Capacidade de trabalhar de forma independente, tomar iniciativa e identificar proativamente oportunidades de melhoria
- Capacidade de gerenciar prioridades concorrentes e cumprir prazos de maneira consistente
- Capacidade de explicar conceitos técnicos e ferramentas de IA de forma clara e simples
- Fortes habilidades de pesquisa, incluindo a avaliação de novas ferramentas e tecnologias
- Experiência na criação de procedimentos operacionais padrão, documentação de processos e diagramas de fluxo de trabalho é altamente desejável
- Experiência apoiando executivos, fundadores ou empresas em crescimento é um diferencial
- Mentalidade proativa para resolver problemas e interesse genuíno em IA e tecnologia
Benefícios
- Oportunidade de trabalhar em casa
- Oportunidade de melhorar a eficiência e a experiência do cliente em uma empresa em crescimento
- Ambiente de trabalho colaborativo e acolhedor